Thủ tục hải quan hàng gia công – 5 bước nhanh gọn hiệu quả

Là một ngành xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, nhưng thủ tục hải quan hàng gia công lại phức tạp hơn so với các loại hàng hoá khác. Chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan cũng có thể khiến lô hàng của bạn “nằm im” tại cảng, doanh nghiệp bị phạt thậm chí mất hợp đồng xuất khẩu.

Với kinh nghiệm nhiều năm, Kim Hải sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thủ tục hải quan hàng gia công từ A-Z và cách xử lý những sự cố thường gặp. Hãy đọc tiếp nếu bạn muốn thông quan nhanh chóng và an toàn.

Hàng gia công làm gì? 

Hàng gia công là loại hàng hoá được sản xuất từ những nguyên vật liệu, vật tư của bên đặt gia công (thường là doanh nghiệp nước ngoài) và bên nhận gia công (doanh nghiệp trong nước) sẽ dùng chúng để sản xuất một hay nhiều công đoạn để hoàn chỉnh sản phẩm. Sau đó những sản phẩm/ hay một phần sản phẩm sẽ được trả lại bên đặt gia công. Đây là một hình thức sản xuất phổ biến của một số ngành công nghiệp như dệt may, đồ gỗ, đồ điện tử, cơ khí…

Hàng gia công ở Việt Nam được chia thành:

• • Gia công xuôi
  • Gia công ngược
  • Gia công lại
  • Gia công ngoài

Vì sao thủ tục hải quan hàng gia công lại phức tạp hơn những ngành hàng khác?

Do tính đặc thù của hàng gia công có liên quan đến việc nhập khẩu nguyên vật liệu và xuất khẩu thành phẩm, chính vì vậy chúng sinh ra một quy trình phức tạp hơn với nhiều quy định về thuế, tờ khai, thủ tục hải quan 2 chiều, yêu cầu chứng minh nguồn gốc nguyên vật liệu, quy định về hàng tạm nhập tái xuất, quản lý đúng số lượng nguyên liệu và thành phẩm, thời gian hoàn tất hợp đồng…. Đây chính là lý do khiến thủ tục hải quan hàng gia công “khó nhằn” hơn những mặt hàng khác.

Để có thể thực hiện chính xác và đầy đủ thủ tục hải quan hàng gia công, doanh nghiệp cần nắm vững và thực hiện đúng những quy định dưới đây:

• Nghị định 8/2015/NĐ-CP quy định về quản lý hải quan trong đó có quy định về chế độ quản lý hàng hoá gia công, thủ tục hải quan hàng gia công.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc thực hiện các quy định của nghị định 8/2015/NĐ-CP đặc biệt là các quy định về thủ tục hải quan hàng gia công cho thương nhân nước ngoài.
• Nghị định 126/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật hải quan, trong đó có quy định về thủ tục hải quan hàng gia công, hồ sơ hải quan, chế độ quản lý hải quan với hàng gia công.
• Các văn bản hướng dẫn khác của các cơ quan có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực hải quan theo từng loại hình gia công.

Quy trình thủ tục hải quan hàng gia công từ A-Z

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thủ tục hải quan hàng gia công, quyết định đến 90% sự thành công. Một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ và chính xác sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh được những rủi ro pháp lý. Một bộ hồ sơ hải quan hàng gia công gồm:

1. Hợp đồng gia công: Đây là “chìa khoá” của toàn bộ quá trình, hợp đồng gia công quy định rõ về:

• • Loại hàng gia công
  • Nguyên liệu, vật tư cung cấp
  • Thời hạn hợp đồng
  • Địa điểm gia công
  • Tỷ lệ hao hụt, định mức

Hợp đồng gia công là hợp đồng song ngữ, có đầy đủ chữ ký, được công chứng để làm cơ sở đăng ký với hải quan.

2. Tờ khai hải quan: Một số mặt hàng gia công có thể yêu cầu loại tờ khai đặc biệt. Trong tờ khai hải quan khai báo thông tin chi tiết về hàng hoá nhập khẩu và xuất khẩu.

3. Chứng từ nhập nguyên liệu

4. Giấy phép nhập khẩu/ xuất khẩu (nếu có): Áp dụng với một số hàng gia công đặc biệt.

5. Bảng kê nguyên liệu, vật tư

6. Hoá đơn thương mại: Thể hiện giá trị hàng hoá

7. Phiếu đóng gói: Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói của hàng hoá.

8. Vận đơn: Chứng từ vận tải, xác nhận việc vận chuyển hàng hoá.

9. Chứng từ chứng nhận xuất xử (nếu có): Xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá.

10. Các chứng từ khác theo yêu cầu.

Bước 2: Khai báo hải quan

• Chọn loại hình tờ khai hải quan phù hợp với mặt hàng gia công. Đăng ký tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Khai báo hải quan: Nhập đầy đủ và chính xác những thông tin cần khai báo vào tờ khai hải quan điện tử, đảm bảo khớp  với các chứng từ trong hồ sơ.
• Nộp tờ khai hải quan điện tử đến cơ quan hải quan.

Bước 3: Xuất trình hồ sơ và đợi kiểm tra hải quan

• Xuất trình hồ sơ: Xuất trình bộ hồ sơ hải quan đã chuẩn bị ở bước 1 cho cơ quan hải quan để kiểm tra
• Kiểm tra hàng hoá: Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể hoặc có nghi ngờ, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hoá để xác minh tính chính xác. Có thể kiểm tra một phần, toàn phần hoặc miễn kiểm tra.
• Kiểm tra hồ sơ hải quan: Cơ quan hải quan sẽ đối chiếu số liệu nguyên liệu nhập và thành phẩm xuất. Và đặc biệt kiểm tra seal niêm phong hải quan có đúng màu seal hải quan không, có đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 17712 theo quy định không…thể thiếu trong thủ tục hải quan hàng gia công. Việc sử dụng seal niêm phong hải quan không chỉ giúp bảo vệ nguyên vẹn hàng hoá mà còn là quy định bắt buộc trong quy trình hải quan. 

Bước 4: Thông quan hàng hoá 

• Thông quan: Nếu doanh nghiệp có hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu, các yếu tố liên quan như seal niêm phong đầy đủ và nguyên vẹn, cơ quan hải quan sau khi kiểm tra sẽ đồng ý cho thông quan, hàng hóa được phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
• Nộp thuế và các khoản phí khác (nếu có): Sai khi thông quan, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán đầy đủ thuế và các loại phí khác( nếu có) đầy đủ và đúng thời gian quy định.

Bước 5: Thanh khoản hợp đồng gia công

Đây là bước cuối cùng trong quy trình làm thủ tục hải quan hàng gia công

• Báo cáo quyết toán: Sau khi kết thúc hợp đồng gia công, doanh nghiệp cần lập báo cáo quyết toán về tình hình sử dụng nguyên vật liệu, vật tư nhập khẩu và sản phẩm xuất khẩu.
• Nộp báo cáo quyết toán: Gửi báo cáo quyết toán đến cơ quan hải quan để thanh khoản hợp đồng.

Điểm danh những lỗi thường gặp trong quy trình hải quan hàng gia công

Trong quá trình làm thủ tục hải quan hàng gia công, bạn có thể sẽ gặp phải những lỗi dưới đây:

1. Khai sai thông tin trên tờ khai hải quan

Hậu quả: Thông quan chậm, bị phạt tiền hoặc có thể bị từ chối thông quan

Cách xử lý

• • Kiểm tra kỹ các thông tin trước khi điền vào tờ khai
  • Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp
  • Có thể tham khảo ý kiến chuyên gia hải quan

2. Thiếu chứng từ trong hồ sơ hải quan

Hậu quả: Bị yêu cầu bổ sung đầy đủ chứng từ, kéo dài thời gian thông quan

Cách xử lý: Lập danh mục những chứng từ cần thiết và đối soát theo checklist lại trước khi nộp hồ sơ để tránh bị sót chứng từ.

3. Xác định sai mã HS (Harmonized System)

Hậu quả: Bị phạt tiền, tính sai thuế, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định xuất xứ hàng hoá

Cách xử lý

• • Tra cứu ký biểu thuế xuất nhập khẩu
  • Sử dụng công cụ hỗ trợ tra cứu mã HS
  • Tham khảo ý kiến chuyên gia phân loại hàng hoá.

4. Không tuân thủ quy định về kiểm tra hàng hoá

Hậu quả: Bị xử phạt, mất thời gian và chi phí để kiểm tra lại

Cách xử lý

• • Tìm hiểu rõ về quy định kiểm tra hàng hoá
  • Phối hợp với cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra

5. Lỗi không thực hiện đúng quy định về niêm phong hải quan

Hậu quả: Mất hàng hoá, hàng hoá bị hỏng hoặc thay đổi trong quá trình vận chuyển, chậm thông quan hoặc không được thông quan.

Cách xử lý

• • Luôn sử dụng seal niêm phong để niêm phong hàng hóa theo quy định.
  • Seal niêm phong phải đạt chất lượng theo yêu cầu, có độ bảo mật cao, số seal rõ ràng và duy nhất để quản lý hàng hoá, màu seal đúng quy định…

>>> Tham khảo: Quy định màu seal niêm phong hải quan

6. Số lượng thành phẩm không khớp với nguyên liệu nhập

Hậu quả: Gặp khó khăn khi đối soát hồ sơ và thông quan

Cách xử lý: Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng để kiểm soát chặt chẽ.

7. Chậm trễ khi làm thủ tục

Hậu quả: Chuẩn bị/ bổ sung hồ sơ không kịp, kéo dài thời gian thông quan, chậm tiến độ giao hàng dẫn đến vi phạm hợp đồng

Cách xử lý: Lên kế hoạch chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 5 – 77 ngày để có thời gian xử lý sự cố phát sinh.

Vai trò của seal niêm phong hải quan trong quy trình làm thủ tục hải quan hàng gia công

Việc sử dụng seal hải quan là cần thiết khi xuất/ nhập khẩu hàng hoá. Với hàng gia công cũng không phải ngoại lệ. Vì sao sử dụng seal niêm phong hải quan là bắt buộc khi làm thủ tục hải quan hàng gia công:

• • Ngăn chặn hành vi gian lận
  • Đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hoá
  • Tuân thủ theo quy định của pháp luật
  • Thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng uy tín của doanh nghiệp với đối tác

Lựa chọn seal niêm phong hải quan như thế nào để đúng với thủ tục hải quan hàng gia công?

• • Seal niêm phong hải quan phải đạt tiêu chuẩn ISO 17712 để đảm bảo an ninh an toàn hàng hoá và được chấp nhận trên toàn thế giới.
  • Sử dụng những loại seal có độ an toàn, bảo mật cao, seal được làm từ nguyên liệu cứng chắc, cơ chế khóa an toàn, không thể tái sử dụng và có khả năng chống giả mạo, chịu được những điều kiện khắc nghiệt.
  • Dễ dàng kiểm tra và theo dõi: Hàng hoá được theo dõi và quản lý bằng số seal, vì thế số seri được in trên thân seal cần phải rõ ràng, sắc nét, không bị mờ khi có tác động bất lợi, số seal hải quan là duy nhất để có thể đối chiếu và kiểm tra trên hồ sơ giao nhận.
  • Dễ nhận biết: Theo quy định, seal niêm phong hàng gia công sẽ sử dụng seal màu vàng. Việc phân loại hàng hoá bằng màu sắc sẽ giúp việc thông quan được nhanh hơn rất nhiều.

Seal niêm phong hàng gia công nên dùng loại nào?

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực seal niêm phong, Kim Hải đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với những doanh nghiệp kinh doanh hàng gia công. Và đây là 3 loại seal niêm phong phù hợp với những tiêu chuẩn trong thủ tục hải quan hàng gia công

• • Seal niêm phong cối màu vàng: Đây là loại seal được sử dụng nhiều nhất.
  • Seal nhựa có mã vạch
  • Seal niêm phong cáp bấm
  • Seal niêm phong hộp nhôm
  • Seal niêm phong cáp rút

Thủ tục hải quan hàng gia công phức tạp vì đặc thù hàng hoá nhưng không có nghĩa là không làm được. Kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên liệu và thành phẩm, tham khảo ý kiến nhân viên hải quan, luôn cập nhập thông tin hải quan mới…Làm tốt những điều trên, việc thông quan sẽ trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Và đừng quên, sử dụng seal niêm phong hải quan để bảo vệ hàng hóa, và tăng uy tín doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về giải pháp niêm phong hàng hóa hay thủ tục hải quan hàng gia công, hãy liên hệ với Kim Hải nhé!