Khai báo sai HS Code – 6 bước giải cứu tình thế trong 24h

Được mệnh danh là “cơn ác mộng” của tất cả các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, khai báo sai HS Code doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề nghiêm trọng: thu giữ hàng hóa, phạt tiền, truy thu thuế thậm chí năng hơn có thể bị khởi tố gây ảnh hưởng rất lớn đến uy tín doanh nghiệp. 

Vậy HS Code là gì? Vì sao HS Code lại có “sức mạnh” như thế? Làm thế nào để cứu vãn tình thế khi khai báo sai HS Code? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

HS Code là gì? 

HS Code – Harmonized System Code là mã số hàng hóa được tiêu chuẩn hóa trên toàn cầu. Chúng được sử dụng để phân loại hàng hóa trong xuất nhập khẩu. Hiểu đơn giản hơn HS Code là ngôn ngữ của ngành xuất nhập khẩu, nhìn vào mã HS Code ta có thể biết được đây là hàng hoá gì.

Hệ thống HS Code được tổ chức Hải quan thế giới WCO xây dựng và được áp dụng ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. HS Code sẽ được cập nhập thêm mới mỗi 5 – 6 năm một lần.

HS Code là một phần không thể thiếu trong thủ tục hải quan, chúng đóng vai trò then chốt trong việc xác định mã thuế, chính sách thuế, kiểm tra chuyên ngành. Chính vì thế, chúng có quyền lực rất lơn, có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp nếu khai báo sai HS Code.

Cấu trúc mã HS Code

HS Code có cấu trúc gồm 6 đến 10 chữ số được đặt liền nhau giúp chia hàng hoá thành các phần, nhóm, chương và phân nhóm cụ thể. Hiện nay, ở Việt Nam đang sử dụng HS Code gồm 8 số, các số được chia làm 4 phần, mỗi phần có 2 chữ số. Xét theo thứ tự từ trái qua phải sẽ là Chương → Nhóm → Phân nhóm → Phân nhóm phụ

Ví dụ: Quả dứa có HS Code là 0804.30.00

Chúng thuộc phần II các sản phẩm thực vật, Chương 8, Nhóm 4, Phân nhóm 30

Xác định chính xác HS Code hàng hoá là cơ sở để:

• • Tính thuế xuất nhập khẩu: Mức thuế của hàng hóa sẽ được tính dựa trên mã HS Code
  • Áp dụng các chính sách quản lý: Kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, quản lý chất lượng…
  • Thống kê thương mại: HS Code giúp cơ quan quản lý có thể theo dõi và thống kê hoạt động xuất nhập khẩu.

>>> Tham khảo: TOP 6 C/O form được ưu đãi thuế tốt nhất 2025

8 nguyên nhân khai báo sai HS Code

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc khai báo sai HS Code, dưới đây là một số nguyên nhân hay gặp nhất:

1. Nhân viên thiếu kiến thức, thiếu kinh nghiệm: HS Code khá phức tạp, nếu chưa nắm vững các quy định HS Code cũng như không hiểu rõ bản chất hàng hoá thì rất dễ khai báo sai HS Code.

2. Cố tình khai sai HS Code: Để trốn thuế, gian lận hoặc tránh những biện pháp quản lý đặc biệt, nhiều doanh nghiệp có thể cố tình kê sai HS Code

3. Chủ quan, cẩu thả: Rất nhiều người khai báo dựa trên kinh nghiệm, thói quen nhưng không xác nhận hay kiểm tra lại, dẫn đến khai báo sai HS Code

4. Không cập nhập phần mềm hỗ trợ khai báo: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo nhưng không cập nhập mới dẫn đến khai báo sai.

5. Thay đổi quy định: Các quy định về HS Code sẽ thay đổi theo thời gian, nếu doanh nghiệp không cập nhập những quy định mới nhất, rất có thể sẽ khai báo sai.

6. Dựa trên catalog của nhà cung cấp, khi khai báo không kiểm tra lại

7. Sao chép mã HS Code từ những lần trước đó, không kiểm tra lại.

8. Hệ thống ERP trích xuất sai tự động

Vì sao khai báo sai HS Code là “cơn ác mộng” của doanh nghiệp xuất nhập khẩu?

HS Code là mã số quốc tế giúp xác định thuế suất, chính sách quản lý hàng hóa. Chỉ cần sai 1 chữ số cũng có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng:

1. Chậm thông quan: Khi phát hiện khai báo sai HS Code, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra hàng hoá thực tế, kéo dài thời gian thông quan gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

2. Phạt hành chính theo NĐ 128/2020/NĐ-CP: Tuỳ theo mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền với mức phạt tương ứng. Cụ thể:

• • Cố ý gian lận: Phạt 100–200% giá trị lô hàng + truy cứu trách nhiệm hình sự.
  • Sai sót không cố ý: Phạt 10–20% + buộc nộp đủ thuế thiếu.

3. Truy thu thuế nhập khẩu theo đúng HS Code của hàng hoá: Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế và phạt nộp chậm nếu việc khai báo sai HS Code dẫn đến thiếu thuế.

4. Tịch thu hàng hóa: Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, lô hàng có thể bị cơ quan hải quan tịch thu.

5. Rủi ro bị kiểm tra sau thông quan và ảnh hưởng đến những lô hàng sau: Với những lô hàng khai báo sai HS Code, sau khi được thông quan vẫn có thể bị kiểm tra lại sau thông quan. Nếu có sai sót, vẫn có thể bị xử phạt. Đồng thời cũng làm tăng rủi ro kiểm tra hải quan với những lô hàng sau.

6. Bị truy tố: Nếu có dấu hiệu trục lợi, gian lận thương mại, doanh nghiệp có thể bị truy tố.

7. Mất uy tín với đối tác: Việc giao hàng chậm, bị phạt hay bị tịch thu hàng hoá có thể ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, làm mất niềm tin với đối tác, thậm chí doanh nghiệp có thể bị từ chối nhận hàng, đền bù hợp đồng.

6 bước giải cứu hàng hóa khi khai báo sai HS Code

Khi phát hiện khai báo sai HS Code hàng hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 6 bước dưới đây để giảm thiểu thiệt hại:

Bước 1: Kiểm tra và xác định chính xác sai sót là gì

Xác định lại chính xác HS Code của hàng hoá, nguyên nhân khai báo sai HS Code, mức độ ảnh hưởng có nghiêm trọng không?

Bước 2: Thông báo ngay cho bên hải quan

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên chủ động thông báo cho bên chi cục hải quan nơi mình làm thủ tục để nhận được hướng dẫn xử lý cụ thể.

Bước 3: Nộp tờ khai bổ sung

Tiến hành khai lại tờ khai hải quan với HS Code chính xác, kèm theo các chứng từ chứng minh nếu có.

Bước 4: Giải trình và cung cấp thông tin

Doanh nghiệp giải trình với cơ quan hải quan nguyên nhân khai báo sai HS Code, cung cấp các chứng từ, tài liệu liên quan để chứng minh tính trung thực và thiện chí.

Bước 5: Phối hợp thực hiện các yêu cầu của cơ quan hải quan

Chủ động phối hợp với cơ quan hải quan, thực hiện đầy đủ các yêu cầu như kiểm tra hàng hóa, cung cấp thông tin, nộp phạt.

Bước 6: Theo dõi và cập nhập tình hình thường xuyên

Theo dõi sát quá trình xử lý của bên hải quan, cập nhập thường xuyên cho khách hàng và các bên liên quan.

7 việc cần làm để không khai báo sai HS Code

Để có thể tránh những sai sót khi khai báo HS Code, doanh nghiệp cần:

• • Thường xuyên huấn luyện, cập nhập và nâng cao kiến thức cho nhân viên
  • Xây dựng bộ danh mục HS Code chuẩn cho hàng hoá của doanh nghiệp mình
  • Sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo HS Code, phần mềm tra cứu HS Code như hệ thống VNACCS, HS Code Finder.
  • Kiểm tra kỹ trước khi điền tờ khai hải quan
  • Thường xuyên cập nhập những quy định mới nhất của hải quan
  • Tham khảo, thuê chuyên gia với những loại hàng hóa khó xác định HS Code
  • Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến HS Code cẩn thận, phòng trường hợp cần phải giải trình với cơ quan hải quan.

HS Code là chìa khóa quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Khai báo sai HS Code có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, không chỉ tổn thất về kinh tế mà còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Để bảo vệ tài chính và uy tín doanh nghiệp, hãy cẩn thận trong việc khai báo HS Code và đừng quên sử dụng seal niêm phong cho mỗi lô hàng xuất khẩu của mình. Bạn có đang gặp khó khăn khi tìm giải pháp niêm phong hàng hóa xuất khẩu? Chúng tôi có thể giúp bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi nhé. Số hotline 0909.630.869 sẵn sàng nhận cuộc gọi từ bạn.