10+ loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng và ý nghĩa của chúng

Trong ngành xuất nhập khẩu, ngoài việc đọc hiểu các thuật ngữ XNK, thì hiểu rõ ý nghĩa của từng loại chứng từ xuất nhập khẩu lại càng quan trọng hơn. Hiểu để khai báo đúng và chuẩn, hiểu để hạn chế sai sót rủi ro, hiểu để thông quan nhanh chóng, an toàn. Bài viết dưới đây, sẽ giúp bạn thêm tự tin để làm việc với hơn 10 loại chứng từ xuất nhập khẩu, tối ưu hoá quy trình xuất nhập khẩu và tự tin thông quan.

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là những loại giấy tờ, tài liệu có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là những bằng chứng pháp lý quan trọng giúp:

• • Xác định quyền sở hữu hàng hoá: Vận đơn B/L sẽ xác định ai là chủ sở hữu hợp pháp của hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
  • Chứng minh giao dịch là hợp pháp:  Các chứng từ như hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán sẽ giúp chứng minh tính hợp pháp của giao dịch XNK.
  • Khai báo hải quan: Từ khai hải quan cùng các chứng từ xuất nhập khẩu khác có kiên quan là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và tính thuế
  • Thực hiện thanh toán: Chứng từ thanh toán, L/C sẽ đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng như thỏa thuận ban đầu.
  • Vận chuyển và bảo hiểm: Vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn.
  • Là cơ sở pháp lý khi có tranh chấp xảy ra.
  • Giúp tốc độ thông quan được nhanh chóng, hạn chế rủi ro kiểm hoá.

Có thể nói chứng từ xuất nhập khẩu chính là “cột sống” của mọi giao dịch thương mại quốc tế.

>>> Tham khảo: Đọc hiểu 100+ thuật ngữ xuất nhập khẩu thông dụng nhất

Điểm danh những loại chứng từ xuất nhập khẩu không thể thiếu.

Chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được chia làm 4 nhóm chính:

• • Chứng từ thương mại
  • Chứng từ vận tải và bảo hiểm
  • Chứng từ hải quan và thuế
  • Chứng từ khác (tuỳ theo yêu cầu của từng loại hàng hoá)

Chứng từ thương mại

Trong chứng từ thương mại gồm có:

1. Hợp đồng mua bán – Sales Contract

Ý nghĩa:

Hợp đồng mua bán là một loại chứng từ xuất nhập khẩu không thể thiếu. Chúng là một thỏa thuận pháp lý xác nhận giao dịch hàng hoá giữa người mua và người bán. Trong hợp đồng mua bán có ghi đầy đủ các điều khoản giao dịch cần thiết.

Cách kê khai:

• • Đảm bảo có đầy đủ thông tin của bên mua và bán
  • Mô tả chi tiết hàng hóa: tên hàng hoá, số lượng, khối lượng, quy cách đóng gói, giá thành…
  • Các điều khoản liên quan: thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng (FOB, CIF, DDP…), phương thức thanh toán, điều khoản vi phạm hợp đồng…

Lỗi thường gặp:

• • Thiếu điều khoản quan trọng
  • Mô tả hàng hóa không rõ ràng
  • Sai sót về giá cả, số lượng.

2. Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

Ý nghĩa:

Hoá đơn thương mại là loại chứng từ xuất nhập khẩu do người bán phát hành, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá, giá trị giao dịch và các chi phí liên quan. Đây chính là cơ sở để thanh toán và tính thuế.

Cách kê khai:

• • Các thông tin kê khai phải khớp với hợp đồng mua bán
  • Thông tin người mua/ bán
  • Mô tả hàng hoá, số lượng
  • Điều kiện giao hàng
  • Tổng giá trị hợp đồng
  • Thông tin khác (nếu có)

Lỗi thường gặp:

• • Sai sót trong phần mô tả hàng hoá, số lượng, giá cả không khớp thực tế.
  • Thiếu thông tin người mua, người bán

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Ý nghĩa:

Phiếu đóng gói là bảng kê cung cấp thông tin chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước, quy cách đóng gói của từng loại hàng hoá có trong lô hàng. Hải quan và đơn vị vận chuyển sẽ dựa vào đây để kiểm tra hàng hoá. Đây là một loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc phải có trong hồ sơ.

Cách kê khai:

• • Kê khai phải khớp hoàn toàn với hóa đơn thương mại và thực tế đóng hàng
  • Ghi rõ số kiện hàng, trọng lượng tịnh (hoặc cả bì), quy cách đóng gói, kích thước đóng gói
  • Mô tả chi tiết nội dung của từng kiện hàng
  • Ghi rõ thông tin về seal niêm phong: chủng loại, số seri seal.

Lỗi thường gặp:

• • Thông tin về số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói không khớp với thực tế và hoá đơn thương mại.
  • Thiếu thông tin về seal niêm phong.

Chứng từ vận tải

Danh sách các loại chứng từ vận tải gồm:

4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Ý nghĩa:

Vận đơn do người vận chuyển phát hàng, xác nhận đã nhận hàng từ người bán để vận chuyển. Đây là một loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc, là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển đồng thời cũng là chứng từ sở hữu hàng hoá, có thể chuyển nhượng được.

Phân loại:

• • Original B/L: Bản gốc, có thể giao dịch được
  • Sea Waybill: Vận đơn đường biển, không chuyển nhượng được
  • Air Waybill: Vận đơn hàng không
  • CMR: Giấy gửi hàng đường bộ

Cách kê khai:

Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, tên tàu, cảng xếp hàng/dỡ hàng, mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng, các điều kiện vận chuyển, seal niêm phong…

Lỗi thường gặp:

• • Sai sót/ nhầm lẫn khi khai thông tin người gửi/ người nhận.
  • Ghi sai tên tàu, số container, thông tin seal niêm phong.

5. Giấy báo giao hàng (Arrival Notice)

Ý nghĩa:

Giấy báo giao hàng là căn cứ pháp lý và tài chính quan trọng trong vận tải quốc tế. Chúng được bên vận chuyển phát hành để thông báo cho người nhận hàng về lịch trình cập cảng của lô hàng, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, hỗ trợ người nhận hàng lập kế hoạch để chủ động nhận hàng.

Cách kê khai:

• • Thông tin người gửi hàng, người giao hàng, người nhận hàng
  • Số vận đơn, thông tin tàu, số container, tên cảng đi/ cảng đến…
  • Ngày dự kiến tàu đến cảng, thời gian chờ dỡ hàng…
  • Điều khoản Incoterms, chi phí giao hàng…

Chứng từ về hải quan và thuế

Nhóm chứng từ xuất nhập khẩu liên quan đến hải quan và thuế gồm có:

6. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Ý nghĩa: 

Tờ khai hải quan là chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Đây là tờ khai về thông tin hàng hoá xuất nhập khẩu, là căn cứ để có quan hải quan kiểm tra, thu thuế và quyết định hàng hoá có được thông quan không.

Cách kê khai:

• • Kê khai chính xác, trung thực, đầy đủ các thông tin theo quy định trên tờ khai như: thông tin người xuất khẩu/ nhập khẩu, thông tin hàng hoá xuất/ nhập khẩu, giá trị, số lượng, HS Code, thuế suất…
  • Các thông tin phải khớp với những chứng từ khác trong bộ hồ sơ

Lỗi thường gặp:

• • Khai sai HS Code hàng hoá
  • Khai sai số lượng, giá trị hàng hoá
  • Khai không khớp thông tin với các loại chứng từ khác
  • Khai thiếu thông tin
  • Số container, thông tin seal niêm phong thiếu hoặc sai, không khớp với chứng từ vận tải

7. Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin)

Ý nghĩa: 

C/O là loại chứng từ giúp chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, đồng thời có thể giúp hưởng ưu đãi thuế từ những hiệp định thương mại tự do FTA.

Cách kê khai:

• • Trước tiên cần chọn đúng C/O form và kê khai đúng theo nội dung quy định của từng loại.
  • Đảm bảo thông tin khớp với các chứng từ khác có liên quan

Lỗi thường gặp:

• • Chọn sai C/O form
  • Khai sai thông tin về xuất xứ
  • C/O form hết thời hạn hiệu lực

8. Giấy phép xuất nhập khẩu (Import/Export License)

Ý nghĩa:

Đây là loại giấy phép do cơ quan có thẩm quyền cấp cho phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá.

Cách kê khai:

• • Tuân thủ đúng các điều kiện theo quy định để được cấp phép
  • Kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu của cơ quan chức năng

Lỗi thường gặp:

Không có hoặc giấy phép xuất nhập khẩu hết hạn

9. Chứng từ nộp thuế (Tax Payment Receipts)

Ý nghĩa:

Là chứng từ chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước. Cần phải lưu giữ cẩn thận để đối chiếu.

Chứng từ thanh toán và bảo hiểm

10. Thư tín dụng L/C (Letter of Credit)

Ý nghĩa: 

Ngân hàng cam kết thanh toán khi người bán cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ theo quy định

Lỗi thường gặp:

Chứng từ không khớp với L/C

11. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

Ý nghĩa:

Giấy chứng nhận bảo hiểm là một loại chứng từ xuất nhập khẩu giúp bảo vệ quyền lợi nếu hàng hóa gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển. Giấy chứng nhận do công ty bảo hiểm phát hành, là bằng chứng xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm trong suốt quá trình vận chuyển.

Cách kê khai:

• • Ghi rõ thông tin về người người được bảo hiểm, giá trị bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm và các điều kiện bảo hiểm.
  • Ghi rõ thông tin về các loại hàng hoá được bảo hiểm.

Lỗi thường gặp:

• • Phạm vi bảo hiểm không phù hợp với loại hàng hoá hoặc điều kiện vận chuyển.
  • Không mua bảo hiểm đầy đủ cho hàng hoá

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu khác

• • Giấy chứng nhận kiểm dịch (Quarantine Certificate)
  • Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality)
  • Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)

Cách kê khai chứng từ xuất nhập khẩu đúng chuẩn

Để hạn chế những sai sót không đáng có, khi kê khai chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể thử khai báo theo 4 bước dưới đây:

1. Kiểm tra chứng từ kỹ trước khi gửi

• • Xác minh tính nhất quán giữa tất cả các loại chứng từ
  • Kiểm tra kỹ HS Code, trị giá tính thuế, C/O form…

2. Đối chiếu với các quy định của cơ quan hải quan

• • Xác định thuế suất nhập khẩu của hàng hoá
  • Kiểm tra các yêu cầu khác như kiểm dịch

3. Sử dụng hệ thống khai hải quan điện tử

Khai báo và nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng điện tử VNACCS/VCIS để đảm bảo nhanh chóng và chính xác.

4. Thường xuyên cập nhập chính sách thuế mới và danh mục HS Code

Chính sách thuế và hệ thống mã HS Code được làm mới thường xuyên, vì vậy doanh nghiệp cần chú ý kiểm tra và cập nhập thông tin mới để kê khai chính xác, tránh gặp những rủi ro không đáng có

5. Niêm phong hàng hoá để hạn chế kiểm hoá

• • Niêm phong hàng hóa đúng theo quy định vận tải quốc tế
  • Nên sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 17712 có độ bảo mật cao cùng số seri rõ ràng.
  • Thông tin về seal niêm phong cần được điền đầy đủ, chính xác và nhất quán vào các loại chứng từ xuất nhập khẩu liên quan.

Hiểu rõ ý nghĩa, biết cách xử lý và quản lý chứng từ xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp là điều cô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình, tránh được nhiều rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí, thông quan nhanh chóng. Còn bạn, bạn đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ cho doanh nghiệp mình chưa? Và đừng quên niêm phong hàng hóa bằng seal niêm phong chất lượng cao của nhà Kim Hải nhé.

Bạn cần tư vấn về các giải pháp niêm phong hàng hóa? Bạn cần mua seal niêm phong đạt tiêu chuẩn ISO 17712? Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.