3 bước sử dụng seal niêm phong nhựa màu đỏ đúng cách và hiệu quả

Seal niêm phong nhựa màu đỏ không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa, tăng tính minh bạch và an toàn mà chúng còn tạo điểm nhấn giúp nhận diện nhanh những lô hàng được đánh dấu. Tuy nhiên, nếu sử dụng seal nhựa màu đỏ không đúng cách có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng như: seal niêm phong bị bung, lộ thông tin, thất thoát tài sản, nghiêm trọng hơn, với những lô hàng xuất khẩu có thể bị từ chối làm thủ tục hải quan.

Bài viết dưới đây, Kim Hải sẽ hướng dẫn bạn sử dụng seal niêm phong nhựa màu đỏ đúng chuẩn, đảm bảo an toàn, phát huy tối đa hiệu quả sử dụng trong các hoạt động của doanh nghiệp.

Seal niêm phong nhựa màu đỏ là gì? Vai trò và ứng dụng thực tế

Seal niêm phong nhựa màu đỏ là một thiết bị “khóa” tạm thời bằng nhựa màu đỏ để bảo vệ hàng hoá không bị xâm nhập trái phép và giúp nhận biết nhanh hàng hóa. Khoá seal nhựa màu đỏ có đặc điểm:

• • Chất liệu PP hoặc PA cao cấp, chịu được nhiệt, chống va đập, độ bền cao, có thể uốn dẻo dễ dàng.
  • Có màu đỏ nổi bật, màu sắc đồng nhất, không loang lổ
  • Chỉ đóng và mở một lần duy nhất, không thể tái sử dụng được.
  • Thường được in thêm mã vạch, số seri seal hoặc logo công ty tuỳ theo nhu cầu.

Seal niêm phong nhựa màu đỏ có vai trò như thế nào?

• • Seal niêm phong nhựa màu đỏ dễ dàng nhận diện từ xa nhờ màu sắc nổi bật, kể cả trong điều kiện môi trường thiếu ánh sáng. Điều này giúp tăng tốc độ kiểm tra, nhận diện và xử lý hàng hóa, giảm thiểu sai sót.
  • Giúp phân loại hàng hoá: Seal niêm phong nhựa màu đỏ giúp tối ưu quy trình phân loại và vận chuyển hàng hóa khi được sử dụng để phân loại, đánh dấu những loại hàng hoá đặc biệt, cần chú ý, hàng khẩn cấp.
  • Màu đỏ mang ý nghĩa cảnh báo và ưu tiên. Trong niêm phong hàng hóa, những loại seal màu đỏ thường mang ý nghĩa cảnh báo hoặc ưu tiên. Những lô hàng sử dụng khoá seal màu đỏ thường là những lô hàng nguy hiểm cần đặc biệt chú ý, hàng có giá trị cao, hàng dễ vỡ, hàng cần được kiểm tra kỹ…
  • Tăng nhận diện thương hiệu, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp

>>> Tham khảo: Tối ưu quản lý kho hàng với seal niêm phong nhựa màu vàng

Ứng dụng thực tế của seal niêm phong nhựa màu đỏ

Seal niêm phong nhựa màu đỏ thường được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực cần sự chú ý, cảnh báo đặc biệt. Dưới đây là một số ứng dụng thường thấy:

• • Hàng ưu tiên, khẩn cấp: Niêm phong và đánh dấu những lô hàng cần vận chuyển gấp, những lô hàng có hạn sử dụng ngắn.
  • Hàng hoá có giá trị cao: Thêm một lớp bảo vệ bên ngoài và dấu hiệu nhắc nhở cảnh báo.
  • Hàng hoá đặc biệt: Những loại hàng nhạy cảm, hàng cần có điều kiện bảo quản đặc biệt, hàng dễ vỡ…
  • Kiểm soát nội bộ: đánh dấu những lô hàng đang trong quá trình kiểm tra chất lượng, chờ xuất kho, kiểm kê…
  • Vận tải đường bộ: Niêm phong cửa xe tải, xe container, thùng hàng trong quá trình vận chuyển nội địa.

Cách sử dụng seal niêm phong nhựa màu đỏ đúng quy trình

Sử dụng seal niêm phong nhựa màu đỏ đúng quy trình là cách để đảm bảo hiệu quả sử dụng của khoá seal được sử dụng tối đa, không để những rủi ro đáng tiếc xảy ra.

Quy trình sử dụng seal niêm phong đúng gồm có 3 bước

1. Chuẩn bị trước khi niêm phong

Quá trình này bao gồm:

Kiểm tra tính toàn vẹn của lô hàng

Trước khi niêm phong, hãy đảm bảo rằng hàng hoá bên trong container, kho hàng, thùng hàng đã được kiểm tra và đảm bảo về chất lượng, tình trạng hàng hoá, số lượng hàng hoá. Mọi sự cố như thiếu, hư hại hàng hóa cần được ghi vào biên bản trước khi niêm phong.

Kiểm tra điểm niêm phong

• • Xe tải/ container: Đảm bảo cửa xe tai, container đã được đóng kín khít, không có dấu hiệu hư hỏng, cong vênh ở vị trí cửa hay chốt khoá
  • Thùng hàng, túi đựng hàng: Đảm bảo được đóng kín, không có khe hở.

Vệ sinh khu vực niêm phong

Đảm bảo khu vực xung quanh vị trí gắn seal niêm phong phải sạch sẽ, không có dầu mỡ hay vật cản ảnh hưởng đến việc gắn seal.

2. Chuẩn bị seal niêm phong nhựa màu đỏ

Kiểm tra seal trước khi sử dụng

Hãy kiểm tra kỹ từng chiếc seal niêm phong nhựa màu đỏ trước khi niêm phong:

• • Mã số seri: Đảm bảo số seri được in trên seal rõ ràng, không bị mờ hay nhoè, không bị trùng lặp, chưa từng sử dụng. Hãy kiểm tra lại trên hệ thống quản lý (nếu có).
  • Cảm quan: Seal còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu biến dạng, nứt gãy, màu sắc rõ nét
  • Cơ chế khóa: Dây seal có thể kéo nhẹ nhàng, trơn tru, chỉ có thể siết chặt vào nhưng không nới lỏng ra được.

Để chắc chắn bạn mua được seal niêm phong nhựa màu đỏ đạt chuẩn chất lượng, hãy tham khảo 7 kinh nghiệm chọn mua seal niêm phong nhựa tại đây.

Ghi nhận thông tin seal niêm phong

Ghi lại những thông tin được in trên thân seal, đặc biệt là số seri seal vào các chứng từ có liên quan như: chứng từ vận chuyển, biên bản bàn giao, hệ thống quản lý…để đảm bảo việc kiểm soát lô hàng và truy xuất nguồn gốc.

3. Gắn seal niêm phong nhựa màu đỏ

Đây là bước quan trọng nhất quyết định đến hiệu quả bảo mật, an ninh hàng hoá.

Luồn seal qua điểm niêm phong

• • Xác định vị trí luồn dây niêm phong: lỗ khoá, điểm niêm phong được thiết kế sẵn, cửa xe, miệng thùng hàng…
  • Đảm bảo niêm phong đúng vị trí: Luồn dây seal đi qua hết các chốt khoá, đảm bảo không sót khe hở nào.
  • Kiểm tra hướng: Hãy chắc chắn rằng bạn luồn dây niêm phong đúng hướng. Vì như vậy khoá seal mới có thể “khóa” lại.

Siết chặt seal niêm phong

• • Kéo phần dây seal qua lỗ khoá cho đến khi seal được siết chặt hoàn toàn vào điểm niêm phong, đảm bảo không còn khoảng trống giữa seal và vật được niêm phong.
  • Khi siết chặt seal niêm phong, sử dụng lực kéo vừa đủ để siết chặt seal nhưng không làm đứt hoặc hỏng seal. 

Kiểm tra lại seal niêm phong sau khi gắn

• • Kiểm tra độ chắc chắn: Hãy kéo nhẹ hoặc xoay seal để đảm bảo seal đã được khoá chặt và không thể tháo ra được
  • Kiểm tra mã số seri seal: Đọc lại và đối chiếu số seal với thông tin ghi trong chứng từ không có sự sai lệch
  • Kiểm tra dấu hiệu bất thường: Quan sát xem seal có dấu hiệu hư hỏng, biến dạng hay dấu hiệu bị can thiệp không.
  • Chụp ảnh/ quay phim lại sau khi gắn seal, trước khi xuất kho để làm bằng chứng đề phòng có tranh chấp xảy ra

Cập nhập thông tin và bàn giao

• • Cập nhập thông tin: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống quản lý điện tử, bạn cần cập nhập thông tin về số seal, thời gian niêm phong, người niêm phong lên hệ thống. Nếu doanh nghiệp vẫn quản lý thủ công, hãy nhớ lưu lại biên bản niêm phong và các chứng từ liên quan.
  • Ban giao rõ ràng: Khi bàn giao cho bên vận chuyển, bên tiếp nhận hàng hoá, hãy đảm bảo họ cũng ghi nhận và kiểm tra lại số seri seal. Đây là điều cần thiết để tạo sự minh bạch và phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bên.

Những lưu ý giúp sử dụng seal niêm phong nhựa màu đỏ an toàn và hiệu quả

• • Không sử dụng seal đã qua sử dụng, khoá seal kém chất lượng, seal niêm phong có dấu hiệu nứt gãy, biến dạng, seal có dấu hiệu đã bị can thiệp…
  • Chọn đúng loại seal niêm phong nhựa phù hợp với mục đích sử dụng và mức độ rủi ro hàng hoá.
  • Chọn sử dụng những loại seal niêm phong có đầy đủ thông tin như số seri seal, logo công ty, barcode.
  • Niêm phong đúng vị trí bắt buộc trong quy trình giao nhận
  • Quản lý, theo dõi seal niêm phong đã gắn trong suốt quá trình từ khi gắn seal, bàn giao, vận chuyển cho đến khi lô hàng đến điểm đích.
  • Seal niêm phong nhựa chưa sử dụng đến cần để nguyên trong túi, bảo quản nơi khô ráo thoáng mát,tránh những nơi có nhiệt độ cao, tránh ánh nắng trực tiếp làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm mờ số seri.
  • Tránh để seal niêm phong bị va đập mạnh làm biến dạng seal hoặc hỏng cơ cấu khoá.
  • Khi phát hiện seal niêm phong có dấu hiệu bất thường hoặc bị phá hoại, hãy ghi nhận lại bằng chứng, thông báo với người quản lý và các bên liên quan, thực hiện kiểm tra và lập biên bản dưới sự giám sát của các bên liên quan để kiểm tra tình trạng hàng hoá bên trong. Tuyệt đối không tự ý mở ra để kiểm tra.
  • Đào tạo nhân viên về cách sử dụng seal niêm phong nhựa đúng cách, cách nhận biết dấu hiệu seal bị phá huỷ, có dấu hiệu can thiệp hoặc giả mạo.

Trong các loại khoá seal nhựa, seal niêm phong nhựa màu đỏ nổi bật không chỉ nhờ màu sắc mà còn nhờ ý nghĩa đặc biệt. Việc sử dụng seal nhựa màu đỏ đúng cách là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả của doanh nghiệp, giúp đảm bảo an toàn hàng hoá, tối ưu quá trình giao nhận, tăng độ tin cậy với đối tác.

Bạn đang cần tư vấn chọn mua seal niêm phong nhựa màu đỏ phù hợp cho doanh nghiệp mình? Liên hệ ngay với Kim Hải để được tư vấn giải pháp niêm phong tiết kiệm và hiệu quả nhất.

Số điện thoại 0909.630.869 đang đợi cuộc gọi từ bạn.