Hoàn thuế & 7 điều cần nhớ khi nộp hồ sơ hoàn thuế

Là một doanh nghiệp, khi tham gia các giao dịch thương mại quốc tế, bạn có nghĩa vụ phải đóng thuế và hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính khác có liên quan. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể được hoàn lại tiền thuế một phần hoặc toàn bố số thuế đã nộp.

Bài viết dưới đây sẽ giúp tôi và bạn có cái nhìn đa chiều hơn trong vấn đề hoàn thuế. Từ định nghĩa cơ bản, điều kiện được hoàn , đối tượng được hưởng cho đến việc chuẩn bị hồ sơ và quy trình hoàn thuế cực chi tiết.

Tìm hiểu hoàn thuế là gì?

Hoàn thuế là việc cơ quan quản lý thuế trả lại tiền thuế mà cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức đã nộp vào ngân sách nhà nước trước đó trong một số trường hợp hợp pháp theo quy định của pháp luật. Như vậy, bản chất của hoàn thuế là trả lại số tiền đã nộp thừa, nộp sai, số tiền thuế được khấu trừ.

Trong xuất nhập khẩu, việc hoàn lại tiền đóng thuế thường được áp dụng với thuế giá trị gia tăng VAT, thuế nhập khẩu, hoặc các loại thuế đặc biệt khác mà doanh nghiệp đã tạm nộp khi nhập khẩu hàng hóa.

Cơ chế hoàn thuế được thiết lập nhằm:

• • Đảm bảo việc nộp thuế công bằng, doanh nghiệp không phải chịu thuế sai quy định
  • Giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
  • Khuyến khích các hoạt động thương mại, tăng sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế
  • Tối ưu dòng tiền của doanh nghiệp, giảm bớt gánh nặng tài chính, tăng thêm nguồn vốn lưu động.
  • Kiểm soát và quản lý thuế hiệu quả hơn, đảm bảo mọi doanh nghiệp đều thực hiện chính xác nghĩa vụ nộp thuế.

>>> Xem thêm: Hiệp định thương mại là gì? 5 điều doanh nghiệp cần nhớ

Đối tượng và điều kiện để được hoàn thuế

Không phải doanh nghiệp, cá nhân nào cũng được hoàn lại tiền thuế đã đóng. Việc hoàn lại thuế phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: loại hình kinh doanh, loại thuế, đối tượng nộp thuế và các điều kiện cụ thể khác được pháp luật quy định

Đối tượng được hoàn thuế giá trị gia tăng

• • Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sản xuất hàng hoá xuất khẩu được hoàn trả lại tiền thuế VAT đã đóng trước đó.
  • Các dự án đầu tư đã đăng ký kinh doanh, đang trong giai đoạn đầu tư nhưng chưa đi vào hoạt động
  • Các cơ sở kinh doanh chuyển đổi sở hữu, sáp nhập, giải thể, phá sản
  • Cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế mua hàng hoá, dịch vụ để sử dụng cho hoạt động của mình tại Việt Nam
  • người nước ngoài, người Việt định cư ở nước ngoài được hoàn thuế khi mua hàng ở Việt Nam và mang theo khi xuất cảnh.

Điều kiện để được hoàn thuế VAT

• • Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp của hàng hoá, dịch vụ
  • Hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu phải có hợp đồng, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng và những chứng từ cần thiết khác có liên quan.
  • Các hoạt động xuất khẩu phải hợp pháp và tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.

Ví dụ minh hoạ

Công ty TN có lô hàng cà phê xuất khẩu sang EU trị giá 5 tỷ đồng. Công ty TN đã nộp thuế VAT 10% (500 triệu đồng khi mua nguyên liệu trong nước

Khi công ty TN hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu và có đầy đủ chứng từ hợp lệ, công ty TN nộp hồ sơ xin hoàn lại thuế VAT.

Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ, thẩm định và giải quyết hoàn 500 triệu đồng tiền thuế cho công ty TN

>>> Xem thêm: 11 loại thuế xuất nhập khẩu và cách kê khai đúng chuẩn

Đối tượng được hoàn thuế xuất nhập khẩu

• • Hàng hoá tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, hàng hoá quá cảnh, hàng hóa từ nước ngoài vào khu phi thuế quan
  • Hàng hoá nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu
  • Hàng hoá nhập khẩu nhưng phải tái chế, tiêu huỷ hoặc không đúng với hợp đồng.
  • Doanh nghiệp nộp thừa hoặc nộp sai thuế

Điều kiện để được hoàn thuế xuất nhập khẩu

• • Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ chứng minh được việc nhập khẩu sau đó tái xuất hoặc mục đích sử dụng phù hợp với quy định.
  • Thời gian nộp đơn xin hoàn lại thuế đúng theo quy định.

Ví dụ minh hoạ

Công ty VT nhập khẩu một lô vải từ Hàn Quốc trị giá 4 tỷ đồng để may quần áo xuất khẩu sang Mỹ. Công ty VT nộp thuế nhập khẩu 5% (200 triệu đồng)

Sau khi hoàn thành đơn hàng và xuất khẩu thành công, công ty VT nộp hồ sơ xin hoàn thuế xuất nhập khẩu lên cơ quan thuế để được hoàn lại 200 triệu đồng đã nộp trước đó.

Tìm hiểu quy trình hoàn thuế

Thông thường, quy trình hoàn thuế thường có những bước sau:

Bước 1: Rà soát điều kiện và chuẩn bị hồ sơ xin hoàn thuế

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Ở bước này, doanh nghiệp cần:

• • Xác định chính xác loại thuế được hoàn và đối tượng được hoàn
  • Kiểm tra lại các điều kiện được hoàn thuế theo quy định, đảm bảo doanh nghiệp đủ điều kiện được hoàn trả thuế theo quy định của pháp luật.
  • Chuẩn bị đầy đủ những chứng từ cần thiết để lập hồ sơ:
    • Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo mẫu của Bộ tài chính
    • Đơn đề nghị hoàn thuế (đối với từng loại thuế)
    • Hoá đơn giá trị gia tăng
    • Tờ khai hải quan
    • Hợp đồng kinh tế
    • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
    • Biên lai nộp thuế
    • Các chứng từ khác có liên quan

Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến.

Địa điểm nộp hồ sơ:

Với thuế giá trị gia tăng VAT

• • Cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp
  • Cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế

Với thuế xuất nhập khẩu

• • Cơ quan hải quan nơi làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá
  • Nơi quản lý chính sách thuế của doanh nghiệp thuộc cục hải quan.

Bước 3: Cơ quan thuế/ hải quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

• • Cơ quan thuế hoặc hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ xin hoàn thuế của doanh nghiệp, kiểm tra sơ bộ xem có đủ và hợp lệ không, nếu thiếu sẽ báo doanh nghiệp bổ sung.
  • Phân loại hồ sơ: Dựa trên mức độ rủi ro của doanh nghiệp và quy định của pháp luật, hồ sơ được phân thành:
    • Hoàn thuế trước, kiểm tra sau
    • Kiểm tra trước, hoàn thuế sau
  • Thẩm định hồ sơ: Cơ quan chức năng kiểm tra kỹ tính hợp lệ, hợp pháp của các loại chứng từ trong hồ sơ. Quá trình này, doanh nghiệp có thể phải giải trình, bổ sung thêm thông tin với cơ quan chức năng. Tuỳ theo mức độ, thời gian thẩm định có thể kéo dài từ 10 – 40 ngày làm việc.
  • Đưa ra quyết định doanh nghiệp có đủ điều kiện để được hoàn trả lại tiền thuế đã đóng hay không.

Bước 4: Nhận quyết định và tiền hoàn thuế

• • Sau quá trình thẩm định, nếu doanh nghiệp đủ điều kiện sẽ nhận được quyết định hoàn thuế từ cơ quan chức năng.
  • Số tiền hoàn thuế sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp theo thông tin đăng ký trên hồ sơ, hoặc được bù trừ vào kỳ sau.
  • Cơ quan chức năng có quyền kiểm tra lại sau khi hoàn trả lại thuế 

7 Kinh nghiệm giúp hồ sơ xin hoàn thuế được thông qua nhanh chóng

1. 1. Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết
   2. Các chứng từ trong hồ sơ phải đầy đủ, chính xác, nhất quán và phải được kiểm tra thật kỹ trước khi nộp.
   3. Nộp hồ sơ xin hoàn thuế trong thời gian quy định
   4. Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm đề phòng bên cơ quan chức năng kiểm tra lại sau hoàn thuế
   5. Nên sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nếu phòng kế toán của doanh nghiệp chưa đủ năng lực.
   6. Giao nhận, vận chuyển đều phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh
   7. Đảm bảo sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn ISO 17712, tránh để cơ quan chức năng bắt lỗi, kéo dài thời gian kiểm tra, từ chối hồ sơ do nghi ngờ gian lận thương mại hoặc để giải quyết khi có tranh chấp.

Những sai lầm khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro khi xin hoàn thuế

1. 1. Hoá đơn, chứng từ không hợp lệ, sai thông tin
   2. Chứng từ thanh toán không qua ngân hàng, giao dịch thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được chấp nhận để hoàn thuế
   3. Hồ sơ thiếu chứng từ cần thiết
   4. Các số liệu trên các chứng từ trong bộ hồ sơ không nhất quán
   5. Doanh nghiệp không đáp ứng đủ các điều kiện để được hoàn trả thuế theo quy định.
   6. Nộp hồ sơ xin hoàn thuế quá thời gian quy định
   7. Không sử dụng hoặc sử dụng seal niêm phong không đạt tiêu chuẩn chất lượng
   8. Không lưu trữ hồ sơ để phòng kiểm tra sau hoàn lại thuế. Nếu phát hiện sai phạm, doanh nghiệp bị truy thu thuế, nộp phạt và bị tính lãi chậm nộp thuế.
   9. Không cập nhập những quy định, thông tư mới về chính sách thuế, đặc biệt là hoàn trả thuế.

Hoàn thuế không chỉ là một cơ hội lớn giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, chúng còn giúp doanh nghiệp có thêm nguồn vốn lưu động, tăng khả năng cạnh tranh với những doanh nghiệp khác. Đừng để những sơ suất nhỏ về thủ tục hay seal container làm mất đi cơ hội hoàn thuế của doanh nghiệp bạn!

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp seal niêm phong chất lượng, giá tốt, liên hệ ngay với chúng tôi  0909.630.869 để được tư vấn và nhận báo giá ưu đãi!