Kiểm hoá xuất nhập khẩu – Bí quyết vượt qua kiểm hoá dễ dàng

Một thủ tục không được doanh nghiệp mong muốn nhất chính là kiểm hoá. Chúng không chỉ làm chậm tiến độ giao hàng mà còn có thế khiến doanh nghiệp tốn thêm chi phí phát sinh. Vậy kiểm hoá là gì? Vì sao phải kiểm hoá? Quy trình kiểm hoá như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn

• • Hiểu rõ hơn về kiểm hoá,
  • Các bước thực hiện 
  • Bí quyết giúp thông quan nhanh chóng, an toàn ít bị kiểm tra thực tế hàng hoá
  • Checklist chuẩn bị hồ sơ đạt tỷ lệ thông quan 99%

Kiểm hoá là gì?

Kiểm hoá (kiểm tra thực tế hàng hoá) là quá trình cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá xuất nhập khẩu để xác minh và kiểm tra tính chính xác các thông tin trong hồ sơ với thực tế hàng hoá trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu.

Hiểu đơn giản đây là kiểm tra hàng hoá trong container có đúng và khớp với những gì doanh nghiệp khai báo trên các chứng từ đi kèm theo hay không.

5 lý do khiến lô hàng của bạn bị kiểm hoá

Lô hàng của bạn có thể bị kiểm tra thực tế hoá vì những lý do sau:

• • Khai báo không nhất quán giữa các chứng từ và thực tế
  • Khai sai HS Code (nghi ngờ gian lận trốn thuế)
  • Hàng hoá là những mặt hàng nhạy cảm, thuộc diện kiểm tra chuyên ngành (thực phẩm, dược phẩm, hàng hiệu)
  • Doanh nghiệp mới, hoặc doanh nghiệp có lịch sử vi phạm trên hệ thống cảnh bảo
  • Kiểm tra ngẫu nhiên theo quy định.
  • Thông tin seal niêm phong có sai lệch với thực tế. Để hạn chế bị kiểm hoá, seal niêm phong container đúng tiêu chuẩn và ghi rõ số seal chính xác trên chứng từ vận tải là yếu tố bắt buộc.

Vì sao cần phải kiểm hoá?

Mặc dù không được các doanh nghiệp logistic đón nhận nhưng kiểm hoá lại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Mục đích của kiểm tra thực tế hàng hoá để:

• • Xác định tính chính xác khai báo hải quan của doanh nghiệp: Xác định xem doanh nghiệp khai báo có đúng các thông tin hàng hoá như tên hàng, số lượng, chất lượng, chủng loại, mã HS Code… hay không.
  • Ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại: Quá trình này có thể giúp phát hiện các hành vi gian lận như khai sai tên hàng hoá, số lượng, khai giá trị thấp để trốn thuế, buôn lậu…
  • Đảm bảo tuân thủ pháp luật về các quy định kiểm dịch, vệ sinh ATTP, tiêu chuẩn chất lượng…
  • Bảo vệ lợi ích quốc gia: Kiểm tra thực tế hàng hoá có thể ngăn chặn việc nhập khẩu hàng hóa kém chất lượng, hàng giả, hàng hoá gây hại đến sức khoẻ cộng đồng hoặc môi trường…
  • Thu thập thông tin thống kê: Quá trình kiểm hoá giúp cung cấp thông tin quan trọng cho công tác thống kê, phục vụ việc hoạch định chính sách kinh tế.

Quy trình kiểm hóa xuất nhập khẩu như thế nào?

Bước 1: Cơ quan hải quan tiếp nhận và phân luồng tờ khai hải quan

Sau khi tiếp nhận tờ khai hải quan của doanh nghiệp, hệ thống VNACCS sẽ kiểm tra và tự động phân loại tờ khai thành 3 luồng:

• • Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá
  • Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, có thể kiểm tra thực tế hàng hoá nếu có nghi vấn
  • Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá toàn bộ lô hàng.

Bước 2: Quyết định kiểm hoá

Nếu tờ khai hải quan được phân luồng vàng và đỏ, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định kiểm hoá. Quyết định gửi đến doanh nghiệp sẽ nêu rõ hình thức, mức độ và địa điểm tiến hàng kiểm tra thực tế hàng hoá.

Bước 3: Chuẩn bị kiểm hoá

Sau khi nhận được quyết định kiểm hoá từ phía cơ quan hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị: Địa điểm, phương tiện, nhân lực để phục vụ việc kiểm tra thực tế hàng hoá

Chuẩn bị hồ sơ kiểm hóa bao gồm:

• Các chứng từ bắt buộc:

• • Tờ khai hải quan
  • Hoá đơn thương mại
  • Packing list
  • Vận đơn
  • C/O form (nếu có)
  • Các giấy phép chuyên ngành nếu hàng hoá nằm trong diện được quản lý

• Các chứng từ hỗ trợ:

• • Hợp đồng mua bán
  • Ảnh chụp/ video hàng hoá

Bước 4: Tiến hàng kiểm hoá

Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá theo các hình thức và mức độ quy định.

• Các hình thức kiểm hoá

• • Kiểm tra thủ công: Kiểm tra bằng mắt, đếm, cân đo
  • Kiểm tra bằng thiết bị: Sử dụng máy soi, máy chiếu hoặc các thiết bị chuyên dụng khác.
  • Giám định: Mời cơ quan giám định chuyên ngành để kiểm tra chất lượng, số lượng, chủng loại hàng hoá.

• Mức độ kiểm hoá 

• • Kiểm tra sơ bộ: Kiểm tra seal niêm phong, tình trạng bên ngoài container, các kiện hàng.
  • Kiểm tra xác suất: Mở và kiểm tra ngẫu nhiên một hoặc vài lô/ kiện hàng.
  • Kiểm tra toàn bộ 100%: Mở và kiểm tra từng kiện, từng sản phẩm trong lô hàng.

Bên cạnh đó, cơ quan hải quan kiểm tra tình trạng thực tế của container, kiểm tra seal niêm phong, số seal niêm phong. Seal niêm phong đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình kiểm tra thực tế, nếu seal niêm phong đạt tiêu chuẩn ISO 17712 và còn nguyên vẹn như ban đầu, thông tin về loại seal, số seri seal chính xác thì xác suất lô hàng chỉ cần kiểm tra sơ bộ bên ngoài, không cần kiểm tra toàn bộ là rất cao.

Bước 5: Lập biên bản kiểm hoá

Cán bộ hải quan và đại diện doanh nghiệp lập biên bản kiểm hoá, ghi rõ kết quả kiểm tra. Biên bản được lập là cơ sở để xử lý những bước tiếp theo: xử lý vi phạm, thông quan…

Bước 6: Xử lý kết quả kiểm hoá

• • Nếu kết quả kiểm hoá phù hợp với khai báo, hàng hoá sẽ được thông quan.
  • Nếu phát hiện vi phạm, cơ quan hải quan sẽ xử lý theo quy định: phạt tiền, tịch thu hàng hóa, truy cứu trách nhiệm hình sự…

Bí quyết vàng để hạn chế bị kiểm hoá xuất nhập khẩu

Để hạn chế bị kiểm hoá, đặc biệt là kiểm hóa toàn bộ, doanh nghiệp cần:

• • Khai báo hải quan chính xác, đầy đủ, trung thực và đồng nhất với những loại chứng từ khác có liên quan, khớp với thực tế.
  • Chuẩn bị hồ sơ chứng từ liên quan đầy đủ: Nên sử dụng checklist để kiểm tra trước khi nộp. Một số chứng từ như HS Code hay C/O form nên làm chính xác.
  • Lựa chọn đối tác tin cậy: Nên làm việc với nhà cung cấp, hãng vận tải, đại lý hải quan uy tín, có kinh nghiệm, tuân thủ pháp luật và có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý những rủi ro trong quá trình thực hiện quy trình XNK.
  • Tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật có liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hoá.
  • Hợp tác chặt chẽ với cơ quan hải quan, tạo điều kiện thuận lợi và phối hợp với cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra.
  • Xây dựng lịch sử thông quan tốt: Những doanh nghiệp lâu năm, hồ sơ thông quan sạch sẽ ít bị kiểm hoá hơn.
  • Nâng cao năng lực làm việc của nhân viên logistic: Thường xuyên đào tạo nhân viên về các quy định hải quan, quy trình thông quan, và cách xử lý những tình huống phát sinh…
  • Sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn ISO 17712 chống giả mạo: Seal niêm phong có vai trò quan trọng trong quy trình kiểm hoá:

• • • Là bằng chứng đáng tin cậy chứng minh container còn nguyên vẹn, chưa bị xâm phạm trái phép
    • Giảm khả năng bị cơ quan hải quan yêu cầu mở container để kiểm tra thực tế hàng hoá toàn bộ lô hàng.
    • Tăng tốc độ thông quan.

Việc kiểm hoá, đặc biệt là kiểm hoá toàn bộ sẽ gây ra nhiều rủi ro và phiền toái cho doanh nghiệp. Vì vậy, để tránh những phiền toái không đáng có, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và chính xác, tuân thủ đúng theo các quy định, sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn. Hãy nhớ “HIỂU QUY TRÌNH + CHỦ ĐỘNG CHUẨN BỊ = HẠN CHẾ RỦI RO + THÔNG QUAN NHANH CHÓNG”.

Đừng để kiểm hoá gây khó khăn cho bạn. Hãy liên hệ với Kim Hải để được tư vấn về các giải pháp niêm phong container an toàn hiệu quả, giảm nguy cơ kiểm hoá toàn bộ.