4 bước niêm phong cửa kho theo tiêu chuẩn hải quan

Trong ngành xuất nhập khẩu, hàng hoá trước khi xuất khẩu sẽ được lưu kho để làm thủ tục và kiểm tra hải quan. Trong thời gian này, để đảm bảo hàng hóa an toàn và còn nguyên vẹn, bắt buộc phải tuân theo quy định của hải quan về niêm phong cửa kho. Hãy cùng Kim Hải tìm hiểu quy trình 4 bước niêm phong cửa kho theo tiêu chuẩn hải quan để tránh rủi ro và đảm bảo quá trình thông quan suôn sẻ.

Niêm phong cửa kho là gì? Vì sao niêm phong cửa kho lại quan trọng trong quy trình hải quan?

Niêm phong cửa kho là hành động sử dụng các loại seal niêm phong để “khoá” cửa kho, đảm bảo cửa kho không bị mở trái phép trước khi được kiểm tra và đến nơi giao nhận. Đây là quy trình bắt buộc trong ngành vận tải logistic, xuất nhập khẩu và tuân theo quy định của hải quan.

Vì sao niêm phong cửa kho lại quan trọng và là quy trình hải quan bắt buộc?

• • Ngăn chặn các hành vi xâm nhập trái phép, bảo vệ hàng hóa không bị mất mát.
  • Đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hoá
  • Tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật
  • Thông quan nhanh chóng
  • Tránh rủi ro khi kiểm tra thực tế
  • Xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình lưu trữ và vận chuyển, giảm thiểu tranh chấp.
  • Xây dựng niềm tin với đối tác và cơ quan chức năng
  • Bảo vệ được thương hiệu

Niêm phong cửa kho không đúng chuẩn hoặc chỉ mắc một lỗi nhỏ cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị:

• • Phân luồng đỏ, kéo dài thời gian thông quan.
  • Lô hàng được tái kiểm tra lại, gắt gao hơn
  • Mất niềm tin với đối tác, đặc biệt với những doanh nghiệp nước ngoài.

Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, niêm phong cửa kho không đúng quy định sẽ bị xử phạt từ 1 – 20 triệu đồng hoặc bị kéo dài thời gian thông quan.

Các loại seal niêm phong thường dùng để niêm phong cửa kho

Có rất nhiều loại seal niêm phong cửa kho với mức độ bảo mật khác nhau. Để việc niêm phong đạt được hiệu quả và tiết kiệm chi phí, bạn nên chọn loại seal niêm phong phù hợp. Dưới đây là 4 loại seal niêm phong phổ biến nhất dùng để niêm phong kho

• • Seal cối: Là loại seal có cấu tạo chắc chắn, cơ chế khóa phức tạp, có độ bảo mật cao nhất và được lựa chọn nhiều nhất. Seal cối được dùng để niêm phong những loại cửa kho, cửa container đặc biệt.
  • Seal cáp thép: Là loại seal có độ bền cao, chịu lực tốt, mức độ bảo mật cao.
  • Seal nhựa hãm thép: Có cấu tạo đơn giản, dễ sử dụng, thường dùng niêm phong cửa kho thông thường.
  • Seal điện tử: Là loại seal công nghệ cao và được sử dụng cho những lô hàng có giá trị lớn. Loại seal này giúp theo dõi và ghi lại dữ liệu đóng mở cửa kho theo thời gian thực.

Danh sách các loại seal niêm phong kho hàng chất lượng cao tại Kim Hải, xem tại đây

4 lưu ý khi chọn seal niêm phong kho hàng

• • Seal niêm phong phải phù hợp với điều kiện kho
  • Seal niêm phong phải đạt tiêu chuẩn theo quy định và có số seal duy nhất
  • Độ bền cao, chịu được những tác động ngoại lực cũng như điều kiện môi trường khắc nghiệt
  • Seal niêm phong sau khi đóng không thể mở được trừ khi bị phá huỷ, không thể làm giả được và tái sử dụng.

Để niêm phong cửa kho bạn có thể lựa chọn 1 trong 4 loại seal trên. Trong nhiều trường hợp, có thể kết hợp cùng lúc 2 loại seal niêm phong để tăng độ an toàn cho kho hàng.

Để có thể đáp ứng đủ những tiêu chí trên, doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị cung cấp giải pháp niêm phong uy tín,có kinh nghiệm nhiều năm cung cấp nhiều loại seal niêm phong chất lượng cao.

Quy trình 4 bước niêm phong cửa kho theo tiêu chuẩn hải quan

Để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất và đáp ứng đủ các yêu cầu hải quan, khi tiến hành niêm phong kho hàng, bạn nên tuân thủ nghiêm túc quy trình niêm phong dưới đây

Bước 1: Kiểm tra cửa kho và seal niêm phong

Kiểm tra cửa kho:

• • Cửa kho có thể đóng mở dễ dàng, đóng chặt, không hư hỏng, các chốt khoá hoạt động bình thường.
  • Xác nhận một lần nữa chủng loại, số lượng hàng có trong kho có khớp với hồ sơ không.

Kiểm tra seal niêm phong:

• • Chọn seal niêm phong phù hợp với cửa kho và loại hàng hoá
  • Kiểm tra seal có đạt tiêu chuẩn không, số seri có rõ ràng sắc nét không, đảm bảo không sử dụng seal giả, seal kém chất lượng.

Bước 2: Ghi nhận thông tin 

• • Ghi lại số seal: Ghi lại số seri trên thân seal vào sổ hoặc phần mềm quản lý kho.
  • Ghi lại thời gian niêm phong, người thực hiện niêm phong.

Bước 3: Niêm phong cửa kho

• • Xác định vị trí niêm phong: Thường niêm phong tại vị trí khóa hoặc chốt
  • Niêm phong cửa kho: Lắp seal niêm phong vào vị trí cần niêm phong và tiến hành niêm phong
  • Lưu lại hình ảnh/ video lúc niêm phong cửa kho.
  • Ghi lại số seal vào phiếu giao nhận, tờ khai hải quan.

Bước 4: Kiểm tra và duy trì an toàn

• • Kiểm tra định kỳ: Để nhanh chóng phát hiện được những dấu hiệu bất thường, nên kiểm tra seal niêm phong định kỳ.
  • Lập biên bản: Sau mỗi lần kiểm tra cần lập biên bản ghi lại tình trạng thực tế của seal niêm phong
  • Báo cáo sự cố: Khi phát hiện seal niêm phong bị hỏng hoặc có dấu hiệu bị can thiệp, cần báo cáo ngay cho người quản lý
  • Dán tem cảnh báo
  • Có thể sử dụng camera giám sát vị trí kho hàng.

Checklist những việc cần làm khi niêm phong cửa kho

Ο  Chọn đúng loại seal phù hợp

Ο  Ghi lại số seri seal

Ο  Chụp ảnh/ video quá trình niêm phong

Ο  Cập nhập vào chứng từ

Ο  Giám sát bằng camera hoặc kiểm tra thủ công định kỳ

Ο  Có quy trình xử lý khi seal bị hỏng hoặc có dấu hiệu xâm phạm

Những câu hỏi thường gặp khi niêm phong cửa kho

Có quy định cụ thể nào về niêm phong cửa kho không?

Trả lời

Các quy định về niêm phong cửa kho có thể khác nhau tùy vào loại hàng hoá, phương thức vận chuyển và các quy định của cơ quan hải quan. Tuy nhiên, quy định chung mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần tuân thủ đó là seal niêm phong phải có độ bảo mật cao, đạt tiêu chuẩn theo quy định.

Ai là người chịu trách nhiệm niêm phong cửa kho?

Trả lời

Tuỳ vào thoả thuận giữa các bên mà người niêm phong cửa kho có thể là người gửi hàng, người vận chuyển hoặc người quản lý kho.

Nếu seal niêm phong bị hỏng thì xử lý thế nào?

Trả lời

Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện seal niêm phong bị hỏng hoặc có dấu hiệu bị xâm phạm, cần lập biên bản ghi nhận sự việc, thông báo cho người quản lý và tiến hành kiểm tra hàng hoá.

Mua seal niêm phong cửa kho ở đâu chất lượng và uy tín

Trả lời

Bạn nên tìm mua seal niêm phong ở những nhà cung cấp uy tín, chuyên kinh doanh các giải pháp niêm phong hàng hóa. Khi mua hàng tại KIm Hải Seals, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng đồng thời có thể được tư vấn để tối ưu quy trình niêm phong.

Niêm phong cửa kho theo tiêu chuẩn hải quan không chỉ là tuân thủ theo quy định mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín và trách nhiệm của doanh nghiệp với đối tác. Còn bạn, bạn đã sẵn sàng nâng cao mức độ an toàn hàng hoá cho doanh nghiệp mình chưa? Hãy xây dựng quy trình niêm phong cửa kho chi tiết với đầy đủ checklist theo sát quy định của hải quan. Nếu bạn còn thắc mắc về quy trình hay giải pháp seal niêm phong, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.