Rút ngắn thời gian thông quan – 4 chiến lược từ chuyên gia XNK

Khi chờ đợi thông quan, bạn chắc chắn sẽ hiểu rõ câu thời gian là vàng bạc. Mỗi giờ, mỗi ngày trôi qua mà hàng hoá vẫn nằm chờ thông quan đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn đang “đốt tiền” vào đủ mọi chi phí phát sinh. Làm sao để rút ngắn thời gian thông quan, giữ chân khách hàng và tăng lợi thế cạnh tranh? Bài viết dưới đây có thể là một gợi ý giúp bạn.

Thời gian thông quan là gì?

Thời gian thông quan là khoảng thời gian cần thiết để cơ quan hải quan hoàn thành các thủ tục kiểm tra giấy tờ, hàng hoá và phê duyệt cho hàng hoá được xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Thời gian thông quan không cố định, chúng có thể nhanh (vài giờ) hoặc chậm (vài ngày, thậm chí vài tuần) tùy thuộc vào:

• • Loại hàng hoá xuất nhập khẩu
  • Chứng từ có đầy đủ, chính xác và nhất quán không
  • Khối lượng hàng hoá
  • Phương thức vận tải
  • Quy định và thủ tục hải quan ở mỗi nước
  • Kiểm tra thực tế hàng hoá
  • Mức độ tuân thủ, lịch sử XNK của doanh nghiệp

Thời gian thông quan càng chậm, đồng nghĩa với việc:

• • Tăng chi phí phát sinh: chi phí lưu kho, chi phí bến bãi, chi phí điều phối giao nhận…
  • Giảm uy tín với đối tác, mất niềm tin và ảnh hưởng lớn đến những hợp đồng tiếp theo của doanh nghiệp.
  • Ảnh hưởng vòng quay vốn của doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ví dụ: Một container hàng bị delay 3 ngày tại cảng do thiếu chứng từ sẽ mất thêm tiền phí lưu container tại bãi và có thể mất một hợp đồng lớn vì giao trễ. Thiệt hại có thể lớn hơn nếu lô hàng bị kiểm tra thực tế hàng hoá, thời gian delay lâu hơn.

Lợi ích khi rút ngắn thời thông quan?

Rút ngắn thời gian thông quan không chỉ giúp hàng hoá nhanh chóng được bàn giao cho đối tác mà còn mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn, tăng lợi thế cạnh tranh:

• • Tiết kiệm chi phí logistic, có thể lên đến 20 – 30%
  • Tăng tốc vòng quay hàng hoá và dòng tiền, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
  • Cải thiện chỉ số hiệu suất giao hàng OTD
  • Nâng cao uy tín của doanh nghiệp với đối tác, cải thiện mối quan hệ với đối tác
  • Tăng khả năng cạnh tranh, dễ dàng tiếp cận thị trường mới, mở rộng thị trường
  • Giảm thiểu rủi ro phạt hành chính, kiểm hoá
  • Kiểm soát tốt toàn bộ chuỗi cung ứng

Làm sao để rút ngắn thời gian thông quan

Dưới đây là 4 chiến lược giúp bạn có thể rút ngắn thời gian thông quan rất hiệu quả

1. Chuẩn bị hồ sơ hải quan chuẩn chỉnh

Trên 70% doanh nghiệp bị chậm thông quan là do những sai sót trong hồ sơ hải quan. Một bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ, chuẩn chỉnh có thể giảm 50- 80% nguy cơ phải bổ sung, sửa chữa hồ sơ, tránh việc bị kiểm hoá và rút ngắn thời gian thông quan. Vì thế, bạn hãy cố gắng chuẩn bị hồ sơ hải quan phải:

• • Đầy đủ các loại chứng từ: Bên cạnh những chứng từ bắt buộc như tờ khai hải quan, hoá đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, C/O…bạn cần chuẩn bị những loại chứng từ khác bắt buộc phải có đối với loại hàng hoá của doanh nghiệp bạn.
  • Khai báo thông tin trung thực, chính xác, đầy đủ và có tính nhất quán
  • Sử dụng chữ ký số để có thể khai báo hải quan điện tử, vừa giúp tiết kiệm thời gian, có thể kiểm tra lỗi tự động giúp giảm sai sót đến 80%
  • Kiểm tra thật kỹ toàn bộ hồ sơ, chứng từ hải quan trước khi nộp cho cơ quan hải quan. Đặc biệt tên hàng hoá, mã HS Code, thông tin seal niêm phong, chữ ký đầy đủ
  • Thường xuyên cập nhập những thông tin, quy định mới nhất của cơ quan hải quan để  đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ đúng luật hải quan.
  • Hồ sơ nên chuẩn bị đầy đủ trước, nếu có sai sót có thời gian để sửa chữa.

>>> Tham khảo: 10+ loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng

2. Tận dụng các cơ chế ưu tiên thông quan

• • Đăng ký trở thành doanh nghiệp ưu tiên AEO: Doanh nghiệp AEO sẽ được ưu tiên rút ngắn thời gian thông quan, giảm kiểm tra hàng hoá. Để trở thành doanh nghiệp AEO, bạn cần đáp ứng nhiều tiêu chí của cơ quan hải quan.
  • Phân luồng xanh: Hàng hoá phân luồng xanh sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá. Để có thể được phân luồng xanh, bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp còn cần phải có lịch sử tuân thủ tốt các quy định hải quan.
  • Khai báo trước, thông quan sau: Doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo trước khi hàng đến cảng hoặc cửa khẩu để tiết kiệm thời gian chờ đợi.
  • Thông quan điện tử: Doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS để nộp tờ khai hải quan giúp tiết kiệm thời gian và tránh việc thiếu sót chứng từ. Nhờ ứng dụng hệ thống VNACCS/VCIS, đã giúp rút ngắn thời gian thông quan rất nhiều, từ vài ngày xuống vài giờ hoặc chỉ một ngày.

3. Hợp tác với đối tác uy tín

Muốn rút ngắn thời gian thông quan, hãy nhớ hợp tác với những đối tác uy tín làm dịch vụ hải quan, logistic

• • Sử dụng dịch vụ logistic trọn gói từ nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp để được hỗ trợ từ A-Z nếu bạn chưa đủ tự tin để làm các thủ tục hải quan.
  • Hợp tác với đại lý hải quan để được hỗ trợ giải đáp, tư vấn và hỗ trợ khi làm thủ tục hải quan, tăng tỷ lệ đạt luồng xanh , rút ngắn thời gian thông quan.
  • Xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan: Tuân thủ đúng quy định, phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan khi cần thiết…

4. Sử dụng seal niêm phong đạt chuẩn quốc tế

Seal niêm phong không chỉ làm một thiết bị giúp bảo vệ nguyên vẹn hàng hoá, tránh những hành vi gian lận mà trong hoạt động xuất nhập khẩu, chúng là một phần quan trọng có ảnh hưởng đến những quyết định của cơ quan hải quan trong việc đánh giá mức độ an toàn, khả năng tuân thủ quy định hải quan.

Làm sao để seal niêm phong là một trong nhiều yếu tố có thể rút ngắn thời gian thông quan của lô hàng?

• • Seal niêm phong cần đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 17712, nguồn gốc rõ ràng, có độ bảo mật cao, tránh giả mạo, tránh việc lô hàng bị can thiệp trái phép.
  • Số seal niêm phong chính xác, rõ ràng, không có dấu hiệu sửa chữa, đối chiếu chính xác với hồ sơ, chứng từ và hệ thống hải quan điện tử.
  • Seal niêm phong còn nguyên vẹn như ban đầu, gắn chắc chắn, đủ số lượng, đúng mã số seal…sẽ giúp lô hàng được phân luồng xanh, tránh kiểm tra thực tế và rút ngắn thời gian thông quan.

Một số loại seal niêm phong có thể sử dụng: seal cối, seal niêm phong cáp, seal nhựa khóa thép…

Cần tư vấn chọn seal niêm phong phù hợp giúp rút ngắn thời gian thông quan? Hãy liên hệ với Kim Hải 0909.630.869 ngay bạn nhé!

Rút ngắn thời gian thông quan là điều mong muốn của tất cả doanh nghiệp hoạt động XNK. Không chỉ là tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận mà quan trọng hơn hết, rút ngắn thời gian thông quan giúp doanh nghiệp nâng cao ưu thế cạnh tranh, mở rộng thị trường và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Doanh nghiệp của bạn đang áp dụng chiến lược gì để rút ngắn thời gian thông quan? Hãy chia sẻ cùng chúng tôi nhé!