9 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp XNK

Trong chuỗi cung ứng, tồn kho tưởng chỉ là một yếu tố nhỏ nhưng lại vô cùng quan trọng. Tồn kho quá nhiều đồng nghĩa với chi phí lưu kho cao, hư hỏng hàng hóa, nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Ngược lại, nếu tồn kho ít có thể dẫn đến nguy cơ thiếu hụt hàng hoá, mất cơ hội bán hàng, gián đoạn sản xuất… Vì thế, doanh nghiệp cần phải có phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả để có thể cân bằng được cung và cầu, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Trong bài viết dưới đây, Kim Hải sẽ gợi ý cho bạn:

• • 9 phương phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả
  • 4 cách chọn phương pháp quản lý tồn kho phù hợp với doanh nghiệp bạn.

Tầm quan trọng của quản lý tồn kho

• • Tối ưu hóa dòng tiền và vốn lưu động của doanh nghiệp, không để dòng vốn “chết” trong kho và nhiều rủi ro khác về tài chính.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động và sản xuất, tối ưu quy trình, sản xuất liên tục không bị gián đoạn.
  • Giúp tăng sự hài lòng của khách hàng, nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
  • Quản lý tồn kho tốt giúp đặt nền móng cho những quyết định kinh doanh chiến lược trong tương lai nhờ có được dữ liệu chính xác để phân tích, dự báo thị trường

>>> Xem thêm: Quản lý tồn kho & 6 nhóm sai lầm phổ biến nhất

9 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả và phổ biến nhất 2025

Trong quản lý tồn kho, có rất nhiều phương pháp quản lý tồn kho khác nhau đang được áp dụng. Có thể kế đến như:

1. Phương pháp quản lý tồn kho JIT  (Just-in-Time) – Đúng lúc

Theo JIT, hàng hóa chỉ được đặt và nhập hàng khi doanh nghiệp thực sự có nhu cầu. Thay vì để một lượng lớn hàng tồn kho, quản lý kho theo JIT sẽ chỉ duy trì lượng tồn kho tối thiểu dự phòng từ đó giảm các chi phí liên quan.

Ưu điểm 

• • Tiết kiệm các chi phí liên quan đến tồn kho
  • Hạn chế hàng hoá tồn đọng, hư hỏng do tồn kho quá lâu, hàng hoá lỗi thời.
  • Cải thiện dòng tiền

Nhược điểm 

• • Dễ bị gián đoạn sản xuất nếu chuỗi cung ứng gặp sự cố bất ngờ
  • Phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất có nhu cầu ổn định, sản phẩm ít biến động.
  • Nếu đặt hàng thường xuyên với số lượng ít, có thể tăng chi phí vận chuyển
  • Cần phải có mối quan hệ tốt và tin cậy với nhà cung cấp để đảm bảo ổn định nguồn hàng.

2. Phương pháp quản lý tồn kho ABC Analysis – Phân tích ABC

Theo ABC Analysis, hàng tồn kho sẽ được phân thành 3 nhóm dựa trên giá trị và tầm quan trọng của chúng.  Phương pháp quản lý tồn kho thường sẽ ABC Analysis thường phù hợp với doanh nghiệp có nhiều loại hàng hoá khác nhau.

• • Nhóm A: Các mặt hàng quan trọng nhất, có giá trị cao, số lượng ít cần được quản lý và kiểm soát chặt 
  • Nhóm B: Các mặt hàng có giá trị trung bình, quản lý ở mức độ vừa phải 
  • Nhóm C: Các mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, quản lý đơn giản 

Ưu điểm 

• • Tập trung nguồn lực kiểm soát nhóm hàng hoá có giá trị cao
  • Giảm thiểu rủi ro mất mát lớn

Nhược điểm 

• • Cần kiểm kê, phân tích dữ liệu định kỳ để kiểm soát việc thất thoát, hư hỏng hàng hoá
  • Có thể bỏ qua tầm quan trọng chiến lược của một số mặt hàng nhóm C

3. Phương pháp quản lý tồn kho EOQ (Economic Order Quantity) – Số lượng đặt hàng kinh tế

EOQ sẽ tính toán số lượng đặt hàng tối ưu cho một loại hàng hóa cụ thể trong khoảng thời gian nhất định để giảm thiểu chi phí. EOQ phù hợp với những doanh  nghiệp có nhu cầu sản phẩm ổn định, chi phí đặt hàng và lưu giữ có thể xác định rõ ràng.

EOQ được tính dựa trên chi phí đặt hàng, chi phí lưu trữ và nhu cầu thực tế hàng năm.

Ưu điểm 

• • Tối ưu chi phí liên quan đến tồn kho
  • Dễ áp dụng với điều kiện thông số đầu vào ổn định

Nhược điểm 

• • Khó áp dụng nếu nhu cầu biến động, chi phí không ổn định
  • Không tính đến việc giảm giá theo số lượng, thời gian giao hàng

4. Phương pháp quản lý tồn kho FIFO (First-In, First-Out) – Nhập trước xuất trước

Theo FIFO, việc xử lý hàng hoá trong kho sẽ tuân thủ theo nguyên tắc hàng hoá nhập kho trước sẽ được xuất trước. FIFO là phương pháp quản lý tồn kho thường được áp dụng ở các doanh nghiệp thực phẩm, dược phẩm, ngành bán lẻ hay những sản phẩm có vòng đời ngắn.

Ưu điểm: Giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và tránh lãng phí do hàng hoá có hạn sử dụng, dễ hư hỏng hoặc hàng hóa dễ lỗi thời.

Nhược điểm: Hệ thống quản lý kho hàng chính xác và có đủ khả năng theo dõi thời gian nhập hàng, tránh để hàng hóa hết hạn.

5. Phương pháp quản lý tồn kho LIFO (Last In, First Out) – Nhập sau, xuất trước

Theo LIFO, hàng hóa trong kho sẽ được xử lý theo nguyên tắc hàng hóa nhập kho sau sẽ được xuất kho trước. Nguyên tắc này thường sẽ liên quan đến kế toán và không phổ biến trong quản lý kho vật lý thực tế.

Ưu điểm: Tạo được lợi thế về thuế trong giai đoạn lạm phát

Nhược điểm: Ít được dùng trong quản lý kho vật lý thực tế

6. Phương pháp quản lý tồn kho MRP (Material Requirements Planning) – Hoạch định nhu cầu vật tư

MRP là một phần mềm hệ thống có khả năng giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho, lập kế hoạch sản xuất và lên lịch trình giao hàng. MRP sẽ xác định được số lượng nguyên vật liệu cần thiết, thời điểm cần có để sản xuất. MRP phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất, có quy trình sản xuất phức tạp.

Ưu điểm

• • Tối ưu tồn kho nguyên vật liệu, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa nguyên vật liệu.
  • Cải thiện và nâng cao hiệu quả lập kế hoạch sản xuất cũng như giao hàng.

Nhược điểm 

• • Dữ liệu cần phải chính xác và cập nhập liên tục lên hệ thống
  • Hệ thống phức tạp, vốn đầu tư ban đầu lớn
  • Yêu cầu nhân sự có trình độ và nghiệp vụ

7. Phương pháp quản lý tồn kho Min/Max Inventory Levels – Mức tồn kho tối thiểu/tối đa

Theo phương pháp này, khi quản lý tồn kho cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu (hay điểm đặt hàng lại) và mức tồn kho tối đa cho mỗi loại hàng hoá. Khi lượng hàng trong kho đạt mức tồn kho tối thiểu, bạn sẽ đặt đơn hàng mới để lượng tồn kho đạt mức tối đa. Phương pháp quản lý tồn kho này phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm có nhu cầu ổn định.

Ưu điểm

• • Đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện
  • Duy trì được lượng tồn kho an toàn

Nhược điểm

• • Ít linh hoạt khi có thị trường biến động hoặc có nhu cầu lớn
  • Có thể dẫn đến tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt nếu đặt mức tồn kho Min/Max không phù hợp.

8. Phương pháp quản lý tồn kho Cycle Counting – Kiểm kê chu kỳ

Phương pháp kiểm kê chu kỳ là phương pháp cơ bản được áp dụng phổ biến ở mọi doanh nghiệp. Thay vì kiểm kê toàn bộ kho hàng, theo phương pháp này, doanh nghiệp sẽ chia nhỏ từng loại hàng hoá về kiểm kê luân phiên theo lịch trình để biết sự chênh lệch giữa hàng tồn kho thực tế và tồn kho sổ sách.

Phương pháp kiểm kê chu kỳ tồn kho ABC là sự kết hợp của phương pháp Cycle Counting và phương pháp ABC Analysis để tăng hiệu quả.

Ưu điểm

• • Đơn giản, dễ áp dụng, không cần sự hỗ trợ hay đầu tư công nghệ.
  • Không làm gián đoạn hoạt động kho
  • Giảm khối lượng công việc
  • Kiểm tra thủ công nên có thể phát hiện hàng hư hỏng và chênh lệch thực tế nếu có để có biện pháp xử lý sớm.
  • Nâng cao độ chính xác của dữ liệu tồn kho .

Nhược điểm

• • Phát hiện hàng hoá thất thoát chậm
  • Đòi hỏi nhân lực có kỹ năng quản lý và được đào tạo kỹ lưỡng

Gợi ý: Sử dụng seal niêm phong màu cho các kiện hàng, container để tối ưu việc quản lý tồn kho, hạn chế gian lận, nâng cao hiệu quả quản lý. Tham khảo Seal niêm phong nhựa màu vàng & 4 cách tối ưu quản lý kho hàng.

9. Phương pháp quản lý tồn kho bằng phần mềm logistic ERP, WMS

Đây là phương pháp quản lý tồn kho bằng cách sử dụng các phần mềm hiện đại và chuyên nghiệp. Phương pháp quản lý này hiện  đang là xu thế trong hoạt động logistic, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn, có nhiều loại hàng hóa cần quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả. Các phần mềm quản lý hàng hoá như ERP, WMS sẽ là giải pháp tuyệt vời cho bạn,

Ưu điểm

• • Dữ liệu được đồng bộ trên hệ thống nên dễ dàng theo dõi, quản lý và lập báo cáo
  • Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công
  • Nâng cao hiệu quả công việc

Nhược điểm

• • Chi phí đầu tư ban đầu lớn
  • Cần đào tạo nhân lực.

Trên đây là tổng hợp 9 phương pháp quản lý tồn kho được sử dụng nhiều và mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, dù bạn quản lý bằng phương pháp nào, hãy sử dụng thêm những biện pháp vật lý khác để hỗ trợ nâng cao hiệu quả và tránh gian lận như kiểm tra thực tế, dung seal niêm phong hay camera giám sát.

Làm sao để chọn đúng phương pháp quản lý tồn kho cho doanh nghiệp bạn?

Mỗi phương pháp quản lý tồn kho sẽ có những đặc điểm, ưu và nhược điểm riêng phù hợp với từng sản phẩm và đặc thù doanh nghiệp. Vì thế, để có thể chọn được phương pháp quản lý tồn kho phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình, bạn hãy trả lời 4 câu hỏi sau:

1. Công ty đang kinh doanh ngành hàng gì?

• • Với ngành thực phẩm, dược phẩm, bán lẻ, thời trang: Ưu tiên phương pháp quản lý tồn kho FIFO để đảm bảo chất lượng sản phẩm, sản phẩm đúng xu hướng, tránh lỗi thời
  • Với ngành sản xuất: Phương pháp MRP sẽ là ưu tiên số 1 hoặc nếu bạn có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, có thể lựa chọn JIT
  • Ngành phụ tùng, linh kiện: Hãy áp dụng phương pháp ABC Analysis để tập trung quản lý những mặt hàng quan trọng

2. Quy mô và nguồn lực công ty như thế nào?

• • Với doanh nghiệp vừa và nhỏ: Ưu tiên lựa chọn Min/Max Inventory Levels hoặc ABC Analysis đơn giản
  • Với doanh nghiệp lớn: Nên đầu tư vào hệ thống MRP, ERP, WMS hoặc có thể tích hợp nhiều phương pháp để tối ưu hiệu quả quản lý tồn kho.

3. Tính chất và nhu cầu hàng hoá của doanh nghiệp là gì?

• • Nếu nhu cầu ổn định: Nên triển khai theo phương pháp EOQ hoặc Min/Max Inventory Levels
  • Nếu nhu cầu có biến động: Bạn cần hệ thống dự báo mạnh mẽ, nên sử dụng phần mềm quản lý tồn kho chuyên nghiệp và phối hợp nhiều phương pháp.

4. Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp là gì?

• • Muốn giảm chi phí tối đa: Chọn phương pháp quản lý JIT
  • Muốn đảm bảo trong kho luôn có hàng để xuất khi cần: Chọn phương pháp quản lý kho hàng Min/Max Inventory Levels

Thực tế là, dù phương pháp quản lý tồn kho của bạn có hiện đại hay hiệu quả thế nào vẫn có thể có sai sót. Do đó, bạn cần thêm lớp bảo vệ vật lý khác, phối hợp cùng với những phương pháp trên để giải quyết vấn đề an ninh hàng hoá. Một chiếc seal niêm phong nhỏ hay camera giám sát 24/7 sẽ giúp hàng hoá an toàn hơn rất nhiều.

Trên đây là 9 phương pháp quản lý tồn kho phổ biến và hiệu quả nhất đang được các doanh nghiệp áp dụng. Tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, bạn có thể chọn một hoặc kết hợp hai phương pháp cùng lúc để nâng cao hiệu quả. Và nói nhỏ thêm cho bạn, hãy sử dụng thêm seal niêm phong chống giả mạo, chất lượng cao vào từng bước nhỏ trong quy trình quản lý tồn kho, bạn sẽ có bất ngờ đấy.

Để tìm hiểu kỹ hơn về tác dụng tối ưu quản lý kho hàng của seal niêm phong, bạn có thể tham khảo thêm bài viết này.

Bạn đang đi tìm giải pháp niêm phong an toàn và tiết kiệm cho kho hàng? Liên hệ với Kim Hải 0909.630.869 để được tư vấn và nhận báo giá cho từng loại seal niêm phong chất lượng cao.