Hệ thống quản lý kho hàng WMS và 7 lợi ích trong logistics

Cùng với hệ thống ERP Logistics, phần mềm quản lý vận tải TMS, hệ thống quản lý kho hàng WMS là một phần mềm vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu:

• • Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
  • Cách hoạt động của hệ thống quản lý kho hàng WMS
  • Lợi ích của hệ thống WMS với hoạt động logistics của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS – Warehouse Management System là một phần mềm được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ và tối ưu hoá các hoạt động trong kho hàng.

Nhờ có hệ thống WMS, doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý hiệu quả toàn bộ quy trình hoạt động của kho. Quản lý hàng tồn kho, xuất/ nhập hàng hoá, kiểm kê, kiểm soát hàng hoá theo thời gian thực, đóng gói, tối ưu vị trí lưu trữ, vận chuyển… được tự động hoá đến 80%, nhanh chóng và chính xác.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp:

• • Giảm sai sót trong quá trình quản lý hàng hoá, đặc biệt với những doanh nghiệp lớn
  • Tăng tốc độ xử lý đơn hàng
  • Tối ưu không gian lưu trữ
  • Giảm thất thoát hàng hoá
  • Tiết kiệm 20 – 30% chi phí nhân công

Hệ thống quản lý kho hàng WMS hoạt động như thế nào?

Cũng giống như hệ thống TMS, hệ thống WMS hoạt động dựa trên việc thu thập, xử lý dữ liệu thời gian thực cho phép người dùng có cái nhìn bao quát nhất về tình trạng thực tế của kho hàng và có thể điều phối các hoạt động hiệu quả hơn.

Quy trình hoạt động cơ bản của hệ thống quản lý kho hàng WMS bao gồm:

1. Nhập hàng

Khi có hàng mới nhập kho, hàng hoá được quét mã vạch, trên hệ thống WMS sẽ ghi nhận những thông tin chi tiết như: Tên hàng hoá, số lượng, đặc tính, kích thước, vòng quay sản phẩm… từ đó xác định được vị trí lưu trữ tối ưu nhất trong kho

2. Lưu trữ và quản lý tồn kho

• • WMS sẽ phân vùng hàng hóa theo FEFO/FIFO, tối ưu vị trí lưu trữ hàng hoá giúp tiết kiệm không gian kho đồng thời nhân viên di chuyển, lấy hàng, kiểm tra hàng cũng thuận tiện hơn.
  • WMS cũng đưa ra những cảnh báo tồn kho (gần hết, tồn lâu) để nhân viên có hướng xử lý

3. Xuất hàng

• • WMS sẽ sắp xếp những đơn hàng ưu tiên
  • Dựa trên vị trí lưu trữ để đưa ra lộ trình nhặt hàng tối ưu giúp tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót hàng
  • Đóng gói và chuẩn bị cho quá trình vận chuyển: chọn đơn vị vận chuyển phù hợp, in vận đơn…

4. Kiểm kê

Nhờ sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS, việc kiểm kê hàng hóa định kỳ hay đột xuất cũng đơn giản hơn, ít sai sót hơn, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho.

5. Báo cáo và phân tích dữ liệu

• • Bên cạnh đó, WMS có thể cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình kho hàng, hiệu suất hoạt động, thống kê lượng hàng tồn, vòng quay hàng hoá…
  • Đưa ra quyết định xử lý: nhập thêm hàng, thanh lý, điều chuyển, tối ưu không gian kho…
  • Hệ thống WMS có thể hoạt động độc lập hoặc có thể kết nối, tích hợp vào cùng hệ thống khác để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Vai trò của hệ thống quản lý kho hàng WMS trong hoạt động logistic

1. Tăng năng suất

Các quy trình trong kho hàng được tự động hoá đến 80%, giảm thiểu thời gian xử lý đơn và công sức của nhân viên.

2. Giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hoá

Tất cả mọi hoạt động trong kho được điều hành, quản lý và thực hiện trên hệ thống quả lý khó hàng WMS nên có độ chính xác cao, giảm sai sót, thất thoát hàng hoá hơn so với khi làm việc thủ công, đặc biệt trong các hoạt động xuất nhập hàng, kiểm kê.

Theo dõi và cảnh báo hàng sắp hết hạn, hàng gần hết, hàng tồn đọng nhiều.

3. Tối ưu hoá không gian trong kho

Dựa trên đặc tính, kích thước, vòng quay hàng hoá, hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ gợi ý vị trí sắp xếp một cách khoa học, tận dụng tối đa diện tích của kho, tăng 20% diện tích lưu trữ.

4. Nâng cao khả năng theo dõi, báo cáo theo thời gian thực

Theo dõi chính xác vị trí và tình trạng của hàng hoá, doanh thu…và tổng hợp báo cáo, phân tích để có quyết định chính xác

5. Tăng khả năng mở rộng vận hành

Khi kho được mở rộng, lượng hàng hoá nhiều hơn, doanh nghiệp không cần bổ sung thêm nhân sự, hệ thống quản lý kho hàng WMS vẫn có thể xử lý công việc hiệu quả.

6. Dễ dàng kết nối với phần mềm khác

Hệ thống WMS có thể kết nối và đồng bộ dữ liệu với những phần mềm khác như ERP, TMS, phần mềm kế toán, bán hàng để tạo một chuỗi dữ liệu thống nhất, đồng bộ cho doanh nghiệp.

7. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Tốc độ giao hàng nhanh, chính xác, đúng hẹn là điểm cộng giúp doanh nghiệp biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý vận tải TMS

Chi phí cho hệ thống quản lý kho hàng WMS là bao nhiêu?

Chi phí cho hệ thống WMS trong doanh nghiệp bao gồm:

• • Chi phí phần mềm: Mua bản quyền hoặc thuê phần mềm
  • Chi phí phần cứng: Chi phí mua các thiết bị như máy quét mã vạch, máy tính…
  • Chi phí triển khai: Chi phí cài đặt, cấu hình, đào tạo nhân viên
  • Chi phí bảo trì và nâng cấp: Duy trì và nâng cấp để hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả

Thông thường, chi phí lắp đặt và sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ khác nhau, tùy thuộc vào những yếu tố sau:

• • Quy mô kho và số lượng SKU: Kho hàng càng lớn, yêu cầu tích hợp tính năng càng nhiều, SKU nhiều hệ thống phải xử lý nhiều dữ liệu hơn, chi phí sẽ cao hơn những kho hàng bé, lượng SKU ít.
  • Loại hình triển khai WMS: WMS triển khai trên nền tảng đám mây thường sẽ có chi phí ban đầu thấp hơn nền tảng tại chỗ. Tuy nhiên, chúng có thể có thêm chi phí hàng tháng.
  • Các tính năng tích hợp trong WMS: Ngoài những tính năng chung, nếu doanh nghiệp có nhu cầu cài đặt thêm một số tính năng nâng cao khác, chi phí sẽ cao hơn.
  • Nhà cung cấp hệ thống WMS: Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách giá khác nhau

Những câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý kho hàng WMS

❓ Hệ thống WMS phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

WMS phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ cho đến doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp hoạt động ở nhiều ngành nghề khác nhau.

❓ Triển khai hệ thống quản lý kho hàng WMS mất bao lâu?

Thời gian triển khai hệ thống WMS sẽ phụ thuộc  vào nhiều yếu tố như quy mô kho hàng, độ phức tạp của hệ thống, yêu cầu của doanh nghiệp… Thông thường sẽ mất vài tuần đến vài tháng.

❓ Hệ thống quản lý kho hàng WMS có dễ sử dụng không?

WMS có giao diện thân thiện, dễ sử dụng,  nhà cung cấp sẽ có những buổi training nên nhân viên kho có thể dễ dàng làm quen và sử dụng hiệu quả.

❓ Hệ thống WMS có tích hợp được với những phần mềm khác không?

Có, WMS có thể tích hợp với ERP Logistics, TMS, phần mềm kế toán…

❓ Hệ thống quản lý kho hàng WMS, ERP Logistic, TMS khác nhau như thế nào?

WMS là hệ thống quản lý kho hàng

TMS là hệ thống quản lý vận tải

ERP Logistic là hệ thống quản lý tổng thể toàn bộ quy trình logistic của doanh nghiệp.

❓ Hệ thống quản lý kho hàng WMS có phù hợp với kho lạnh, kho hàng hóa nguy hiểm không?

Có, hệ thống WMS có thể hỗ trợ quản lý nhiều kho hàng theo đặc thù ngành.

❓ Hệ thống quản lý kho hàng WMS có phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ không?

Có. Hiện nay, nhiều nhà cung cấp WMS có cho ra đời những gói WMS phù hợp với doanh nghiệp nhỏ với chi phí thấp, dễ dùng, không cần nhân viên IT.

❓ Hệ thống WMS có thể thay thế nhân viên kho?

Không, hệ thống quản lý kho hàng WMS chỉ có thể hỗ trợ, giúp tăng hiệu quả làm việc, giảm sai sót chứ không thể thay thế hoàn toàn con người.

❓ Mất kết nối Internet, hệ thống quản lý kho hàng WMS có hoạt động được không?

Nếu bạn dùng WMS Cloud, khi mất kết nối Internet, dữ liệu sẽ không được cập nhập kịp thời.

Phiên bản Hybrid hoặc On-Premise có lưu trữ cục bộ, hệ thống vẫn có thể hoạt động được.

❓ Hệ thống quản lý kho hàng WMS có thể làm giảm thất thoát, mất hàng hoá, vậy có cần sử dụng seal niêm phong không?

Có. Hệ thống WMS giúp nâng cao việc quản lý, giám sát hàng hóa, giảm thiểu việc thất thoát hàng hoá nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, bạn vẫn nên kết hợp sử dụng seal niêm phong trong quá trình lưu trữ và quản lý kho hàng để:

• • Bảo vệ nguyên vẹn hàng hóa trong quá trình lưu kho và vận chuyển
  • Ngăn chặn những hành vi gian lận, làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa
  • Giúp kiểm kê nhanh nhờ có số seri seal
  • Tạo sự minh bạch, tăng cường sự uy tín
  • Giúp kiểm soát an ninh tốt hơn

Một số seal niêm phong hay được sử dụng để quản lý kho hàng

• • Seal cối
  • Seal cáp: cáp rút, cáp bấm, cáp hộp
  • Seal nhựa lõi thép
  • Niêm chì
  • Dây rút inox

Bảo vệ hàng hóa tốt hơn nhờ seal niêm phong chất lượng cao đến từ Kim Hải. Ngăn chặn những hành vi gian lận trái phép chỉ với chiếc seal nhỏ bé. Liên hệ ngay để được hỗ trợ tư vấn và đặt hàng.

Từ thực tế đã chứng minh được, hệ thống quản lý kho hàng WMS hoạt động thực sự rất hiệu quả. Điều này thể hiện rõ ở những doanh nghiệp có quy mô kho hàng lớn và phức tạp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang:

• Cần mở rộng kho hàng
• Cần tối ưu chi phí vận hành kho
• Muốn giảm sai sót trong hoạt động kho
• Muốn kiểm soát và quản lý kho tốt hơn

Tại sao không để hệ thống WMS giúp bạn. Đa dạng gói WMS, dễ tiếp cận, dễ triển khai, dễ vận hành. Bạn còn chần chừ gì mà không áp dụng hệ thống quản lý kho hàng cho doanh nghiệp của mình?