Phần Mềm Quản Lý Vận Tải TMS có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp XNK?

Trong bài viết trước, chúng ta đã tìm hiểu phần mềm ERP Logistic – giải pháp toàn diện cho quy trình logistic. Trong bài viết hôm nay, chúng ta cùng tìm hiểu TMS – một trợ lý đắc lực giúp quản lý quy trình vận tải khoa học, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Phần mềm quản lý vận tải TMS hoạt động như thế nào? Chúng có thực sự hiệu quả không? Chi phí đầu tư có cao không? Hãy đọc tiếp bài viết dưới đây để có câu trả lời.

Phần mềm quản lý vận tải TMS là gì?

Phần mềm quản lý vận tải TMS (Transportation Management System) là một phần mềm được thiết kế giúp hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức quản lý và tối ưu hoá các hoạt động vận tải. 

TMS hoạt động như một trung tâm điều hành, giúp người dùng:

• • Lập kế hoạch
  • Lên đơn hàng
  • Chọn đơn vị vận chuyển
  • Tính cước vận chuyển
  • Theo dõi quá trình vận chuyển 

Tất cả đều được thực hiện tự động một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Trong thời đại của thương mại điện tử, nhu cầu vận chuyển hàng hoá ngày càng tăng, thì TMS là một phần mềm không thể thiếu với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, vận tải và logistic.

>>> Tham khảo: Chi phí vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS?

1. Tiết kiệm chi phí vận tải

• • TMS giúp lựa chọn được đơn vị vận chuyển có mức giá hợp lý
  • Lựa chọn tuyến đường, phương thức vận chuyển phù hợp và tiết kiệm.
  • Sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS có thể giúp giảm 10-30% chi phí logistics

2. Nâng cao hiệu quả hoạt động

• • Tự động hoá các quy trình thủ công, quản lý tự động 
  • Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, tiết kiệm đến 50% thời gian nếu xử lý thủ công.
  • Giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả hoạt động.

3. Minh bạch trong quá trình vận chuyển hàng hoá

• • TMS giúp doanh nghiệp và khách hàng có thể theo dõi vị trí và tình trạng đơn hàng theo thời gian thực.
  • TMS cũng đưa ra những cảnh báo sớm giúp doanh nghiệp có hưởng xử lý kịp thời, giảm rủi ro trong quá trình vận chuyển.

4. Tăng cường khả năng cạnh tranh

Phần mềm quản lý vận tải TMS giúp nâng tầm dịch vụ vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp: giá cước cạnh tranh, vận chuyển nhanh và an toàn, từ đó giúp tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

5. Báo cáo và phân tích tốt hơn

Phần mềm quản lý vận tải TMS còn có khả năng tổng hợp, báo cáo và phân tích dữ liệu về các phương án cũng như hiệu suất vận chuyển, từ đó có thể thay đổi điều chỉnh phương án mới tối ưu hơn.

6. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Dịch vụ giao hàng nhanh, an toàn, đúng hẹn với giá cước hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tạo được sự tin tưởng và hài lòng với khách hàng.

7. Đáp ứng chuẩn xuất nhập khẩu quốc tế

Phần mềm quản lý vận tải TMS giúp hỗ trợ quản lý chứng từ điện tử e-Document giúp doanh nghiệp thuận tiện cho những giao dịch xuyên biên giới và tuân thủ đúng quy định của hải quan.

Phần mềm quản lý vận tải TMS hoạt động như thế nào?

TMS hoạt động như trung tâm điều hành sản xuất. Tại đây, chúng thu thập thông tin về hàng hoá, đơn vị vận chuyển, người giao hàng, người mua. Từ những thông tin trên, TMS sẽ tự động phân tích dữ liệu, so sánh hiệu quả và đưa ra kết quả. Cụ thể như sau:

1. Lập kế hoạch vận chuyển

Sau khi tiếp nhận thông tin đặt hàng, TMS sẽ:

• • Xác định phương thức vận chuyển, xây dựng lộ trình tối ưu
  • Lựa chọn đơn vị vận chuyển
  • Lên lịch trình
  • Phân công tài xế

2. Quản lý đơn hàng

Để đồng bộ dữ liệu đơn hàng, nhanh chóng tiếp nhận thông tin đơn hàng, tránh bỏ sót đơn hàng, bạn nên tích hợp TMS với hệ thống ERP hoặc WMS

3. Thực hiện vận chuyển

• • Tạo và quản lý vận đơn
  • Theo dõi vị trí hàng hóa trong quá trình vận chuyển theo thời gian thực
  • Giao tiếp với đơn vị vận chuyển và xử lý sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

4. Quản lý chi phí

Tất cả các chi phí trong toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa (cước phí, phụ phí, chi phí nhiên liệu…) đều được TMS theo dõi, kiểm soát, so sánh và tìm ra giải pháp giúp tiết kiệm nhất.

5. Báo cáo và phân tích

Từ những thông tin về tình trạng hàng hoá, thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển, năng lực của đơn vị vận chuyển… sẽ được tổng hợp, phân tích và xuất báo cáo để cải thiện quy trình vận chuyển.

6. Khả năng tích hợp với những phần mềm khác

TMS không chỉ hoạt động riêng lẻ mà chúng còn có thể tích hợp với những phần mềm logistic khác để tạo ra một quy trình làm việc liền mạch.

Một số phần mềm có thể tích hợp cùng TMS: ERP logistics, phần mềm quản lý kho WMS, hệ thống thông quan…

Doanh nghiệp có nhất thiết phải sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS không?

Với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, logistic, xuất nhập khẩu, việc sử dụng phần mềm quản lý vận tải là cực kỳ cần thiết để:

• • Quản lý và theo dõi nhiều đơn hàng cùng lúc
  • Làm việc với nhiều nhà vận chuyển khác nhau
  • Vận chuyển hàng hoá trên nhiều tuyến đường, nhiều phương thức vận chuyển
  • Tăng tính minh bạch trong quá trình vận chuyển
  • Tối ưu chi phí vận chuyển hàng hoá, nâng cao hiệu quả hoạt động
  • Xuất nhập khẩu hàng hóa thuận lợi hơn
  • Xuất báo cáo chi tiết về quá trình vận chuyển hàng hoá
  • Giảm mức sai sót, tăng tốc độ xử lý đơn hàng

Chi phí triển khai phần mềm quản lý vận tải TMS có đắt không?

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• • Loại hình triển khai TMS: Triển khai tại chỗ hay đám mây? TMS triển khai dưới dạng đám mây có chi phí ban đầu thấp hơn, mở rộng dễ dàng.
  • Quy mô doanh nghiệp
  • Các tính năng khác bổ sung thêm, tích hợp với hệ thống khác
  • Nhà cung cấp

Cũng giống như phần mềm ERP Logistics, TMS có chi phí đầu vào cao nhưng có thể được hoàn vốn sau một thời gian sử dụng đồng thời giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển, tăng hiệu quả hoạt động, tăng lợi nhuận.

Tính đến thời điểm hiện tại, để quản lý và tối ưu quy trình vận tải hàng hoá, tiết kiệm thời gian và chi phí chưa có phần mềm vận tải nào vượt qua được phần mềm quản lý vận tải TMS. Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cao, nhưng xét về lâu dài cùng những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại, thì đây xứng đáng là một khoản đầu tư sinh lời.

Doanh nghiệp bạn đang quản lý quy trình vận tải như thế nào? Dù quản lý thủ công hay sử dụng phần mềm quản lý, hãy nhớ luôn sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn ISO 17712 trên mỗi chuyến hàng nhé.

>>> Tham khảo những loại seal niêm phong chất lượng cao tại đây

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về dòng seal niêm phong phù hợp với quy trình vận tải của doanh nghiệp bạn.