Phần mềm ERP Logistics và 9 lợi ích dành cho doanh nghiệp

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ AI, các phần mềm hỗ trợ đang trở thành xu hướng của mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Một phần mềm có thể coi là giải pháp toàn diện giúp quản lý hầu hết mọi hoạt động logistic, đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng và hài lòng gọi tên ERP Logistics.

Phần mềm ERP Logistics là gì? Chúng hoạt động như thế nào? Lợi ích mà chúng mang lại cho doanh nghiệp? Tất cả sẽ được giải đáp ngay sau đây.

Phần mềm ERP Logistics là gì?

ERP – Enterprise Resource Planning là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một phần mềm all in one tích hợp các quy trình kinh doanh chủ chốt như kế toán, mua hàng, sản xuất, bán hàng, quản lý kho…vào trong cùng một hệ thống ERP.

Phần mềm ERP Logistics là phần mềm mở rộng của hệ thống ERP. Khác với những phần mềm riêng lẻ chỉ tập trung vào một hoạt động như WMS (quản lý kho hàng), TMS (quản lý vận tải), OMS (quản lý đơn hàng), ERP Logistics giúp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, tối ưu hoá hoạt động logistic, đồng bộ dữ liệu và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận gồm vận chuyển hàng hoá, quản lý kho bãi, quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng, hải quan, tài chính.

Phần mềm ERP Logistics hoạt động như thế nào?

Phần mềm ERP Logistics hoạt động nhờ tích hợp nhiều module chức năng khác nhau. Chúng giống như một bộ não, một trung tâm kết nối, đồng bộ dữ liệu giữa các module để phân tích và có cái nhìn toàn cảnh trong hoạt động logistic trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Một số module trong phần mềm ERP Logistics:

1. Quản lý vận tải

Lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, chọn đơn vị vận chuyển, theo dõi hành trình, quản lý chi phí vận chuyển

2. Quản lý kho

Quản lý và theo dõi hàng tồn kho, thực hiện các hoạt động xuất hàng/ nhập hàng, kiểm kê hàng hóa, tối ưu vị trí lưu trữ trong kho, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong thời gian lưu trữ.

3. Quản lý chuỗi cung ứng

Lập kế hoạch nhu cầu nhập hàng, dự báo nhu cầu thị trường, quản lý nhà cung cấp, theo dõi dòng chảy hàng hoá

4. Quản lý đơn hàng

Giúp tự động hoá quá trình mua bán: Xử lý đơn hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng, giao hàng, xử lý trả hàng

5. Quản lý thông tin khách hàng

Lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lượng đặt hàng, quản lý dịch vụ khách hàng

6. Kế toán và tài chính

Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, hoá đơn điện tử, lập báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động logistic.

7. Hải quan và chứng từ hải quan

Tạo tờ khai điện tử, kết nối với hệ thống hải quan điện tử VNACCS, E-Customs

8. Báo cáo và phân tích

Đo lường hiệu suất, dự báo nhu cầu từ đó phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Một ví dụ để bạn có thể hiểu rõ hơn về việc sử dụng phần mềm ERP Logistics

Khi một lô hàng xuất khẩu được đặt, ERP Logistics sẽ tự động kiểm tra tồn kho, xử lý đơn hàng, lên lịch vận chuyển, xuất hoá đơn, lập tờ khai hải quan, nộp hồ sơ điện tử, gửi thông báo cho khách hàng. Toàn bộ quy trình đều hoàn toàn tự động và được thực hiện trên phần mềm ERP Logistics.

Phần mềm ERP Logistics mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Việc sử dụng phần mềm ERP Logistics mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

1. Tối ưu hoá quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động

• • Thay vì dùng nhiều phần mềm riêng lẻ, ERP Logistics tích hợp đa quy trình all in one, tiết kiệm thời gian xử lý nghiệp vụ
  • Tự động hóa đến 80% quy trình, giảm những nghiệp vụ thủ công
  • Nâng cao độ chính xác, giảm thiểu sai sót khi làm thủ công.

2. Tối ưu hoá chi phí logistic

Phần mềm ERP Logistics làm việc tự động nên doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực :

• • Nhờ dự báo chính xác nhu cầu nên sẽ giảm tồn kho => tiết kiệm chi phí kho bãi.
  • Phân tích và lựa chọn phương án vận chuyển tối ưu nhất => tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng hoá
  • Giảm sai sót trong hồ sơ hải quan => giảm chi phí phát sinh do bị cơ quan hải quan phạt.

3. Tăng tốc giao dịch xuất nhập khẩu

Phần mềm ERP Logistics có thể kết nối trực tiếp với VNACCS/VCIS, ngân hàng và đối tác nên có thể rút ngắn thời gian thông quan.

4. Giúp đưa ra quyết định chính xác

Phần mềm ERP Logistics cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, dự đoán xu hướng, phân tích dữ liệu, từ đó có thể lập kế hoạch, đưa ra quyết định để kiểm soát hoạt động logistic

5. Giám sát toàn bộ chuỗi cung ứng

Việc theo dõi quá trình vận chuyển từ kho đến khi hàng đến tay khách hàng, quản lý hàng tồn kho thực sự dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và sớm có phương án xử lý sự cố nhờ sử dụng ERP Logistic.

6. Tích hợp và đồng bộ dữ liệu

Tính năng này giúp tăng độ chính xác và nhất quán của thông tin

7. Tăng tính minh bạch và bảo mật, báo cáo nhanh

• • Tất cả thông tin được lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập đảm bảo an toàn dữ liệu.
  • Hệ thống dashboard, lập báo cáo theo thời gian thật.

8. Tăng khả năng cạnh tranh

Phần mềm ERP Logistics giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ dự báo trước được xu hưởng, phản ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường để có thể đưa ra những dịch vụ linh hoạt, hiệu quả và tiết kiệm hơn.

9. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Khi quy trình logistics của doanh nghiệp được tối ưu và hoạt động suôn sẻ, doanh nghiệp có thể đảm bảo giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn và không xảy ra sự cố. Chính điều này giúp nâng cao sự tin tưởng và hải lòng của khách hàng.

Doanh nghiệp có cần thiết phải sử dụng phần mềm ERP Logistics không?

Với những lợi ích tuyệt vời về quản lý, tối ưu và đồng bộ quy trình hoạt động, nâng cao độ chính xác trong hoạt động, tối ưu chi phí…các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn nên lựa chọn sử dụng phần mềm ERP Logistic.

Một số doanh nghiệp nên cần sử dụng phần mềm ERP Logistics như:

• • Logistic và vận tải
  • Xuất nhập khẩu
  • Sản xuất và phân phối hàng hoá
  • Bán lẻ, thương mại điện tử

Phần mềm ERP Logistic có đắt không?

Chi phí để triển khai và sử dụng phần mềm ERP Logistics sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• • Quy mô doanh nghiệp
  • Số lượng các tính năng tích hợp
  • Phương thức triển khai (tại chỗ on-premise hay nền tảng đám mây cloud-based)
  • Nhà cung cấp

Thường mức chi phí đầu tư ban đầu khá cao nhưng nếu tính lâu dài ERP Logistic sẽ mang lại lợi tức đầu tư cao, thời gian hoàn vốn từ 1 – 2 năm. 

Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm ERP Logistic

1. Phần mềm ERP Logistic có dễ sử dụng không?

Phần mềm ERP Logistic có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Ngoài ra chúng có các công cụ đào tạo và hỗ trợ khi cần.

2. Mất bao lâu để triển khai phần mềm ERP Logistic?

Tuỳ thuộc quy mô doanh nghiệp và mức độ phức tạp của hệ thống, thời gian triển khai có thể mất vài tháng đến một năm. Triển khai trên nền tảng đám mây Cloud-based ERP triển khai nhanh hơn nền tảng tại chỗ On-premise.

3. Phần mềm ERP Logistics có thể tích hợp với những hệ thống đã có của doanh nghiệp không?

Một số hệ thống như TMS, WMS hay hệ thống kế toán đều có thể tích hợp lên hệ thống của ERP Logistics

4. Sử dụng phần mềm ERP Logistics có an toàn bảo mật dữ liệu không?

Các nhà cung cấp ERP Logistics uy tín sẽ có  những biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu.

5. Sử dụng phần mềm ERP Logistics có giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro không?

ERP Logistics có khả năng theo dõi, dự báo các rủi ro tiềm ẩn như nguồn cung, biến động nhu cầu, vận chuyển…

6. Doanh nghiệp nhỏ có nên triển khai ERP Logistic không?

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch phát triển mạnh hơn, nên triển khai ERP Logistics ngay từ bây giờ để có thể cạnh tranh công bằng với những đối thủ mạnh hơn. Đồng thời, triển khai ERP Logistics sớm sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ, khoa học, nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển nhanh hơn.

Có thể thấy phần mềm ERP Logistics là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp logistics và xuất nhập khẩu nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận, tăng khả năng cạnh tranh và nâng cao uy tín. Sử dụng ERP Logistic là sự lựa chọn đầu tư sáng suốt, là bảo hiểm cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Và nhớ, kết hợp với những biện pháp bảo vệ vật lý như seal niêm phong chất lượng cao để đảm bảo an toàn cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu.

Đặt mua seal niêm phong đạt tiêu chuẩn quốc tế, liên hệ với Kim Hải ngay hôm nay.