Chọn hãng tàu uy tín để tránh delay – 9 tiêu chí vàng

Là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu, cụm từ “container bị delay” là một nỗi ám ảnh. Một container bị delay không chỉ mất thời gian chờ đợi mà còn kéo theo rất nhiều vấn đề khác như: gây thiệt hại về tài chính, bỏ lỡ thời điểm vàng của thị trường, mất uy tín với đối tác, thậm chí có thể mất hợp đồng, mất khách hàng vào tay đối thủ.

Làm sao để tránh việc container bị delay? Đáp án chính là quyết định chọn hãng tàu vận chuyển của bạn. Chọn đúng hãng tàu uy tín và phù hợp sẽ giúp bạn yên tâm về an toàn hàng hoá, giao hàng đúng hẹn, tối ưu chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh với đối thủ cũng như uy tín với đối tác.

Bài viết dưới đây, Kim hải sẽ cung cấp cho bạn 7 bí quyết vàng chọn hãng tàu uy tín giúp mọi chuyến hàng đi đúng hướng về đúng giờ.

Vì sao chọn hãng tàu uy tín lại rất quan trọng với doanh nghiệp xuất nhập khẩu?

Trong xuất nhập khẩu, logistic, việc chọn hãng tàu có thể quyết định việc thành bại của lô hàng. Nếu bạn chọn đúng, bạn sẽ:

• • Yên tâm hàng hoá được an toàn trong suốt quá trình vận chuyển, mọi rủi ro về mất mát, hư hại, gian lận hàng hóa được giảm thiểu đến mức tối thiểu.
  • Đảm bảo hàng hóa được giao cho đối tác đúng thời hạn trong hợp đồng, giảm thiểu rủi ro bị delay.
  • Tối ưu chi phí vận chuyển, không hoặc ít phát sinh những phụ phí khác.
  • Mọi thông tin đều được minh bạch, rõ ràng
  • Hãng tàu có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý khi có sự cố phát sinh.
  • Tăng uy tín với đối tăng, tăng khả năng cạnh tranh và mở ra cơ hội chinh phục thị trường mới.

Ngược lại, nếu bạn chọn hãng tàu sai:

• • Khả năng container bị delay rất cao, lịch trình thay đổi liên tục, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
  • Rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hóa tăng cao.
  • Không minh bạch về chi phí, phát sinh thêm nhiều loại chi phí, gây thiệt hại về kinh tế.
  • Dịch vụ khách hàng kém, không hỗ trợ khi có sự cố phát sinh.
  • Mất uy tín với đối tác, thậm chí bị huỷ đơn hàng, bồi thường hợp đồng.

9 tiêu chí vàng giúp doanh nghiệp chọn hãng tàu uy tín tránh delay

Từ kinh nghiệm thực tế, đây là 8 tiêu chí vàng giúp doanh nghiệp có thể chọn được đúng hãng tàu phù hợp, đáng tin cậy, giảm rủi ro delay container và tối ưu chuỗi cung ứng.

1. Uy tín và lịch sử hoạt động của hãng tàu

• • Nên chọn hãng tàu có lịch sử lâu đời, có nhiều kinh nghiệm xử lý khi phát sinh sự cố. Nên ưu tiên lựa chọn các hãng tàu như Maersk, MSC, COSCO, ONE, Evergreen… thường sẽ ổn định và ít sự cố hơn những hãng tàu mới thành lập.
  • Nên tham khảo đánh giá chất lượng từ đối tác, khách hàng đã sử dụng dịch vụ trên các diễn đàn, hiệp hội, cộng đồng những người làm XNK logistic như  Vietnam Logistics, VLA (Hiệp hội Logistics Việt Nam)… để có những thông tin khách quan hơn.
  • Tham khảo các bảng xếp hạng như Alphaliner Top 100 giúp đánh giá năng lực hãng tàu dựa trên số lượng tàu, tuyến đường, dịch vụ.

2. Mạng lưới tuyến và tần suất

Chọn hãng tàu có:

• • Tuyến đường phủ rộng khắp các châu lục. Mạng lưới tuyến càng rộng, khả năng đáp ứng yêu cầu vận chuyển càng cao
  • Tần suất tàu chạy dày đặc, giảm nguy cơ container bị delay, đồng thời giúp bạn linh hoạt hơn trong việc xếp lịch, có nhiều lựa chọn thay thế nếu một chuyến bị chậm.
  • Liên kết với nhiều cảng biển lớn, hãng tàu có tuyến trực tiếp đến cảng đích của bạn để tránh những rủi ro tiềm ẩn khi qua cảng trung gian.

3. Năng lực của đội tàu và trang thiết bị

• • Một đội tàu có số lượng tàu lớn sẽ giúp đảm bảo tần suất tàu chạy, linh hoạt khi điều phối, có sự lựa chọn thay thế vào mùa cao điểm và khi xảy ra sự cố.
  • Trang thiết bị hiện đại giúp đảm bảo an toàn hàng hoá tốt hơn, hạn chế rủi ro ngoài ý muốn, ứng dụng thiết bị hiện đại còn giúp minh bạch trong quản lý và giám sát hàng hoá.
  • Hãng tàu có đủ khả năng cung cấp đủ số lượng và chủng loại container tùy theo từng loại hàng hóa, container đạt đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, tránh tình trạng thiếu container.
  • Hệ thống kho bãi rộng rãi, quản lý tốt, lấy/trả container thuận tiện.

>>> Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Vận Tải TMS có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp XNK?

4. Chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng

• • Nên chọn hãng tàu có đội chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, nhận thông tin và phản hồi lại nhanh, hiệu quả, hỗ trợ khi có sự cố kịp thời.
  • Minh bạch mọi thông tin về tình trạng ô hàng, những thay đổi nếu có ngay lập tức và rõ ràng.
  • Khả năng giải quyết vấn đề khi có sự cố ngoài ý muốn, khi có khiếu nại cũng là một điểm cộng để đánh giá.

5. Chi phí vận chuyển

• • Chi phí vận chuyển cũng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn hãng tàu. Bạn đừng rơi vào bẫy giá rẻ, tiềm ẩn nhiều rủi ro. Hãy so sánh báo giá All-in của 3 – 5 hãng tàu, đối chiếu với những tiêu chí khác để có lựa chọn phù hợp.
  • Đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng vận chuyển, đặc biệt là phần phụ phí để tránh phát sinh phụ phí, điều kiện về thời gian miễn phí lưu bãi, quy định phạt chậm trễ…
  • Chính sách giá cước ổn định, ít biến động đột ngột sẽ giúp bạn tối ưu chi phí vận chuyển.

6. Kiểm tra tỷ lệ Delay

• • Khi chọn hãng tàu, nên tránh những hãng tàu có tỷ lệ delay cao trên 30%, nên chọn những hãng tàu có tỷ lệ đúng giờ trên 80%
  • Chọn hãng tàu có quy trình bồi thường rõ ràng khi xảy ra delay do lỗi phía nhà tàu. 

7. Công nghệ và khả năng truy vết hàng hoá

Chọn hãng tàu có áp dụng công nghệ hiện đại trong việc quản lý và vận hành:

• • Hệ thống theo dõi hàng hóa, cho phép bạn có thể theo dõi, quản lý hàng hoá của mình theo thời gian thực, bạn có thể chủ động trong việc nhận hàng, thông báo thông tin cho đối tác.
  • Nhờ công nghệ, việc đặt chỗ, quản lý booking, xuất invoice điện tử được nhanh chóng, chính xác, giảm sai sót. Đồng thời những mốc thời gian quan trọng, chủ hàng sẽ được thông báo ngay lập tức qua email.

8. Chính sách bồi thường khi có sự cố và cách giải quyết sự cố

• • Nên chọn hãng tàu có quy trình bồi thường và giải quyết tranh chấp rõ ràng, minh bạch.
  • Các điều khoản về giới hạn trách nhiệm của hãng tàu khi có mất mát, hư hỏng hàng hóa hay thời gian giao hàng bị chậm trễ được ghi rõ ràng trong hợp đồng vận chuyển.
  • Hãng tàu có sự linh hoạt, đưa ra giải pháp thay thế hoặc xử lý nhanh chóng để giảm bớt thiệt hại như chuyển sang tàu khác sớm hơn, hỗ trợ phí lưu bãi…

9. Tuân thủ đúng pháp luật và các biện pháp an ninh

• • Chọn hãng tàu tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về an toàn hàng hải, bảo vệ môi trường, luật pháp quốc tế.
  • Hãng tàu áp dụng đầy đủ các biện pháp an ninh để đảm bảo an toàn hàng hoá, tránh việc mất cắp, gian lận, phá hoại. Và tất nhiên, một trong những biện pháp an ninh đó không thể nào thiếu việc sử dụng seal niêm phong container chất lượng cao, đạt chứng nhận ISO 17712.

Gợi ý quy trình lựa chọn hãng tàu hiệu quả từ Kim Hải

Làm sao để có thể áp dụng 9 tiêu chí trên để lựa chọn đúng hãng tàu? Dưới đây là một quy trình gợi ý, tùy theo thực tế doanh nghiệp mà bạn cần có những điều chỉnh cho phù hợp.

1. Nghiên cứu và lập danh sách hãng tàu

• • Tìm kiếm thông tin những hãng tàu lớn và có uy tín tại Việt Nam và thế giới.
  • Tham khảo feedback từ nhiều nguồn
  • Ưu tiên những hàng tàu chuyên tuyến, không qua cảng trung gian nếu bạn có tuyến hàng cố định,  hãng tàu có tần suất chuyến cao từ 2 -3 chuyến/tuần
  • Tỷ lệ đúng giờ trên 80%, tỷ lệ delay thấp dưới 30%
  • Tránh lựa chọn những hãng tàu mới thành lập, ít đánh giá từ khách hàng
  • Lập danh sách từ 3 – 5 hãng tàu tiềm năng để so sánh, chấm điểm các tiêu chí.

2. Báo giá cước vận chuyển

• • Cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng hoá, số lượng, khối lượng, tuyến đường, thời gian mong muốn cùng những yêu cầu khác đến hãng tàu và xin báo giá chi tiết
  • Đặt câu hỏi cho hãng tàu về những điểm còn thắc mắc trong hợp đồng
  • Giá cước vận chuyển là một yếu tố để đánh giá, tuy nhiên bạn nên đánh giá chung nhiều yếu tố khác trước khi đưa ra quyết định cuối cùng như: thời gian vận chuyển, tần suất, các phụ phí, điều khoản miễn phí lưu container, lưu bãi, chất lượng chăm sóc khách hàng…

3. Đánh giá chuyên sâu dựa trên 9 tiêu chí vàng

Dựa trên 9 tiêu chí ở trên, bạn sẽ chấm điểm từng hãng tàu. Đồng thời hãy chú ý cách hãng tàu cung cấp thông tin có rõ ràng, minh bạch không, việc giải đáp thắc mắc, tư vấn dịch vụ như thế nào, mức độ linh hoạt trong quá trình đàm phán hợp đồng…

4. Thử nghiệm với lô hàng nhỏ

• • Nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc với hãng tàu mới, hãy cân nhắc làm quen với một lô hàng nhỏ, không quá áp lực thời gian giao hàng
  • Theo dõi sát quá trình vận chuyển từ lúc bắt đầu đặt chỗ, lấy container, vận chuyển cho đến khi hàng về đến cảng đích.
  • Ghi nhận tất cả vấn đề phát sinh và cách hãng tàu xử lý sự cố.

5. Xây dựng mối quan hệ lâu dài

• • Sau một thời gian sử dụng, bạn nên đánh giá hiệu quả hoạt động của hãng tàu dựa trên các số liệu cụ thể: tỷ lệ delay, tỷ lệ hư hỏng, mất mát hàng hoá, dịch vụ chăm sóc khách hàng, xử lý sự cố…
  • Có phản hồi lại với hãng tàu về những điều chưa hài lòng để hãng cải thiện chất lượng dịch vụ.
  • Nếu bạn thấy đây là hãng tàu uy tín và phù hợp với doanh nghiệp mình, hãy duy trì và xây dựng mối hợp tác lâu dài. Điều này mang lại sự ổn định cho mỗi chuyến hàng đồng thời có những ưu đãi tốt hơn về giá cước, mức độ ưu tiên trong mùa cao điểm.

Một số lời khuyên khi làm việc với hãng tàu

• • Ký hợp đồng vận chuyển với các điều khoản, quy định rõ ràng, minh bạch
  • Rà soát thật kỹ những điều khoản về phụ phí, delay, thời gian miễn phí lưu kho, lưu bãi…
  • Thương lượng những điều kiện có lợi như ưu tiên cảng xếp/dỡ, giảm chi phí container trống…
  • Cam kết lịch trình, tuyến đường và thời gian giao hàng bằng văn bản
  • Nên trực tiếp đặt lịch với hãng tàu, nếu không hãy làm việc qua các forwarder uy tín và có kinh nghiệm.

Và để tránh rủi ro khi vận chuyển hàng hoá, ngoài việc chọn đúng hãng tàu, bạn nên:

• • Đóng gói hàng hóa chắc chắn, sắp xếp gọn gàng khoa học
  • Sử dụng đúng loại seal niêm phong hải quan đạt tiêu chuẩn quốc tế. Chúng không chỉ giúp bảo vệ hàng hoá mà còn là bằng chứng pháp lý giúp xác định trách nhiệm và giải quyết tranh chấp. 

Khi ngành xuất nhập khẩu và logistic ngày càng nhiều cạnh tranh và biến động, việc chọn và sử dụng đúng hãng tàu là chiến lược giúp chuỗi cung ứng của bạn vận hành trơn tru, đúng lịch trình, tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Nếu bạn chưa tìm được đối tác vận chuyển phù hợp, hãy tham khảo 9 tiêu chí lựa chọn ở trên, Kim Hải tin chắc bạn sẽ thành công. 

Chọn hãng tàu uy tín, sử dụng seal niêm phong trên mọi hành trình là chìa khoá để hàng hoá an toàn, hạn chế delay.