Kiểm tra niêm phong cửa kho – Quy trình 6 bước đảm bảo nhận hàng an toàn

Khi một lô hàng nhập khẩu thành công, được bàn giao và chuẩn bị nhập kho, bạn sẽ làm gì đầu tiên để đảm bảo lô hàng mình nhận được an toàn và còn nguyên vẹn như khi nó được niêm phong ở điểm xuất phát? Có lẽ, thực hiện đúng quy trình kiểm tra niêm phong cửa kho là việc làm đầu tiên và đơn giản nhất có thể xác định được tính nguyên vẹn của hàng hoá.

Bài viết dưới đây, Kim Hải sẽ giúp bạn tìm hiểu:

1. 1. Tại sao kiểm tra niêm phong cửa kho khi nhận hàng lại quan trọng?
   2. Những loại seal niêm phong hay gặp khi kiểm tra niêm phong cửa kho
   3. Quy trình chuẩn 5 bước giúp nhận hàng an toàn

Tại sao cần phải kiểm tra niêm phong cửa kho khi nhận hàng

Kiểm tra niêm phong cửa kho là việc làm đầu tiên và quan trọng nhất khi nhận được hàng. Việc kiểm tra kỹ trước khi cắt seal niêm phong giúp:

• • Giúp ngăn ngừa thất thoát, gian lận hàng hóa, phát hiện sớm những dấu hiệu can thiệp. Là bằng chứng về tính toàn vẹn của lô hàng. Nếu khi kiểm tra niêm phong cửa kho, seal niêm phong còn nguyên vẹn như ban đầu chứng tỏ lô hàng được vận chuyển an toàn.
  • Giúp xác định trách nhiệm mỗi bên khi có thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Kiểm tra niêm phong cửa kho ngay sau khi nhận hàng sẽ giúp xác nhận trách nhiệm thuộc về bên nào trong chuỗi cung ứng. Nếu bạn không kiểm tra niêm phong cửa kho ngay sau nhận hàng, nếu có bất cứ rủi ro nào về hàng hoá, bạn sẽ là người phải chịu trách nhiệm.
  • Kiểm tra niêm phong cửa kho là cơ sở cho yêu cầu bồi thường bảo hiểm, tối ưu chi phí bảo hiểm. Tất cả các công ty bảo hiểm thường yêu cầu bằng chứng về việc seal niêm phong bị hỏng nếu bạn muốn yêu cầu bồi thường hàng hoá khi bị mất, hư hỏng.
  • Tuân thủ đúng theo định hải quan, đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm tra logistic quốc tế.

>>> Tham khảo: Seal niêm phong bị hỏng – Bạn có được bồi thường bảo hiểm hàng hoá?

Các loại seal niêm phong cửa kho phổ biến 

Để việc kiểm tra niêm phong cửa kho có hiệu quả, việc đầu tiên, bạn cần nhận diện được những loại seal niêm phong phổ biến nhất và điểm khác nhau giữa chúng

1. Seal niêm phong nhựa

Đặc điểm: 

• • Được làm từ nhựa PP/PA, có loại có lõi thép
  • Cơ chế khóa một chiều, dạng dây rút
  • Nhiều màu sắc và kích thước khác nhau
  • Mức độ bảo vệ thấp, chủ yếu dùng để chỉ thị.
  • Dễ bị cắt bằng dao hoặc kìm, nên khi kiểm tra cần chú ý kiểm tra kỹ ở phần dây rút và phần khóa xem có dấu hiệu nối lại, dán keo…không

2. Seal niêm phong cáp thép

Đặc điểm:

• • Thân bằng kim loại, dây cáp thép có thể điều chỉnh độ dài linh hoạt để phù hợp với nhiều vị trí niêm phong
  • Cơ chế khóa một chiều chắc chắn, khó phá huỷ mà không để lại dấu vết. Vì thế, khi kiểm tra, tập trung nhiều ở phần dây cáp xem có bị cắt nối lại không, thân seal có bị cạy hay có dấu hiệu tháo lắp không.

>>> Xem thêm: Phân biệt 3 loại seal niêm phong cáp

3. Seal niêm phong cối

Đặc điểm:

• • Seal gồm 2 phần: chốt và thân khoá
  • Được làm từ thép tráng kẽm không gì, bên ngoài là lớp nhựa ABS bảo vệ
  • Là loại seal có mức độ bảo mật cao nhất, tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 17712 HSS
  • Cần dụng cụ chuyên dụng để phá huỷ seal
  • Khi kiểm tra, bạn cần kiểm tra chốt và thân khoá có khớp đúng loại không, có dấu hiệu cạy mở, hàn lại hoặc thay thế chốt giả không.

Quy trình 5 bước kiểm tra niêm phong cửa kho trước khi nhận hàng

Kiểm tra niêm phong cửa kho trước khi nhận hàng là việc làm rất quan trọng, vì thế, để không bỏ sót bất cứ dấu hiệu bất thường nào, doanh nghiệp nên xây dựng cho mình quy trình kiểm tra cửa kho chuẩn với từng bước cụ thể. Nếu bạn chưa tìm được một quy trình kiểm tra niêm phong cửa kho khi nhận hàng chuẩn? Hãy tham khảo quy trình dưới đây.

Bước 1: Kiểm tra tổng thể tình trạng bên ngoài seal niêm phong trước khi mở kho

Kiểm tra tổng thể bên ngoài seal xem có bị biến dạng, cong vênh, trầy xước hay lệch khỏi vị trí ban đầu không là việc làm đầu tiên trong quy trình kiểm tra niêm phong cửa kho. Nên kiểm tra thật kỹ bằng mắt thường hoặc sử dụng thêm đèn pin nếu cần để đảm bảo không bỏ sót bất cứ dấu hiệu đáng nghi nào.

• • Seal bị cắt rồi được hàn lại
  • Seal bị trầy xước bất thường ở vị trí khoá
  • Seal niêm phong nhựa bị mài mòn
  • Kiểm tra xem seal niêm phong có lỏng lẻo hay bị bung ra không, phần thân seal hoặc cáp thép có dấu hiệu bị cắt, hàn hoặc nối lại hay không, phần nhựa có bị nứt hay biến dạng do nhiệt không.
  • Kiểm tra kỹ phần ổ khoá xem có dấu hiệu cạy mở, phá hoại không. Đặc biệt là phần khe tiếp xúc giữa seal và khoá
  • Lưu ý khi có dấu hiệu nghi ngờ seal niêm phong bị can thiệp, khi kiểm tra không dùng lực quá mạnh để tránh làm hỏng seal niêm phong.

Bước 2: Đối chiếu mã seri seal niêm phong với sổ theo dõi, vận đơn và các chứng từ liên quan

Mỗi seal niêm phong đều có mã số riêng biệt, duy nhất và không trùng lặp. Vì thế, đây là một bằng chứng chứng minh cửa kho hàng chưa bị can thiệp trái phép. Khi kiểm tra niêm phong cửa kho, nếu đối chiếu số seal thực tế không trùng khớp với số seal ghi trên vận đơn, hoá đơn hoặc phiếu giao hàng hoặc sổ theo dõi kho, có khả năng seal đã bị tráo đổi.

• • Chuẩn bị sẵn những chứng từ liên quan như: vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc bất cứ chứng từ có ghi số seal niêm phong.
  • Đối chiếu số seal thực tế với chứng từ, nếu phát hiện số seal không khớp, tạm ngừng mở cửa kho, báo quản lý và nhanh chóng lập biên bản với sự có mặt của đầy đủ đại diện các bên liên quan.
  • Với những seal có mã vạch, QR Code cần dùng máy quét để xác nhận.
  • Đối chiếu màu sắc, loại seal niêm phong, xác nhận logo, tên công ty đảm bảo trùng khớp với mẫu ban đầu.

Bước 3: Kiểm tra khu vực xung quanh và chốt cửa

Trong một vài trường hợp, kẻ gian có thể không phá seal mà sẽ tác động vào khu vực xung quanh và chốt cửa. Vì vậy, khi kiểm tra niêm phong cửa kho, bạn cũng nên:

• • Kiểm tra chốt cửa hoặc lỗ khoá mà seal niêm phong luồn qua có bị cạy, bẻ cong, hay có dấu hiệu bị cắt và hàn lại không.
  • Kiểm tra phần bản lề cửa: Đảm bảo bản lề cửa còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị tháo dỡ rồi lắp lại.
  • Kiểm tra cánh cửa: Đảm bảo ánh cửa không có dấu hiệu bị biến dạng, cong vênh, hoặc có vết cắt/khoan không mong muốn.

Bước 4: Thử nghiệm kéo và lắc nhẹ seal niêm phong

Sau khi kiểm tra bằng mắt, bạn có thể dùng tay để kiểm tra độ chắc chắn

• • Kéo và lắc nhẹ seal, dùng lực vừa phải để kéo và lắc thử seal theo các hướng khác nhau để xém seal có còn được gắn chặt, không bị lỏng lẻo không
  • Với seal niêm phong nhựa dây rút, cố gắng kéo nhẹ ngược chiều khoá. Nếu dây có thể lùi lại được chứng tỏ seal chưa được khoá chặt hoặc đã bị can thiệp.

Bước 5: Ghi nhận hình ảnh trước khi mở cửa kho và lập biên bản khi có bất thường

Đây là bước cuối cùng trong quy trình kiểm tra niêm phong cửa kho

• • Nên dùng điện thoại để chụp ảnh và quay video một lượt xung quanh container, đặc biệt quay kỹ và rõ những khu vực dễ bị can thiệp trái phép như cửa kho, bản lề chỗ lỗ khoá và đặc biệt là seal niêm phong. 
  • Khi chụp ảnh, cần chụp cận cảnh số seri seal, chụp tổng thể vị trí seal trên cửa kho, những vị trí nghi ngờ bị can thiệp và nhớ gửi ảnh và lưu lại trên hệ thống phần mềm quản lý (nếu có)
  • Lập biên bản: Nếu phát hiện ra dấu hiệu gian lận, ngay lập tức báo cáo người có thẩm quyền và các bộ phận liên quan, lập biên bản ghi rõ thời gian, địa điểm, dấu hiệu bất thường, số seal, tình trạng seal và chữ ký của các bên liên quan.
  • Đặc biệt cần nhớ, không tự ý mở seal khi phát hiện dấu hiệu bất thường cho đến khi đã lập biên bản dưới sự chứng kiến đầy đủ của các bên liên quan và có chỉ thị của người có thẩm quyền. 

Việc ghi nhận hình ảnh và lập biên bản kiểm tra niêm phong cửa kho trước khi mở cửa có tác dụng:

• • Là cơ sở pháp lý, là bằng chứng khi khiếu nại, đền bù viên thực hiện đúng quy trình
  • Giúp truy cứu trách n hiệm chính xác khi phát hiện seal bị thay đổi.
  • Tăng tính minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hoá
  • Đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy trình

>>> Xem thêm: Checklist 10 bước kiểm tra niêm phong container an toàn chuẩn quốc tế

Những dấu hiệu “đỏ” khi kiểm tra niêm phong cửa kho

Dưới đây là những dấu hiệu, tín hiệu rõ ràng cho biết seal niêm phong cửa kho của bạn đã bị can thiệp trái phép:

• • Số seal không khớp với chứng từ, bị tẩy xoá
  • Màu sắc và hình dạng seal bất thường, màu sắc kém tươi sáng, loang màu hoặc không đúng màu seal ban đầu
  • Phần nhựa hoặc kim loại của seal niêm phong có vết cắt, hàn, dán keo lại. Đặc biệt là ở những vị trí khoá
  • Phần dây/ cáp bị bung, bị cắt ngắn bất thường
  • Chốt cửa hoặc lỗ khoá bị bung, biến dạng, có vết cạy
  • Seal niêm phong không được gắn chặt vào vị trí niêm phong an toàn theo quy định mà được gắn ở vị trí ít an toàn hơn, dễ tháo lắp
  • Container, cửa kho có dấu hiệu móp méo nhưng vị trí seal niêm phong vẫn nguyên vẹn
  • Có nhiều seal niêm phong trên cửa kho mà không có giải thích hợp lý.

Có thể thấy việc kiểm tra niêm phong cửa kho là một điều vô cùng cần thiết. Chúng là một bước kiểm soát an ninh, trực tiếp ảnh hưởng đến sự an toàn tài sản và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuân thủ chặt chẽ quy trình 5 bước kiểm tra niêm phong cửa kho trước khi nhận hàng, cảnh giác với những dấu hiệu bất thường và chọn sử dụng seal niêm phong chất lượng cao là cách bảo vệ tài sản chủ động và hiệu quả nhất.

Quản lý rủi ro hiệu quả nhất là khi bạn chủ động phòng tránh chúng. Vì thế, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chọn mua seal niêm phong chất lượng cao phù hợp với nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Kim Hải Seal cam kết mang đến những giải pháp niêm phong an toàn, hiệu quả và tiết kiệm. Bảo vệ an toàn hàng hoá, giảm thiểu rủi ro, tự tin trong mọi giao dịch.

Liên hệ 0909.630.869 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.