VGM và 6 điều doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần biết

Có rất nhiều nguyên nhân khiến container hàng của bạn bị từ chối vận chuyển. Theo thống kê từ hiệp hội vận tải biển quốc tế ICS, hơn 25% container bị từ chối vận chuyển là do sai sót trong khai báo VGM. Vậy VGM là gì? Chúng có thực sự quan trọng không? Làm sao để khai báo VGM chuẩn chỉnh không có sai sót? Nếu bạn quan tâm, hãy đọc tiếp.

VGM là gì?

VGM – Verified Gross Mass là tổng trọng lượng thực của toàn bộ container gồm: trọng lượng hàng hóa, trọng lượng vỏ container, trọng lượng vật liệu đóng gói, đệm lót…

Quy định về Verified Gross Mass trên mỗi container xuất nhập khẩu được ban hành bởi tổ chức hàng hải quốc tế IMO. Ngày 01/07/2016, công ước quốc tế về an toàn sinh mạng trên biển SOLAS, VGM là yêu cầu bắt buộc cần phải có trên mỗi container xuất khẩu, nếu không sẽ bị từ chối xếp tàu.

Có 2 phương pháp giúp xác định VGM của một container

• • Phương pháp 1: Cân toàn bộ container sau khi đã đóng hàng và niêm phong bằng cân chuyên dụng, có chứng nhận chất lượng.
  • Phương pháp 2: Cộng dồn khối lượng hàng, bao bì, pallet… và khối lượng container rỗng.

Trong SOLAS quy định, người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc thực hiện và cung cấp Verified Gross Mass chính xác là người gửi hàng (shipper). Người gửi hàng có thể uỷ thác cho bên thứ ba (có thể là công ty logistic, trạm cân…) thực hiện việc cân container, nhưng trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người gửi hàng.

Một lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nhớ đó chính là thời hạn nộp VGM. Thông thường, VGM phải được nộp cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu trước thời điểm cut-off time hãng tàu quy định. Nếu nộp muộn, hãng tàu có thể từ chối xếp container lên tàu.

Tại sao VGM lại là quy định bắt buộc trong xuất nhập khẩu?

Trước khi trở thành quy định bắt buộc, việc khai báo tổng trọng lượng thực container thường không chính xác. Chính điều này dẫn đến tình trạng quá tải và gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng:

• • Mất an toàn hàng hải, gây nguy hiểm cho tàu chở hàng và thuyền viên do container quá tải
  • Gây nguy hiểm cho những hàng hoá, thiết bị trong container quá tải và những container khác do mất cân bằng, rơi, đổ tháp xếp container.
  • Gây hư hỏng thiết bị, mất an toàn lao động cho nhân viên cảng trong quá trình xếp, dỡ container quá tải.
  • Gây chậm trễ lịch trình và phát sinh thêm chi phí khi phải dỡ hàng, cân, đóng gói lại.

Chính vì vậy, đến thời điểm hiện tại, VGM là yêu cầu bắt buộc phải có của mỗi container xuất khẩu để tăng cường an toàn hàng hải, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đáng tiếc.

>>> Xem thêm: Rủi ro chuỗi cung ứng và 4 bước quản lý rủi ro hiệu quả

Quy định về VGM quan trọng như thế nào?

Nếu bạn nghĩ, VGM chỉ là một con số ghi tổng trọng lượng thực của container để đảm bảo an toàn hàng hải thì chắc hẳn bạn chưa hiểu hết được tầm quan trọng của chúng trong toàn bộ chuỗi cung ứng và các bên liên quan.

1. VGM giúp đảm bảo an toàn hàng hải

Đây là mục tiêu đầu tiên và quan trọng nhất khi ban hành quy định về VGM. Khi biết chính xác tổng trọng lượng của container, hãng tàu có kế hoạch xếp dỡ, sắp xếp hàng hoá khoa học, an toàn hơn, đảm bảo tàu được cân bằng, ổn định tháp container trong suốt quá trình vận chuyển, giảm nguy cơ rơi, đổ container làm hư hỏng thiết bị, hàng hoá, gây tai nạn lao động…

2. Đảm bảo tuân thủ đúng luật và quy định quốc tế

Theo công ước quốc tế SOLAS, VGM là quy định bắt buộc với mỗi container khi tham gia hoạt động xuất khẩu, nếu không có hoặc VGM không hợp lệ, container không được xếp lên tàu. Điều này đồng nghĩa với việc hàng hoá của bạn bị giữ lại cảng, tốn thời gian, phát sinh thêm nhiều chi phí.

3. Tránh được các khoản phạt và chi phí phát sinh

Không có hoặc VGM sai lệch so với thực tế, doanh nghiệp của bạn có thể nhận được:

• • Phí phạt hành chính: Do cơ quan chức năng tại cảng phạt theo quy định
  • Phí lưu container và lưu bãi: Doanh nghiệp phải trả chi phí này cho hãng tàu và cảng
  • Phí cân container và đóng gói hàng hóa lại
  • Lịch trình bị chậm hơn so với kế hoạch có thể gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp với đối tác

4. Nâng cao uy tín của doanh nghiệp với đối tác

Tuân thủ đúng quy định VGM và những quy định khác liên quan thể hiện doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp chuyên nghiệp, có trách nhiệm, hoạt động kinh doanh đúng pháp luật. Chính điều này giúp bạn từng bước xây dựng niềm tin, sự tin tưởng với các hãng tàu, cảng vụ, đối tác trong chuỗi cung ứng. Đây là những viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững.

Làm sao để xác định chính xác VGM

SOLAS chấp nhận 2 phương pháp để xác định VGM là:

1. Cân toàn bộ container đã đóng hàng

Đây là phương pháp trực tiếp và đơn giản nhất. 

• • Đóng hàng vào container và niêm phong đầy đủ
  • Vận chuyển container đã được đóng hàng đến trạm cân được cấp phép hoạt động
  • Cân toàn bộ container gồm trọng lượng hàng hóa, trọng lượng vỏ container
  • Nhận chứng từ xác nhận VGM từ trạm cân

2. Cân từng kiện hàng hoá và cộng với trọng lượng vỏ container

• • Cân riêng lẻ từng kiện hàng hoá, pallet, vật liệu chèn lót bên trong container
  • Cộng tổng trọng lượng tất cả và cộng thêm trọng lượng vỏ được ghi trên cửa container sẽ ra được VGM
  • Lập chứng từ xác nhận VGM

Lưu ý:

• • Thiết bị cân phải được kiểm định và hiệu chuẩn định kỳ theo quy định của pháp luật.
  • Theo quy định, VGM phải chính xác. Nhưng một số quốc gia, hãng tàu sẽ chấp nhận sai số nhỏ. Tuy nhiên, để tránh những rủi ro không đáng có, bạn nên cố gắng xác định VGM chính xác cao nhất.

Quy trình khai báo VGM chuẩn chỉnh 2025

Quy trình khai báo VGM thường có 4 bước

1. 1. Cân trọng lượng container theo 1 trong 2 phương pháp trên
   2. Khai báo trên hệ thống hải quan
   3. Gửi VGM cho hãng tàu trước giờ khởi hành (thường từ 24 – 48h trước khi xếp hàng) và lưu VGM trong các chứng từ liên quan
   4. In VGM và dán lên container

Những thông tin bắt buộc phải khai báo Verified Gross Mass

• • Số booking vận tải biển của hãng tàu – Ocean Carrier Booking Number
  • Số container – Container Number
  • Trọng lượng xác minh – Verified Weight
  • Đơn vị đo lường – Unit of Measurement
  • Bên chịu trách nhiệm/ Tên chủ hàng trên MBL – Responsible Party/ Shipper named on the carrier’s bill of lading
  • Người được uỷ quyền – Authorized Person

Ngoài ra, có thể cần cung cấp những thông tin khác như:

• • Ngày cân – Weighing Date
  • Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng – Shipper’s Internal Reference
  • Cách tính VGM – Weighing Method
  • Bên mua – Ordering Party
  • Dụng cụ cân – Weighing Facility
  • Bên giữ chứng từ – Documentation Holding Party

Những sai lầm khi khai báo VGM

1. 1. Khai báo thiếu trọng lượng vỏ container: Khi đó, container sẽ bị đánh giá thiếu tải và bị phạt hành chính => luôn kiểm tra trọng lượng vỏ container
   2. Không cập nhập VGM khi hàng hóa trong container thay đổi: Hàng có thể bị trả về do chênh lệch trọng lượng => khi có bất cứ sự thay đổi nào, nên cân lại container và cập nhập lại VGM
   3. Khai sai VGM => từ chối xếp lên tàu, hoặc bị giữ lại kiểm tra, xử lý
   4. Khai VGM muộn => Container nhỡ chuyến và đợi xếp sau
   5. Khai VGM sai thông tin người gửi, sai form…=> lỗi hệ thống, mất thời gian xử lý, có thể phải đợi xếp sau
   6. Sử dụng seal niêm phong không đạt tiêu chuẩn khiến container bị nghi ngờ gian lận trọng lượng, tăng nguy cơ kiểm tra hải quan => luôn sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 17712, C-TPAT, có số seri rõ ràng

Vai trò của seal niêm phong trong việc đảm bảo an ninh hàng hoá và hoàn thiện quy trình VGM

Seal niêm phong giúp:

• • Bảo vệ tính toàn vẹn của hàng hoá sau khi cân và xác định chính xác VGM. Lúc này seal niêm phong là bằng chứng xác nhận không có bất kỳ sự can thiệp, gian lận hàng hóa trong container trước khi xếp lên tàu, duy trì sự chính xác của VGM đã khai báo trước đó.
  • Là rào cản vật lý giúp ngăn chặn trộm cắp và gian lận.
  • Giúp phân định rõ trách nhiệm của mỗi bên khi có tranh chấp
  • Tuân thủ theo đúng quy định hải quan và an ninh không chỉ giúp đảm bảo an ninh hàng hoá mà còn tạo điều kiện thuận lợi để thông quan nhanh, tránh kiểm tra hải quan
  • Thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp, nâng cao uy tín của doanh nghiệp với đối tác.

Nên sử dụng loại seal niêm phong nào?

Tuỳ theo thực tế của từng doanh nghiệp, từng loại hàng hoá bạn có thể có nhiều sự lựa chọn seal niêm phong. Có thể là seal cối, seal cáp rút, seal cáp bấm, seal cáp hộp…miễn sao loại seal bạn chọn sử dụng bắt buộc có giấy chứng nhận ISO 17712, hoặc C-TPAT và có in số seri trên thân seal.

Hãy thử trải nghiệm chất lượng seal niêm phong tiêu chuẩn hải quan quốc tế với seal niêm phong Kim Hải tại đây.

Hi vọng, với những thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu đúng và rõ hơn về tầm quan trọng của VGM trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Để mỗi chuyến hàng đều suôn sẻ, cập bến thành công, không tốn thêm chi phí phát sinh vì những rủi ro không đáng có. Hãy bắt đầu hành trình xuất khẩu thành công từ những việc nhỏ nhất, đảm bảo VGM chính xác và bảo vệ container bằng seal niêm phong chất lượng quốc tế. Liên hệ ngay 0909.630.869 để bảo vệ chuỗi cung ứng của bạn.