FIFO – 7 điều cần biết về phương pháp quản lý tồn kho FIFO

Bạn đã hiểu đúng và áp dụng hiệu quả phương pháp quản lý tồn kho FIFO cho kho hàng của mình chưa? Cùng mình tối ưu lại quy trình quản lý kho hàng nhé!

Trong quản lý tồn kho, làm sao để cân bằng giữa việc đảm bảo nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu và giảm gánh nặng, rủi ro tồn kho thực sự là một thách thức, một bài toán khó cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Một trong những phương pháp quản lý tồn kho thông minh và hiệu quả đang được áp dụng rộng rãi phải kể đến phương pháp FIFO.

Phương pháp quản lý tồn kho FIFO là gì? Chúng hoạt động như nào? Ưu và nhược điểm của phương pháp này là gì? Cùng tìm hiểu với mình nhé!

Phương pháp quản lý tồn kho FIFO (First-In, First-Out) là gì?

Phương pháp FIFO (First-In, First-Out) – “Nhập trước – Xuất trước” là một nguyên tắc quản lý hàng tồn kho và tính giá vốn hàng bán. Theo nguyên tắc này, hàng hóa được nhập vào kho trước sẽ được xuất kho trước, đảm bảo hàng hoá không bị tồn đọng lại quá lâu trong kho, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, cận hoặc hết date, lỗi thời…

Phương pháp FIFO được áp dụng nhiều trong

• • Quản lý những loại hàng hoá có hạn sử dụng, hàng hoá có vòng đời ngắn, nhanh lỗi thời như thực phẩm, dược phẩm, hàng tiêu dùng, thời trang…
  • Quản lý hàng hoá tồn kho để tối ưu chi phí, tránh lãng phí, đảm bảo hàng hóa luôn có chất lượng tốt nhất và còn hạn sử dụng.
  • Kho bãi quản lý nguyên vật liệu sản xuất.
  • Trong chuỗi cung ứng và logistic giúp đảm bảo hàng hoá luân chuyển đều và hiệu quả

Một ví dụ cho bạn dễ hình dung

Kho hàng nhập 1000 thùng sữa tươi vào tháng 1, và 1000 thùng sữa tươi vào tháng 2. Theo nguyên tắc FIFO, bạn sẽ phải xuất hết 1000 thùng sữa nhập tháng 1 sau đó mới xuất đến 1000 thùng sữa nhập tháng 2 để tránh hết hạn sử dụng.

>>> Xem thêm: 9 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp XNK

 Những doanh nghiệp nào nên áp dụng FIFO?

• • Doanh nghiệp chế biến, sản xuất thực phẩm, phân phối thực phẩm
  • Doanh nghiệp sản xuất, phân phối dược phẩm, dược mỹ phẩm, mỹ phẩm
  • Kho hàng FMCG
  • Kho ngoại quan, kho lưu trữ hàng tạm nhập tái xuất
  • Các kho hàng cần đảm bảo chất lượng và hạn sử dụng

Làm sao để phương pháp FIFO hoạt động hiệu quả?

Để tăng hiệu quả của phương pháp FIFO, bạn cần chú ý một số điểm sau:

• • Xác định chính xác ngày nhập kho của từng lô hàng
  • Sắp xếp hàng hóa theo thứ tự nhập, hàng nhập trước xếp trước, hàng nhập sau xếp sau, không để lẫn lộn hàng hoá
  • Sắp xếp vị trí để hàng hóa thuận lợi cho việc tìm kiếm và lấy hàng đúng thứ tự.
  • Sử dụng seal niêm phong nhựa màu để niêm phong, đánh dấu, cảnh báo giúp dễ nhận diện, tìm kiếm,  kiểm soát, quản lý hàng hóa, tránh nhầm lẫn.

Ưu điểm của phương pháp quản lý tồn kho FIFO

Phương pháp FIFO mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

1. Phản ánh chính xác dòng chảy thực tế của hàng hoá

FIFO phản ánh đúng quy trình luân chuyển, nhập-xuất hàng hoá, đặc biệt là những loại hàng hoá có hạn sử dụng, hàng dễ lỗi thời. Nhập – xuất có nguyên tắc khiến việc quản lý kho dễ hơn rất nhiều.

2. Giảm thiểu rủi ro hàng hư hỏng, hết hạn, lỗi thời

Đây là ưu điểm lớn nhất của phương pháp này. Hàng hóa nhập trước luôn phải được xuất trước, điều này giảm thiểu nguy cơ hư hỏng hàng hóa, hàng cận date hoặc hết hạn sử dụng, hàng lỗi thời trước khi chúng được bán ra.

3. Luôn đảm bảo được chất lượng và độ mới của sản phẩm

Quản lý kho theo FIFO giúp đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng luôn tươi mới, date xa nhất. Từ đó, nâng cao sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng.

4. Tối ưu và đơn giản hóa việc quản lý kho hàng

Phương pháp FIFO đòi hỏi quản lý theo nguyên tắc và kỷ luật. Tất cả các hoạt động như nhập-xuất, sắp xếp, kiểm soát hàng hóa trở nên logic, dễ dàng thực hiện và quản lý, không đòi hỏi quá cao về kỹ năng, kinh nghiệm.

>>> Xem thêm: Quản lý tồn kho & 6 nhóm sai lầm phổ biến nhất

5. Thể hiện giá trị tồn kho gần với giá thị trường, dễ dàng kiểm soát chi phí

Theo FIFO, hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là những loại hàng hóa mới nhập, do đó giá trị tồn kho trên báo cáo tài chính sẽ gần với giá thị trường hiện tại. Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn thực tế về tài sản cũng như dự đoán lợi nhuận chính xác hơn.

6. Được chấp nhận rộng rãi trong kế toán theo IFRS và VAS

FIFO được công nhận rộng rãi trong các báo cáo tài chính, minh bạch và dễ kiểm toán

Nhược điểm của phương pháp quản lý tồn kho FIFO

Bên cạnh 6 ưu điểm trên, FIFO cũng còn tồn tại một số nhược điểm sau:

1. Lợi nhuận ghi nhận cao hơn trong thời kỳ lạm phát có thể dẫn đến thuế cao hơn

Đây là một nhược điểm lớn nhất về mặt tài chính. Trong thời kỳ lạm phát, giá nhập hàng hóa tăng cao, giá vốn hàng bán được tính theo giá nhập cũ dẫn đến lợi nhuận gộp cao hơn => tăng tiền thuế

2. Yêu cầu kỷ luật cao trong kho

Để FIFO thực sự phát huy hiệu quả, quy trình quản lý trong kho cần được thực hiện đúng quy trình, hàng hóa cần được sắp xếp khoa học, xuất – nhập đúng nguyên tắc.

3. Chi phí vận hành ban đầu cao

Để áp dụng phương pháp FIFO, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kho bãi, quy trình vận hành hỗ trợ, phần mềm quản lý kho, hệ thống kệ, đào tạo nhân sự…

4. Khó áp dụng với hàng hoá không có hạn sử dụng

Với hàng hoá không có hạn sử dụng, áp dụng FIFO là không cần thiết, có thể gây phiền phức và tốn kém, không phản ánh được thực tế dòng chảy của hàng hoá.

So sánh FIFO và LIFO – Phương pháp nào tối ưu hơn?

LIFO (Last-In, First-Out) – Nhập sau – Xuất trước, là một phương pháp quản lý hàng tồn kho. LIFO hoạt động trên nguyên tắc, hàng hóa nhập sau, xuất kho trước.

Để trả lời cho câu hỏi FIFO và LIFO phương pháp nào tối ưu hơn, chúng ta cùng so sánh hai phương pháp dựa trên 11 tiêu chí sau:

1. Nguyên tắc

FIFO: Nhập trước – xuất trước

LIFO: Nhập sau – xuất trước

2. Mục tiêu

FIFO: Duy trì chất lượng, giảm hư hỏng hàng hóa

LIFO: Tận dụng giá vốn biến động

3. Tính phù hợp

FIFO: Hàng có hạn sử dụng, dễ hư hỏng, lỗi thời

LIFO: Hàng không có hạn sử dụng, không hỏng, có biến động giá

4. Ưu điểm

FIFO: Giảm lãng phí, dễ quản lý

LIFO: Giảm thuế trong thời gian lạm phát

5. Quản lý

FIFO: Quy trình chặt chẽ, có kỷ luật

LIFO: Dễ dàng hơn với hàng hoá đồng nhất

6. Dòng chảy vật lý

FIFO: Phản ánh đúng

LIFO: Không phản ánh đúng

7. Giá vốn hàng bán COGS

FIFO: Thấp hơn trong thời kỳ lạm phát (giá cũ)

LIFO: Cao hơn trong thời kỳ lạm phát (giá mới).

8. Giá trị tồn kho cuối kỳ

FIFO: Cao hơn, gần với giá thị trường hiện tại (gồm hàng mới nhập)

LIFO: Thấp hơn, không phản ánh đúng giá thị trường hiện tại (gồm hàng cũ nhập)

9. Lợi nhuận gộp

FIFO: Cao hơn trong thời kỳ lạm phát

LIFO: Thấp hơn trong thời kỳ lạm phát

10. Thuế thu nhập doanh nghiệp

FIFO: Cao hơn trong thời kỳ lạm phát

LIFO: Thấp hơn trong thời kỳ lạm phát

11. Tính phổ biến và chấp nhận kế toán

FIFO: Rộng rãi, được chấp nhận theo IFRS và VAS.

LIFO: Hạn chế, không được chấp nhận theo IFRS, bị hạn chế theo GAAP

Có thể thấy, mỗi phương pháp quản lý tồn kho sẽ có sự phù hợp với từng ngành nghề, tính chất hàng hoá.

• • FIFO ưu tiên chất lượng hàng tồn kho, LIFO thường để tận dụng giá thị trường khi nguyên liệu biến động
  • FIFO thường phù hợp với doanh nghiệp thực phẩm, dược phẩm, hàng tiêu dùng, thời trang…
  • LIFO sẽ phù hợp với doanh nghiệp xây dựng, nguyên liệu công nghiệp

Làm sao để áp dụng phương pháp quản lý tồn kho FIFO hiệu quả?

Để có thể quản lý theo FIFO hiệu quả, bạn cần làm đúng theo những bước sau:

1. Sắp xếp kho hợp lý và khoa học

• • Hàng nhập kho cần được đánh dấu và ghi ngày nhập rõ ràng. Nên sử dụng seal niêm phong màu để đánh dấu, nhận biết.
  • Sử dụng kệ kho để có thể lấy hàng nhanh và dễ dàng hơn
  • Sắp xếp kho sao cho xe di chuyển lấy hàng cũ được thuận tiện, nhanh chóng

2. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

• • Các phần mềm quản lý kho hàng như WMS, ERP sẽ giúp tự động hoá quy trình quản lý từ việc nhập hàng, sắp xếp hàng hóa, xuất kho, báo cáo, theo dõi tồn kho…hàng ngày của từng lô hàng.
  • Độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót do nhập liệu, quản lý thủ công.
  • Minh bạch thông tin ( số lượng tồn kho, hạn sử dụng…) theo thời gian thực.
  • Tối ưu hoá không gian lưu trữ trong kho, gợi ý vị trí xếp hàng phù hợp.

3. Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ nhân viên kho

• • Nhân viên kho cần hiểu đúng, làm đúng quy trình FIFO
  • Đào tạo nghiệp vụ sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
  • Phân công rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng người.

4. Sử dụng seal niêm phong màu có mã vạch để quản lý

• • Seal niêm phong không chỉ có nhiệm vụ bảo vệ nguyên vẹn hàng hoá. Trong quản lý kho, seal niêm phong, đặc biệt là seal niêm phong nhựa màu còn có tác dụng đánh dấu từng lô hàng, đảm bảo hàng hoá không bị xáo trộn, nhập-xuất đúng nguyên tắc FIFO
  • Seal niêm phong kết hợp với mã vạch giúp theo dõi lô hàng dễ dàng hơn nhiều.

Bạn có muốn sử dụng thử seal niêm phong nhựa màu để hỗ trợ quản lý kho hàng không? Liên hệ với Kim Hải để được tư vấn và đặt hàng.

Là một phương pháp quản lý kho hàng được ra đời từ rất sớm, nhưng cho đến hiện tại, FIFO vẫn đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá là phương pháp quản lý toàn diện, giúp tối ưu chi phí, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả. Nếu doanh nghiệp bạn đang áp dụng FIFO, hãy tối ưu quy trình quản lý và biến FIFO thành quy trình bắt buộc Và hãy để những chiếc seal niêm phong nhỏ bé bảo vệ dòng chảy hàng hoá và chuỗi cung ứng của bạn.

Seal niêm phong cáp, seal niêm phong cối, seal niêm phong nhựa nhiều màu, dây rút inox 304, 316…Kim Hải sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của bạn..

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận báo giá ưu đãi tháng 7 nhé!