Checklist 10 bước kiểm tra niêm phong container an toàn chuẩn quốc tế

Theo thống kê, 80% sự cố mất hàng trong hoạt động logistic xuất phát từ lỗi kiểm tra niêm phong container không đúng cách. Một container XNK được đánh giá là an toàn và đủ tiêu chuẩn làm “nhiệm vụ” xuất nhập khẩu khi chúng đạt đủ tiêu chuẩn an toàn quốc tế, được kiểm tra kỹ và được niêm phong container đúng cách.

Bỏ qua bước kiểm tra niêm phong container, doanh nghiệp của bạn đang “đánh cược” sự an toàn hàng hoá và nhiều rủi ro pháp lý và có thể phải trả giá bằng tiền phạt, mất toàn bộ lô hàng, đánh mất uy tín với đối tác. Bạn có đang “đánh cược” với an toàn của hàng hóa khi bỏ qua bước kiểm tra niêm phong container? 

Kiểm tra niêm phong container là gì? Làm sao để tôi biết tôi không bỏ sót những việc cần kiểm tra?  Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tặng cho bạn checklist 10 bước kiểm tra niêm phong container chuẩn theo quy định hải quan.

Niêm phong container là gì?

Niêm phong container là quá trình được thực hiện cuối cùng sau khi sắp xếp hàng hóa vào trong container. Người giao hàng sẽ sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn để niêm phong cửa container trước khi giao cho đơn vị vận chuyển. 

Niêm phong container giúp:

• • Bảo vệ nguyên vẹn hàng hoá, chống xâm phạm, ngăn chặn các hành vi gian lận trong suốt hành trình.
  • Hỗ trợ các bên liên quan quản lý và kiểm soát hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
  • Tuân thủ theo đúng quy định của hải quan quốc tế và các hãng tàu vận chuyển
  • Là bằng chứng, cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp nếu có sự cố.
  • Bảo vệ uy tín doanh nghiệp

Tại sao phải kiểm tra niêm phong container?

Niêm phong container là yêu cầu bắt buộc và chúng cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chính vì thế, việc kiểm tra niêm phong container trước mỗi chuyến hàng là cần thiết để:

• • Doanh nghiệp tuân thủ theo đúng quy định pháp luật và các tiêu chuẩn quốc tế trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, là điều kiện đảm bảo hàng hóa được thông quan.
  • Phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường: Những dấu hiệu bất thường như hỏng seal niêm phong, seal bị thay thế, có dấu hiệu bị phá huỷ… có thể được phát hiện sớm và có những biện pháp xử lý kịp thời.
  • Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, xác định được trách nhiệm của từng bên nếu xảy ra mất, hư hỏng hàng hóa.
  • Giảm thiểu rủi ro, giảm chi phí phát sinh như khiếu nại, bồi thường, nộp phạt…

Checklist 10 bước kiểm tra niêm phong container chuẩn theo chuyên gia logistic

Luôn xây dựng bộ checklist các quy trình và bám theo đó để thực hiện, kiểm tra là bí quyết để giảm thiểu những sai sót, rủi ro khi làm xuất nhập khẩu. Kiểm tra niêm phong container cũng vậy. Dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn checklist kiểm tra niêm phong container chi tiết dựa trên những kinh nghiệm thực tế của chuyên gia logistic

1.Kiểm tra ngoại quan container

Xác nhận container trước khi đóng hàng phải:

• • Không bị thủng, biến dạng móp méo, không bị nứt, không có vết hàn vá, không rò rỉ nước, ẩm mốc…
  • Không có mùi lạ. mùi hôi từ những chuyến hàng trước đó. Bên trong sạch sẽ.
  • Cửa container đóng mở nhẹ nhàng, trơn tru, không cong vênh, khoá cửa chắc chắn.
  • Có đầy đủ chứng nhận đạt tiêu chuẩn an toàn container, tấm CSC Plate

2.Kiểm tra số container

• • Đối chiếu kỹ số container ghi trên container với số container trên chứng từ vận chuyển (bill of lading).
  • Số container trên thùng container phải rõ ràng, không bị tẩy xoá, mờ nhoè.
  • Kiểm tra đối chiếu lại các thông số khác trên container

3.Kiểm tra tình trạng seal niêm phong trước khi sử dụng 

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình kiểm tra niêm phong container. Seal niêm phong sử dụng cần phải đạt những tiêu chuẩn dưới đây:

• • Để niêm phong container xuất nhập khẩu, bạn cần kiểm tra kỹ seal niêm phong:
  • Seal niêm phong mới, nguyên hộp, không có dấu hiệu bị mở. Đảm bảo seal chưa sử dụng, không có dấu hiệu trầy xước, nứt vỡ…
  • Seal niêm phong cần đạt chứng nhận ISO 17712, đảm bảo về độ bền, khả năng bảo mật và chống giả mạo. Không dùng những loại seal rẻ tiền không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
  • Ưu tiên chọn seal cối, seal cáp thép, seal nhựa lõi thép từ những nhà cung cấp uy tín có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp seal niêm phong hàng hoá.
  • Có số seri seal được in rõ nét, không mờ nhoè·

4.Ghi nhận số seal và đối chiếu với các loại chứng từ

• • Mỗi một seal niêm phong có một số seri seal duy nhất. Khi kiểm tra, nếu số seal chỉ sao một số hay một ký tự cũng là dấu hiệu của gian lận, container sẽ phải mở để kiểm tra thực tế hàng hoá.
  • Trong quá trình niêm phong container, số seal sẽ được ghi lại vào các chứng từ liên quan: phiếu vận chuyển, tờ khai, biên bản bàn giao, vận đơn, hoá đơn thương mại, phiếu giao nhận hàng hoá…
  • Chụp ảnh lại số seal thực tế

5.Kiểm tra vị trí niêm phong

• • Kiểm tra vị trí chốt khoá cửa có chắc chắn, hay có dấu hiệu hư hỏng không.
  • Thông thường, vị trí niêm phong container thường gắn ở chốt khoá cửa bên phải (cửa mở sau cùng). Nếu cần cùng có thể niêm phong thêm cửa bên trái. Khi niêm phong thêm, cần được ghi chi tiết vào trong chứng từ.
  • Với container lạnh, cần kiểm tra vị trí niêm phong cửa máy lạnh.
  • Seal niêm phong được gắn chặt vào container, không bị lỏng lẻo.

6.Kiểm tra cách gắn seal niêm phong

• • Thực hiện niêm phong container theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. Seal xuyên qua lỗ khoá hoặc chốt cửa và đóng lại bằng tay hoặc nhờ sự trợ giúp của dụng cụ chuyên dụng.
  • Sau khi niêm phong, kéo thử cửa container xem có mở được không, khe hở cửa có thể xâm nhập được từ ngoài vào không.
  • Quá trình kiểm tra niêm phong container có thể quay video lại hoặc chụp ảnh lại để làm bằng chứng đối chiếu sau này.

7.Kiểm tra độ nguyên vẹn cúa seal niêm phong sau khi gắn

• • Seal niêm phong nằm gọn gàng, khó bị tác động từ ngoại lực hoặc can thiệp từ ngoài vào.
  • Seal nguyên vẹn như lúc gắn, không bị gãy, biến dạng hay có dấu hiệu bị cạy, phá hoại.
  • Nên kiểm tra seal niêm phong thường xuyên trong suốt quá trình lưu trữ và vận chuyển.

8.Ghi nhận thời gian, địa điểm niêm phong vào chứng từ

• • Lập biên bản niêm phong container, trong biên bản ghi rõ: Thời gian niêm phong, địa điểm niêm phong, người chịu trách nhiệm niêm phong
  • Có chữ ký xác nhận giữa các bên liên quan: chủ hàng, giám sát vận chuyển, tài xế

9.Kiểm tra niêm phong container lại một lần nữa trước khi bàn giao

• • Kiểm tra lại một lần nữa tình trạng container, số container, số seal, vị trí seal, loại seal… trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển
  • Kiểm tra số liệu thực tế và trên chứng từ đã chính xác và khớp chưa
  • Chụp ảnh/ quay video tổng thể toàn bộ container, seal niêm phong ở nhiều góc khác nhau.
  • Gửi số seal, ảnh/ video cho bên nhận hàng và đơn vị vận chuyển.

10.Giám sát seal niêm phong trong suốt hành trình

• • Theo dõi container trong suốt hành trình vận chuyển
  • Kiểm tra seal niêm phong tại các điểm giao nhận trung gian. Nếu có dấu hiệu bất thường, cần lập biên bản ngay.
  • Trước khi nhận hàng, so sánh số seal niêm phong trên container và chứng từ trước khi mở. Nếu số seal bị sai lệch, seal có dấu hiệu bất thường cần báo ngay cho hải quan.

>>> Tham khảo: 4 bước niêm phong cửa kho theo tiêu chuẩn hải quan

4 loại seal niêm phong container phổ biến

Có rất nhiều loại seal niêm phong, nhưng thông thường, trên mỗi chuyến hàng xuất nhập khẩu, yêu cầu về seal niêm phong cần phải đạt tiêu chuẩn quốc tế, vì vậy, chỉ có một số loại seal niêm phong đủ tiêu chuẩn mới được lựa chọn sử dụng. Dưới đây là 4 loại seal niêm phong container phổ biến hay được sử dụng nhất:

1. 1. Seal cối: Là loại seal phổ biến nhất, có mức độ bảo mật cao, độ bền cao, chống cắt, chống va đập, chống giả mạo tốt. Seal cối thường sử dụng cho những lô hàng có giá trị cao.
   2. Seal niêm phong cáp: Đây là loại seal được sử dụng nhiều thứ 2 sau seal cối, chúng có độ bảo mật cao,chống giả mạo tốt
   3. Seal nhựa lõi thép: Đây là loại seal có chi phí thấp, dễ sử dụng độ bảo mật không cao bằng seal cáp, seal cối nên thường sử dụng cho những lô hàng có giá trị thấp và trung bình
   4. Seal điện tử: Một loại seal có chi phí đầu tư cao, bảo mật cao, có thể theo dõi và ghi lại thông tin quá trình vận chuyển theo thời gian thực tế.Loại seal này mới được sử dụng trong vài năm trở lại đây.

Kiểm tra niêm phong container là một thủ tục bắt buộc để đảm bảo rằng mọi quy trình của bạn được thực hiện đúng cách theo đúng quy định, không bị bỏ sót hoặc làm sai quy trình, giúp bảo vệ an toàn hàng hoá, tránh được những rủi ro không đáng có về mặt quy trình, an toàn và pháp lý, đồng thời xây dựng được uy tín, tăng niềm tin với đối tác. 

Đừng để những sai sót nhỏ làm bay mất những hợp đồng lớn. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về các giải pháp niêm phong container an toàn, hiệu quả, chuẩn chuyên gia logistic.