Giao hàng đúng hạn OTD – 9 Cách tối ưu hiệu suất giao hàng

Giao hàng đúng hạn OTD là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, nó giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng, tăng lợi nhuận và tạo thêm lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu:

• • Giao hàng đúng hạn OTD là gì?
  • Vì sao giao hàng đúng hạn OTD lại là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng?
  • 5 yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất OTD
  • 9 cách tối ưu hiệu suất giao hàng
  • Làm sao để xử lý tình trạng giao hàng trễ?

Cùng tìm hiểu và biến OTD thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp bạn nhé.

Giao hàng đúng hạn OTD là gì?

Giao hàng đúng hạn OTD là một chỉ số đo lường tỷ lệ hàng hoá được giao đến tay khách hành thành công và đúng thời gian cam kết trong hợp đồng. Giao hàng đúng hạn OTD là một chỉ số quan trọng trong chuỗi cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, sự chuyên nghiệp và uy tín doanh nghiệp.

Lấy một ví dụ để bạn dễ hiểu

Một công ty xuất khẩu đồ mỹ nghệ cam kết giao hàng cho đối tác tại cảng đích vào ngày 1/7/2025.

Nếu container hàng đến trễ 3 ngày, khách hàng có thể khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường hoặc thậm chí bị huỷ hợp đồng. Như vậy doanh nghiệp sẽ mất thêm nhiều chi phí phát sinh, tiền bồi thường, mất khách hàng…

Nếu bạn có thể giao hàng đúng hạn, chất lượng hàng đảm bảo, bạn có thể có cơ hội có được đơn hàng khác trong tương lai gần.

Công thức tính hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD

Chỉ số giao hàng đúng hạn OTD càng cao, chứng tỏ khả năng vận hành chuỗi cung ứng của doanh nghiệp càng hiệu quả, doanh nghiệp có độ tin cậy ngày càng tăng.

Vì sao giao hàng đúng hạn OTD lại là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng?

Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, giao hàng đúng hạn OTD không còn là lợi thế cạnh tranh như những năm trước mà dần trở thành yêu cầu cơ bản nhất. OTD không chỉ là KPI vận chuyển mà còn ảnh hưởng đến tài chính, uy tín và quan hệ làm ăn với đối tác.

Một lô hàng giao không đúng hạn có thể để lại nhiều hậu quả:

• • Làm gián đoạn chuỗi cung ứng của khách hàng do thiếu nguyên vật liệu/ hàng hoá để sản xuất/phân phối, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh tiếp theo.
  • Bản thân doanh nghiệp sẽ mất những đơn hàng về sau do không còn được khách hàng tin tưởng.
  • Doanh nghiệp phát sinh thêm nhiều chi phí: phí lưu kho, lưu bãi, tiền phạt vi phạm hợp đồng…
  • Tạo nên những tác động dây chuyền ảnh hưởng đến doanh nghiệp và đối tác.
  • Ảnh hưởng đến dòng tiền: thanh toán chậm, tồn đọng vốn lưu động, tăng rủi ro vay ngân hàng

Vì vậy, giao hàng đúng hạn OTD chính là chìa khóa duy trì chuỗi cung ứng linh hoạt và giúp:

• • Tăng cường sự hài lòng, nâng cao trải nghiệm, giữ chân khách hàng cũ và mở rộng thêm tệp khách hàng mới
  • Giao hàng đúng hạn OTD sẽ giúp tối ưu chi phí vận hành, giảm chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí quản lý tồn kho chi phí hành chính…
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất lao động, chuỗi cung ứng vận hành trơn tru, tăng năng suất, tối ưu hoá mọi nguồn lực của doanh nghiệp.
  • Cải thiện dòng tiền và khả năng tài chính của doanh nghiệp, giảm chi phí phát sinh
  • Giao hàng đúng hạn OTD sẽ giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
  • OTD giúp giảm thiểu rủi ro như: rủi ro mất hàng, hư hỏng, hàng hóa do lưu kho lâu, các rủi ro về tranh chấp, khiếu nại…

5 yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD

Nếu bạn có thể gọi tên và kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD, chắn chắn hiệu suất OTD của doanh nghiệp bạn sẽ có những cải thiện đáng kể.

1. Đặt hàng và xử lý đơn hàng

• • Thông tin đơn hàng không chính xác: địa chỉ, loại hàng hoá, số lượng…
  • Thời gian duyệt đơn hàng nội bộ chậm
  • Thiếu thông tin khách hàng

2. Quản lý kho và tồn kho

• • Quy trình quản lý kho không hiệu quả, đóng gói chậm, không đủ nhân lực và máy móc để xử lý hàng hoá
  • Thiếu hàng, hàng trong kho không đủ đáp ứng đơn hàng phải chờ sản xuất bổ sung
  • Tồn kho nhiều sẽ gây khó khăn trong việc tìm và xuất hàng
  • Dự báo nhu cầu không chính xác dẫn đến việc không có hàng để xuất, hoặc có nhiều hàng không xuất được.

3. Sản xuất

• • Chậm trễ trong sản xuất vì sự cố máy móc, thiếu nguyên vật liệu, lỗi sản xuất…
  • Kiểm soát chất lượng, hàng hoá sản xuất ra không đảm bảo chất lượng, phải làm lại gây mất thời gian

4. Vận chuyển và logistic

Đây là nhóm yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao hàng đúng hạn OTD. Đặc biệt cần chú ý:

• • Lựa chọn đối tác vận chuyển không uy tín, thiếu năng lực và kinh nghiệm
  • Tắc nghẽn tại cảng, mùa cao điểm
  • Sự cố: thời tiết, bệnh dịch, tai nạn…
  • Sai sót trong chứng từ và thông quan
  • Thiếu sự phối hợp giữa các bên
  • Công cụ quản lý lỗi thời
  • Thiếu phương tiện vận tải/tài xế
  • Sử dụng seal niêm phong container kém chất lượng, sai số seal, seal có dấu hiệu giả mạo… dẫn đến hải quan nghi ngờ và giữ container để kiểm tra lại.

5. Yếu tố con người

• • Nhân viên thiếu kinh nghiệm không nắm được quy trình, làm việc chậm, nhiều sai sót.
  • Nhân viên thiếu trách nhiệm, không chủ động xử lý vấn đề.

9 Cách tối ưu hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD 

Dưới đây là 9 cách để cải thiện và tối ưu hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD, doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo:

1. Lập kế hoạch chi tiết và dự phòng rủi ro

• • Dự báo nhu cầu thị trường để lên kế hoạch sản xuất, tồn kho phù hợp.
  • Xây dựng kế hoạch giao hàng chi tiết dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp, xác định tuyến đường, phương tiện, đối tác vận chuyển, thời gian dự kiến…
  • Dự phòng thêm một khoảng thời gian nhất định để xử lý những sự cố phát sinh

2. Tối ưu quy trình đặt hàng và xử lý đơn hàng

• • Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng rõ ràng để giảm thiểu sai sót
  • Sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng
  • Kiểm tra chéo thông tin trong đơn hàng, đảm bảo mọi thông tin đều chính xác trước khi tiến hành bước tiếp theo.

3. Quản lý kho và tồn kho hiệu quả

• • Áp dụng mô hình JIT, giảm thiểu tồn kho bằng cách chỉ sản xuất hoặc nhập hàng khi có nhu cầu  mà vẫn đảm bảo nguồn cung ổn định.
  • Xây dựng tồn kho an toàn, duy trì một lượng tồn kho vừa đủ để đối phó với những biến động bất ngờ.
  • Kiểm kê định kỳ để đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác.

>>> Xem thêm: Seal niêm phong nhựa màu vàng & 4 cách tối ưu quản lý kho hàng

4. Lựa chọn đối tác logistic uy tín

Một đối tác logistic uy tín sẽ giúp hiệu suất giao hàng OTD của bạn cải thiện hơn vì họ là những người trực tiếp vận chuyển hàng hoá của bạn. Vì thế, doanh nghiệp nên:

• • Nên hợp tác lâu dài với forwarder, hãng tàu, kho bãi có kinh nghiệm, uy tín, năng lực.
  • Hợp đồng rõ ràng, đảm bảo các điều khoản về phụ phí container, thời gian giao hàng, trách nhiệm và các khoản phạt nếu giao hàng trễ.
  • Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài

5. Sử dụng công nghệ/phần mềm quản lý

• • Sử dụng những phần mềm hiện đại như ERP Logistic, TMS, WMS để lên kế hoạch, dự đoán rủi ro, quản lý, theo dõi tiến độ đơn hàng. Đây là một cách làm mới trong nhưng đã thực sự mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời, giúp nâng cao hiệu suất giao hàng đúng thời hạn OTD cũng như tối ưu hiệu quả hoạt động của doanh nghệp.
  • Theo dõi container bằng GPS, EDI để chủ động quản lý và xử lý nếu có sự cố bất ngờ

>>> Tham khảo: Phần Mềm Quản Lý Vận Tải TMS có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp XNK?

6. Sử dụng seal niêm phong chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế theo quy định của hải quan

• • Sử dụng seal niêm phong có số seri seal và seal phải đạt tiêu chuẩn ISO 17712 là 2 yêu cầu bắt buộc khi container xuất khẩu sang nước khác. Một lỗi nhỏ từ seal niêm phong cũng có thể khiến quá trình thông quan bị chậm lại, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
  • Chuẩn hóa quy trình kiểm tra seal niêm phong, quy trình niêm phong cửa kho.

7. Tối ưu thủ tục hải quan

• • Số hoá chứng từ, thực hiện khai báo hải quan, nộp thuế điện tử vừa giảm sai sót vừa tăng tốc quá trình làm thủ tục hải quan
  • Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy làm việc với những đối tác khai báo hải quan chuyên nghiệp

8. Đào tạo và giám sát nhân viên

Con người là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD, vì vậy, để cải thiện hiệu suất này, bạn cần chú ý đến việc:

• • Thường xuyên đào tạo, nâng cao kiến thức và năng lực cho nhân viên, giúp nhân viên hiểu và thực hiện đúng quy trình 
  • Phân chia công việc và trách nhiệm rõ ràng cho từng người để đảm bảo OTD.
  • Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: sản xuất – kinh doanh – mua hàng – kho – vận chuyển

9. Quản lý rủi ro và xây dựng kế hoạch dự phòng

• • Đa dạng nhà cung cấp, đối tác để không phụ thuộc vào nguồn cung suy nhất.
  • Có lộ trình vận chuyển, phương thức vận chuyển thay thế trong trường hợp tuyến vận chuyển chính bị gián đoạn.
  • Xây dựng kịch bản và quy trình xử lý khi có sự cố xảy ra.

Làm sao để xử lý tình trạng giao hàng trễ?

• • Nhanh chóng thông báo cho khách hàng và các bên liên quan tình trạng thực tế của lô hàng
  • Thoả thuận phương án khắc phục
  • Đền bù, hỗ trợ chi phí hợp lý để có thể duy trì quan hệ hợp tác
  • Phân tích nguyên nhân, rà soát,  rút kinh nghiệm và tối ưu lại quy trình OTD để tránh mắc lại sai lầm.

Giao hàng đúng hạn OTD thực sự là mắt xích quan trọng giúp tối ưu hiệu suất chuỗi cung ứng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh. Để đạt hiệu suất OTD 100% không dễ, nhưng hoàn toàn khả thi nếu bạn chủ động kiểm soát được các yếu tố ảnh hưởng,  thường xuyên theo dõi, đo lường hiệu suất OTD, tận dụng công nghệ để cải thiện dự báo, xây dựng quy trình giao hàng hoàn thiện… 

Và một điều quan trọng nữa cần nhắc bạn, đó chính là chọn mua và sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn, độ bền cao, chống giả mạo trong mỗi lô hàng xuất khẩu. Những chiếc seal nhỏ bé làm được nhiều điều hơn bạn nghĩ, và trong những điều đó, tất nhiên không thể thiếu việc cải thiện hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD.

Bạn đang cần mua seal niêm phong container đủ tiêu chuẩn niêm phong hàng xuất khẩu? Liên hệ với Kim Hải để được tư vấn chọn loại seal phù hợp và nhận báo giá tốt nhất từ Kim Hải nhé!