Quản lý tồn kho & 6 nhóm sai lầm phổ biến nhất

Trong logistic, quản lý tồn kho là một chiến lược. Quản lý tồn kho tốt, bạn có thể tiết kiệm được chi phí, dòng tiền doanh nghiệp khỏe mạnh, khả năng đáp ứng đơn hàng nhanh chóng. Ngược lại, nếu quản lý không tốt, thất thoát hàng hoá, hàng hoá hư hỏng lỗi thời gây thiệt hại kinh tế, chậm trễ đơn hàng, mất uy tín với khách hàng…

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn cơ bản nhưng toàn diện nhất về:

• • Quản lý tồn kho và tầm quan trọng của chúng
  • 6 nhóm sai lầm thường gặp khi quản lý tồn kho
  • 9 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả
  • Xu hướng quản lý tồn kho trong năm 2025

Quản lý tồn kho là gì? Tầm quan trọng của quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là một quy trình phức tạp giúp kiểm soát và quản lý quá trình nhập – xuất hàng hoá, tổ chức, sắp xếp, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho, đảm bảo cân bằng giữa cung và cầu, đảm bảo có đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng và tối ưu chi phí tồn kho.

Tầm quan trọng của quản lý tồn kho

1. Tối ưu hóa dòng tiền và vốn lưu động của doanh nghiệp

Nếu bạn có những phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả, bạn có thể:

• • Giảm chi phí lưu kho, khi giảm không gian lưu trữ, bạn sẽ giảm được chi phí điện nước, nhân công, bảo hiểm, khấu hao thiết bị…
  • Hạn chế nguồn vốn “chết”, giải phóng được nguồn vốn giúp doanh nghiệp có thể dành tiền vào những hoạt động kinh doanh khác.
  • Giảm rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hoá, hàng hoá lỗi thời. Khi tồn kho quá nhiều, hàng hoá có vòng đời ngắn thì nguy cơ này lại càng tăng cao gây thiệt hại về tài chính.

2. Nâng cao hiệu quả hoạt động và sản xuất

• • Tối ưu quy trình sản xuất, dây chuyền sản xuất không bị gián đoạn do đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu đầy đủ, tránh được lãng phí do dư thừa.
  • Tăng tốc quá trình hoàn thiện đơn hàng, nâng cao hiệu suất logistic nhờ nguồn hàng sẵn có trong kho.
  • Giảm thiểu lãng phí từ việc nhập kho những sản phẩm không cần thiết, hư hỏng hàng hóa, sản phẩm lỗi thời, hết hạn…

3. Giúp tăng sự hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp

• • Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, giao hàng nhanh và đúng hạn, không xảy ra tình trạng hết hàng do doanh nghiệp luôn dự đoán đúng và dự trữ đủ hàng hoá trong kho
  • Từng bước xây dựng uy tín với khách hàng, biến khách hàng thành khách hàng tiềm năng.

4. Quản lý tồn kho tốt giúp đặt nền móng cho những quyết định kinh doanh chiến lược trong tương lai

• • Các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu chính xác về vòng quay hàng tồn, thời điểm đặt hàng lại, dự báo nhu cầu thị trường sắp tới…từ đó hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định kinh doanh nhanh và chính xác hơn.
  • Giúp doanh nghiệp có khả năng chủ động thích ứng và điều chỉnh hoạt động nhanh theo biến động của thị trường

6 nhóm sai lầm phổ biến khi quản lý tồn kho

1. Nhóm sai lầm về dự báo nhu cầu

• • Dự báo không chính xác
  • Bỏ qua yếu tố mùa vụ, xu hướng thị trường

2. Nhóm sai lầm về quản lý dữ liệu tồn kho

• • Dữ liệu tồn kho không chính xác, sai lệch giữa thực tế và sổ sách
  • Hệ thống theo dõi tồn kho thủ công, lỗi thời, không hiệu quả
  • Không phân loại hàng hoá

3. Nhóm sai lầm về quy trình vận hành

• • Quy trình xuất nhập kho qua loa, không có sự quản lý giám sát
  • Không kiểm soát chất lượng hàng hóa khi nhập, xuất hàng
  • Thiếu quy trình kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê không hiệu quả
  • Không gian kho không được tối ưu, hàng hóa sắp xếp lộn xộn, không khoa học

4. Nhóm sai lầm về chi phí

• • Không tính toán đầy đủ chi phí tồn kho
  • Tập trung giảm tồn kho mà bỏ qua chi phí phát sinh khi thiếu hàng

5. Nhóm sai lầm về con người và đào tạo

• • Không đào tạo nhân viên
  • Không phân chia công việc và trách nhiệm rõ ràng

6. Nhóm sai lầm về bảo mật

• • Thiếu những biện pháp bảo vệ vật lý cho hàng hoá như seal niêm phong, camera giám sát
  • Quá trình vận chuyển hàng hoá chưa được kiểm soát chặt chẽ

>>> Xem thêm: Hệ thống kiểm soát nội bộ – 5 yếu tố cấu thành hoàn chỉnh

9 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và phổ biến nhất 2025

Có rất nhiều phương pháp quản lý tồn kho khác nhau đang được áp dụng.

1. 1. Phương pháp JIT  (Just-in-Time) – Đúng lúc
   2. Phương pháp ABC Analysis – Phân tích ABC
   3. Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity) – Số lượng đặt hàng kinh tế
   4. Phương pháp FIFO (First-In, First-Out) – Nhập trước xuất trước
   5. Phương pháp LIFO (Last In, First Out) – Nhập sau, xuất trước
   6. Phương pháp MRP (Material Requirements Planning) – Hoạch định nhu cầu vật tư. 
   7. Phương pháp Min/Max Inventory Levels – Mức tồn kho tối thiểu/tối đa
   8. Phương pháp Cycle Counting – Kiểm kê chu kỳ
   9. Quản lý bằng phần mềm logistic ERP, WMS

Tham khảo thêm: Hệ thống quản lý kho hàng WMS và 7 lợi ích trong logistics

 Phần mềm ERP Logistics và 9 lợi ích dành cho doanh nghiệp

Quản lý tồn kho không hiệu quả để lại những hậu quả gì cho doanh nghiệp?

• • Tăng chi phí hoạt động: chi phí lưu trữ, bảo quản, chi phí vận chuyển, nhân công…
  • Giảm lợi nhuận của doanh nghiệp do hàng hóa hư hỏng, lỗi thời, vốn bị chiếm dụng.
  • Gián đoạn chuỗi cung ứng do thiếu hàng, chậm giao hàng sẽ ảnh hưởng đến sản xuất và kinh doanh
  • Mất uy tín với khách hàng do không đáp ứng đúng như cam kết trong hợp đồng
  • Khó khăn trong quản lý và đưa ra quyết định do thiếu thông tin hoặc dữ liệu không chính xác.
  • Rủi ro pháp lý khi hàng hoá bị can thiệp, tráo đổi, giao hàng chậm trễ…

Xu hướng quản lý tồn kho năm 2025

Một vài năm trở lại đây, bên cạnh những phương pháp quản lý tồn kho truyền thống đã có thêm nhiều phương pháp mới, ứng dụng công nghệ hiện đại vào công việc quản lý tồn kho giúp việc quản lý trở nên đơn giản, nhanh chóng, giảm sai sót, nâng cao độ chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều. Đặc biệt, chúng giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về tồn kho theo thời gian thực, từ đó có thể đưa ra những dự đoán hay quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Và trong năm 2025, ứng dụng công nghệ hiện đại và trí tuệ nhân tạo AI vào trong quản lý tồn kho vẫn đang là xu hướng. Vậy, những công nghệ nào đang được ứng dụng trong quản lý tồn kho?

• • Hệ thống quản lý kho WMS: Đây là một  phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động của kho hàng. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo thêm tại đây.
  • Hệ thống ERP/ ERP Logistic: hệ thống này tích hợp quản lý tồn kho với các bộ phận khác như sản xuất, bán hàng, mua hàng, kế toán… để tạo ra một luồng dữ liệu liền mạch.
  • Mã Barcode và mã RFID giúp tự động hóa quá trình xuất/ nhập, kiểm kê, giảm lỗi thủ công, tăng tốc độ xử lý, tăng độ chính xác, rút ngắn thời gian.
  • Phân tích dữ liệu lớn Big Data Analysis và trí tuệ nhân tạo AI: Dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế, công nghệ này giúp bạn có thể dự báo nhu cầu, xu hướng thị trường.

Bên cạnh việc đầu tư vào công nghệ để đi đầu xu hướng và duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh cũng nên:

• • Đào tạo nhân viên kho, nâng cao kỹ năng quản lý, hiểu và làm việc đúng quy trình
  • Sử dụng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn quốc tế trong mọi trường hợp, đặc biệt với những hàng hoá có giá trị cao cần được bảo vệ.
  • Lắp đặt thêm hệ thống camera giám sát 24/7
  • Thường xuyên tổng kết, đánh giá, rà soát lại quy trình quản lý tồn kho để sửa và tối ưu quy trình hoàn thiện hơn.

Thực tế đã chứng minh, quản lý tồn kho không những quan trọng mà chúng còn là chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý tốt đồng nghĩa doanh nghiệp đang kiểm soát và tối ưu hiệu quả nguồn vốn, hạn chế rủi ro, duy trì tính cạnh tranh với đối thủ, ổn định và nâng cao hiệu quả hoạt động. Và để chiến lược quản lý tồn kho an toàn, hiệu quả hơn, đừng quên mảnh ghép cuối cùng: sử dụng seal niêm phong chống cắt phá, chống giả mạo để bảo vệ hàng hóa của bạn.

Liên hệ ngay 0909.630.869 để được tư vấn về seal niêm phong và các giải pháp niêm phong bảo vệ hàng hóa toàn diện và tiết kiệm.