10 chiến lược giúp cải thiện thời gian giao hàng cho doanh nghiệp XNK

Kim Hải sẽ bật mí 10 chiến lược cải thiện thời gian giao hàng của mình cho bạn ngay sau đây. Bạn đã sẵn sàng tăng tốc độ giao hàng chưa?

Cải thiện thời gian giao hàng không chỉ là mục tiêu để doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn là yếu tố quan trọng giúp duy trì sự cạnh tranh với đối thủ. Nhưng làm sao để tối ưu quy trình vận chuyển, cải thiện thời gian giao hàng, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro? Những chướng ngại vật đang làm chậm trễ thời gian giao hàng của bạn là gì? Cùng tìm hiểu nhé!

Thời gian giao hàng là gì? 

Thời gian giao hàng Lead Time là tổng thời gian từ khi khách đặt hàng đến khi sản phẩm/ dịch vụ được giao đến tay khách hàng. Thời gian đặt hàng gồm các giai đoạn sau:

• • Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
  • Chuẩn bị, đóng gói hàng hoá
  • Vận chuyển
  • Thủ tục hải quan
  • Giao hàng

Mỗi một giai đoạn sẽ có những ảnh hưởng nhất định đến thời gian giao hàng. Vì thế, muốn cải thiện thời gian giao hàng, bạn cần rút ngắn thời gian của từng giai đoạn này xuống mức ngắn nhất có thể.

Vì sao cải thiện thời gian giao hàng lại là mục tiêu quan trọng với doanh nghiệp?

Cải thiện thời gian giao hàng là mục tiêu hoạt động và cũng là chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Cải thiện thời gian giao hàng đồng nghĩa với việc:

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Giao hàng nhanh và đúng hẹn sẽ mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt, là yếu tố khiến khách hàng quay lại, trở thành khách hàng trung thành và giới thiệu khách mới cho bạn.

Tăng cường lợi thế cạnh tranh

Khi chất lượng sản phẩm và giá bán tương đương nhau thì việc ai giao hàng nhanh hơn sẽ là điểm thu hút và giữ chân khách hàng.

Giảm chi phí tồn kho

Thời gian giao hàng ngắn giúp bạn duy trì mức tồn kho thấp => giảm chi phí lưu trữ, bảo quản, giảm rủi ro hư hỏng hàng hóa…

Tối ưu dòng tiền

Giao hàng nhanh đồng nghĩa với việc cải thiện dòng tiền và khả năng tài chính của doanh nghiệp, dòng vốn xoay vòng hiệu quả hơn.

Tăng cường hiệu quả hoạt động chuỗi cung ứng

Khi bạn cải thiện thời gian giao hàng tức là toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến giao hàng đều được tối ưu, hoạt động hiệu quả hơn.

Giảm rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng

Khi chu kỳ giao hàng của bạn được rút ngắn, thời gian hàng hoá nằm trong chuỗi cung ứng giảm => ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố gây gián đoạn chuỗi cung ứng.

Những yếu tố nào đang cản trở việc cải thiện thời gian giao hàng của bạn?

Cùng điểm danh những yếu tố đang làm chậm trễ thời gian giao hàng của bạn

1. Quản lý tồn kho kém hiệu quả

• • Thiếu hàng, hàng trong kho không đủ để đáp ứng đơn hàng ngay lập tức, phải mất thêm thời gian nhập hàng hoặc sản xuất.
  • Dữ liệu tồn kho không chính xác làm việc xử lý đơn hàng chậm
  • Sắp xếp kho lộn xộn, mất thời gian tìm kiếm, lấy hàng và đóng gói.

>>> Xem thêm: Quản lý tồn kho & 6 nhóm sai lầm phổ biến nhất

2. Quy trình xử lý đơn hàng cồng kềnh, thủ công

Các bước trong quy trình xử lý đơn hàng như xác nhận đơn, lập hoá đơn, bảng kê, lên vận đơn… đều làm thủ công, sai sót nhiều và mất thời gian.

3. Vấn đề vận tải và logistic

• • Chọn sai đối tác vận chuyển, không có năng lực
  • Không tối ưu tuyến đường vận chuyển
  • Thủ tục hải quan chậm trễ do thiếu kinh nghiệm, không đủ chứng từ, lỗi hàng hoá…
  • Thiếu hụt nhân công và phương tiện (mùa cao điểm)
  • Ùn tắc nghẽn tại cảng

4. Thiếu công cụ giám sát hàng hoá theo thời gian thực

Bạn hoàn toàn bị động không biết tình trạng, vị trí thực tế của hàng hoá, thông tin về hàng hoá không được cập nhập liên tục nên khó xử lý khi xảy ra sự cố.

5. Thiếu sự giao tiếp và phối hợp với các bên

Giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với hãng vận tải, đại lý hải quan, đối tác…không có sự giao tiếp, phối hợp làm việc.

6. Rủi ro về an ninh và thất thoát hàng hoá

Không sử dụng hoặc sử dụng seal niêm phong container kém chất lượng gây mất an toàn, ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hàng hoá, hàng hoá dễ trộm cắp, tráo đổi. Khi đó, bạn sẽ mất thêm rất nhiều thời gian để xử lý và làm việc với các bên liên quan. Đây là chướng ngại vật to nhất làm kéo dài thời gian giao hàng của bạn

>>> Tham khảo: Giao hàng đúng hạn OTD – 9 Cách tối ưu hiệu suất giao hàng

10 chiến lược giúp cải thiện thời gian giao hàng cho doanh nghiệp bạn

Để có thể cải thiện thời gian giao hàng, bạn bắt buộc phải loại bỏ được 6 chướng ngại vật được nhắc đến ở trên. Để làm được điều đó, bạn cần kết hợp nhiều giải pháp, từ quản lý nội bộ, hợp tác với đối tác bên ngoài và ứng dụng công nghệ vào quy trình logistic.

1. Tối ưu quy trình quản lý kho

• • Sắp xếp hàng hóa trong kho gọn gàng, khoa học, dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm kê.
  • Triển khai hệ thống phần mềm quản lý kho hàng WMS hoặc ERP để tự động hóa quy trình xử lý hàng hoá, quản lý tồn kho, lập báo cáo, dự báo nhu cầu thị trường…để có thể duy trì mức tồn kho lý tưởng, giảm thiểu sai sót.
  • Có chiến lược quản lý tồn kho phù hợp với thực tế doanh nghiệp như FIFO, JIT, MRP, Min/Max…
  • Đào tạo nhân viên tuân thủ đúng quy trình và chịu trách nhiệm với công việc của mình.

Tips: Bạn có thể sử dụng thêm seal niêm phong để bảo vệ an toàn hàng hóa, tránh bị xâm phạm trái phép, đồng thời sử dụng seal nhựa màu để đánh dấu, nhận diện lô hàng, giúp tối ưu quản lý từ đó cải thiện thời gian giao hàng.

2. Nâng cao hiệu suất xử lý đơn hàng

Nâng cao hiệu suất xử lý đơn hàng bằng cách sử dụng công nghệ vào quy trình, sử dụng các phần mềm như ERP Logistic, máy quét mã vạch, RFID…để tự động hoá và tăng tốc xử lý, giảm sai sót.

3. Chuẩn hoá các chứng từ cần thiết

Để cải thiện thời gian giao hàng, hãy chuẩn hoá các chứng từ cần thiết trước khi nộp và làm thủ tục hải quan. Chỉ cần thiếu hoặc sai sót một loại chứng từ thôi, lô hàng của bạn có thể phải ở lại cảng cả tuần. Do đó:

• • Lập checklist tất cả các loại chứng từ cần thiết, bắt buộc phải có cho từng lô hàng.
  • Phân công nhân sự chuyên trách.
  • Làm việc với đại lý hải quan để được tư vấn nếu chưa chắc chắn.

4. Chọn đối tác vận chuyển uy tín và tối ưu tuyến đường

• • Khi chọn đối tác vận chuyển, bạn nên tìm hiểu thật kỹ, so sánh thời gian vận chuyển trung bình của từ 3 – 5 hãng trên cùng tuyến đường, các dịch vụ hỗ trợ…. Hãy nhớ, một đối tác vận chuyển uy tín sẽ giúp bạn rất nhiều trong chiến dịch cải thiện thời gian giao hàng.
  • Đàm phán và thỏa thuận rõ điều khoản vận chuyển, chi phí, thời gian giao hàng dự kiến, cam kết bảo hiểm, bồi thường khi giao hàng trễ hẹn…
  • Nên ưu tiên những hãng vận tải có hệ thống theo dõi giám sát theo thời gian thực.
  • Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài nếu bạn thấy đây là đối tác uy tín.
  • Lựa chọn tuyến đường tối ưu nhất, kết hợp nhiều phương thức vận tải để giảm thời gian trung chuyển

>>> Tham khảo: Chọn hãng tàu uy tín để tránh delay – 9 tiêu chí vàng

5. Sử dụng thiết bị giám sát theo thời gian thực và phối hợp làm việc với các bên liên quan

• • Triển khai hệ thống theo dõi theo thời gian thực như GPS, IoT để theo dõi vị trí, tình hình thực tế của hàng hoá trong suốt hành trình.
  • Phối hợp làm việc và trao đổi thông tin nội bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác.
  • Tăng cường trao đổi, phối hợp với các bên như hãng tàu, đại lý hải quan, nhà cung cấp, đối tác, bảo hiểm…để giải quyết vấn đề

6. Đầu tư vào công nghệ và tự động hóa quy trình logistic

Công nghệ và tự động hóa quy trình logistic giúp giảm thời gian xử lý thủ công. Nhiều thông kê cho biết, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 20 – 30% thời gian nhờ sử dụng các thiết bị, phần mềm tự động. Quy trình logistic nhanh chóng, không có lý do gì mà thời gian giao hàng không được cải thiện.

7. Đào tạo nhân viên kho và logistic

• • Đào tạo kỹ năng, nâng cao nghiệp vụ để đảm bảo công việc trôi chảy, ít sai sót, tiết kiệm thời gian và hiệu quả.
  • Phân công công việc và quy định trách nhiệm rõ ràng.

8. Quản lý rủi ro và có kế hoạch dự phòng

• • Cải thiện thời gian giao hàng bằng cách chủ động quản lý tất cả các rủi ro có thể xảy ra, lên kịch bản ứng phó cho từng loại rủi ro, lập kế hoạch dự phòng khi có rủi ro như nhà cung cấp thay thế, tuyến vận tải dự phòng…
  • Cần đa dạng nguồn cung, tuyến đường vận chuyển, hãng tàu.

9. Giám sát và đo lường hiệu quả

Khi bắt đầu thực hiện các chiến lược giúp cải thiện thời gian giao hàng, bạn cần:

• • Theo dõi KPI giao hàng, hiệu suất giao hàng đúng hạn OTD
  • Phân tích nguyên nhân và có sự điều chỉnh lại quy trình để cải thiện thời gian giao hàng.

10. Tăng cường minh bạch và bảo mật hàng hoá

Seal niêm phong giúp:

• Bảo vệ nguyên vẹn hàng hóa hạn chế rủi ro mất cắp
• Tăng cường tính minh bạch, là bằng chứng bảo vệ doanh nghiệp khi có tranh chấp xảy ra.
• Hỗ trợ cải thiện thời gian giao hàng bằng cách hạn chế việc kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa), rút ngắn thời gian thông quan…

Do đó, bạn nên:

• • Niêm phong container hàng hóa bằng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn theo quy định hải quan.
  • Thông tin về seal niêm phong, số seal, màu sắc seal được ghi vào các chứng từ liên quan.
  • Chụp ảnh, quay video làm bằng chứng.
  • Yêu cầu đối tác và các bên liên quan đồng kiểm tại các điểm giao nhận.

Hãy đặt mua và sử dụng seal niêm phong tiêu chuẩn ISO 17712 cho mọi hành trình xuất khẩu của bạn. Liên hệ Kim Hải để được tư vấn seal niêm phong phù hợp.

Cải thiện thời gian giao hàng là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp bạn tồn tại và phát triển. Để có thể cải thiện thời gian giao hàng, không quá khó. Ngoài những yếu tố khách quan do thời tiết, dịch bệnh, chiến tranh…bạn hãy áp dụng những chiến lược ở trên để làm chủ thời gian giao hàng. Hãy để thời gian giao hàng là lợi thế cạnh tranh, là bàn đạp để doanh nghiệp bạn ngày càng phát triển mạnh mẽ.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp niêm phong chất lượng. Kim Hải hiện có đầy đủ các loại seal niêm phong cáp bấm, seal nhựa, seal cối phù hợp, đạt chuẩn hải quan – giá tốt.

Liên hệ ngay 0909.630.669 để đặt hàng sớm – giao hàng nhanh.