Gián đoạn chuỗi cung ứng – 9 chiến lược giảm thiểu rủi ro

Trong thời đại ngày nay, gián đoạn chuỗi cung ứng đã không còn là một khái niệm xa lạ, đặc biệt là sau đại dịch Covid 19. Những người làm logistic ví chuỗi cung ứng giống như “mạch máu” của nền kinh tế. Khi “mạch máu” thông suốt, nền kinh tế sống, doanh nghiệp sống. Khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn, “mạch máu” bị đứt, nền kinh tế nói chung và doanh nghiệp nói riêng sẽ chịu nhiều thiệt hại nặng nề, thậm chí có thể làm phá sản một hoặc nhiều doanh nghiệp.

Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu:

• • Gián đoạn chuỗi cung ứng là gì?
  • 5 hậu quả nghiêm trọng khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn
  • 8 nguyên nhân dẫn đến gián đoạn chuỗi cung ứng
  • 9 chiến lược giúp doanh nghiệp giảm thiểu gián đoạn chuỗi cung ứng

Khái niệm gián đoạn chuỗi cung ứng là gì?

Gián đoạn chuỗi cung ứng (Supply Chain Disruption) là tình trạng dòng chảy hàng hoá, nguyên vật liệu, thông tin hay tài chính trong chuỗi cung ứng (hoặc một phần chuỗi cung ứng) bị đứt gãy do một hay nhiều nguyên nhân không mong muốn nào đó. Những sự cố này có thể gây ảnh hưởng cục bộ làm gián đoạn sản xuất hoặc có những tác động lan rộng làm ngưng trệ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiểu đơn giản hơn, chuỗi cung ứng giống như một dây xích, mỗi mắt xích sẽ tương ứng với các khâu như cung cấp nguyên vật liệu, sản xuất, vận chuyển, lưu kho, phân phối… Gián đoạn chuỗi cung ứng là tình trạng một hay nhiều mắt xích bị đứt gây gián đoạn và ảnh hưởng đến những mắt xích phía sau.

Gián đoạn chuỗi cung ứng có thể xảy ra ở bất kỳ mắt xích nào:

• • Khâu sản xuất: thiếu nguyên vật liệu, thiếu nhân công, máy móc, đình công…
  • Khâu vận chuyển: thiếu container, thủ tục hải quan, thông quan, sự cố tàu bè, thời tiết…
  • Khâu kho bãi: Quản lý tồn kho kém, hoả hoạn, thiếu nhân lực…
  • Khâu thông tin: Hệ thống quản lý lỗi thời, tấn công mạng…

Một ví dụ để bạn có thể hiểu rõ thêm về khái niệm này. Bên A có một lô hàng nguyên liệu cần giao cho bên B. Nhưng vì seal niêm phong có dấu hiệu gian lận nên hàng hoá cần được hải quan kiểm tra lại, kéo dài thời gian thông quan nên giao hàng trễ.

Khi đó, doanh nghiệp B không nhận được hàng theo đúng thời gian thỏa thuận dẫn đến thiếu nguyên liệu sản xuất, quá trình sản xuất bị gián đoạn, hàng hoá không có để lưu kho và phân phối, đơn hàng với đối tác cũng bị chậm lại…

Do đó, từ việc giao hàng trễ của công ty A đã làm gián đoạn chuỗi cung ứng của công ty B

Gián đoạn chuỗi cung ứng có nghiêm trọng không?

Câu trả lời là “CỰC KỲ NGHIÊM TRỌNG”.

Mức độ nghiêm trọng của gián đoạn chuỗi cung ứng không chỉ là giao chậm vài lô hàng, chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng hơn, ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, thậm chí là cả nền kinh tế.

1. Thiệt hại về tài chính

Đây là thiệt hại đầu tiên chúng ta có thể nhìn thấy ngay lập tức. Một số thiệt hại tài chính như:

• • Doanh nghiệp mất doanh thu do không có hàng để bán, mất cơ hội kinh doanh.
  • Phát sinh thêm chi phí hoặc chi phí đội lên cao: Phí vận chuyển hàng không sẽ cao hơn gấp nhiều lần so với vận chuyển đường biển, hay những phụ phí container phát sinh, hỗ trợ thiệt hại cho đối tác…
  • Phạt do vi phạm hợp đồng, bồi thường hợp đồng
  • Giá trị cổ phiếu giảm

2. Mất niềm tin khách hàng, giảm năng lực cạnh tranh, uy tín thương hiệu bị ảnh hưởng

• • Khi bạn không giao hàng đúng hẹn hoặc hàng hoá không đúng chất lượng, số lượng đã cam kết có thể gây mất niềm tin khách hàng, mất đơn hàng tiếp theo hoặc thậm chí mất khách hàng vào tay đối thủ.
  • Uy tín thương hiệu giảm sút, giảm khả năng cạnh tranh cũng như mở rộng thị trường.
  • Do gián đoạn, các chi phí tăng cao, nên thị trường sẽ thuộc về người có khả năng duy trì được giá cả ổn định.

3. Gián đoạn hoạt động sản xuất và kinh doanh

• • Tồn kho quá nhiều hoặc không có hàng để bán do gián đoạn vận chuyển hoặc đứt nguồn cung.
  • Dây chuyền sản xuất bị gián đoạn hoặc ngừng do thiếu nguyên vật liệu, không có hàng để xuất cho đối tác.
  • Hàng tồn kho nhiều, không xuất đi được, chiếm dụng không gian lưu kho và tăng thêm chi phí, ảnh hưởng đến dòng tiền.

4. Ảnh hưởng đến toàn bộ hệ sinh thái

Khi gián đoạn chuỗi cung ứng, một mắt xích bi đứt có thể tạo hiệu ứng domino gây ảnh hưởng đến nhà cung cấp, đối tác, khách hàng trong cùng chuỗi cung ứng.

5. Tăng rủi ro an ninh hàng hoá

• • Hàng hoá bị mất cấp, hư hỏng do thời gian lưu kho/ vận chuyển quá dài
  • Không sử dụng hoặc sử dụng seal niêm phong không đạt tiêu chuẩn cũng là nguyên nhân làm tăng rủi ro mất an toàn hàng hoá.

8 nguyên nhân gây gián đoạn chuỗi cung ứng

Để có thể kiểm soát, phòng ngừa và ứng phó hiệu quả với gián đoạn chuỗi cung ứng, trước tiên bạn cần nhận biết được các nguyên nhân gây ra sự gián đoạn đó.

1. Thiên tai, dịch bệnh, biến đổi khí hậu

Đây là nhóm nguyên nhân gây gián đoạn chuỗi cung ứng mà chúng ta không thể kiểm soát được.

• • Lũ lụt, động đất, bão, sóng thần…có thể phá huỷ cơ sở hạ tầng, làm gián đoạn sản xuất, vận chuyển…
  • Đại dịch Covid 19 gây thiếu hụt lao động, nguyên vật liệu sản xuất, ảnh hưởng đến vận chuyển…

2. Chính sách pháp luật, khủng hoảng kinh tế, chính trị

• • Chiến tranh xung đột giữa các quốc gia, nội chiến có thể làm đứt nguồn cung nguyên liệu
  • Lạm phát, giá nhiên liệu tăng ảnh hưởng đến chi phí logistic
  • Khủng hoảng kinh tế, biến động tỷ giá hối đoái…
  • Chính sách thuế, lệnh cấm vận, thay đổi luật hải quan, đình công tại cảng biển… cũng dễ làm gián đoạn việc vận chuyển hàng hóa.

Hai ví dụ thực tế nhất chính là chiến tranh giữa Nga và Ukraine đã làm gián đoạn nguồn cung cấp năng lượng, ngũ cốc và một số nguyên liệu khác. Hay chính sách thuế quan mới của Mỹ đang gây nhiều ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế toàn cầu.

3. Sai sót trong quản lý kho, vận chuyển và logistic

• • Hàng hoá bị mất cắp, hư hỏng, thất thoát trong quá trình lưu kho và vận chuyển do sai sót trong quản lý và thiếu biện pháp bảo vệ vật lý.
  • Nhầm lẫn đơn hàng, thiếu hoặc hệ thống theo dõi hàng tồn kho hoạt động không hiệu quả có thể làm đứt gãy chuỗi cung ứng.
  • Thiếu hụt container, nhân lực vận tải khiến giá cước vận chuyển được đẩy lên cao, chậm trễ giao hàng
  • Tắc nghẽn cảng biển, nhân viên đình công…

Ví dụ: Năm 2021, tàu Ever Given mắc kẹt tại kênh đào Suez tắc nghẽn giao thông hàng hải trong nhiều ngày.

4. Nguyên nhân từ nhà cung cấp gây thiếu hụt nguyên vật liệu, linh kiện

• • Nguồn cung không ổn định do phụ thuộc nhà cung cấp độc quyền.
  • Nhà cung cấp không đủ năng lực sản xuất để đáp ứng những đơn hàng lớn, mất khả năng sản xuất, phá sản
  • Nhà cung cấp không trung thực, cung cấp nguyên liệu kém chất lượng

5. Sự cố công nghệ và an ninh mạng

• • Không sử dụng hoặc sử dụng những phần mềm quản lý lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu sử dụng, nhiều sai sót.
  • Tấn công mạng, lỗi phần mềm, mất dữ liệu…có thể làm ngừng trên nhiều hoạt động, mất thông tin quan trọng về đơn hàng, tồn kho, vận chuyển…

6. Nhu cầu thị trường thay đổi đột ngột

Khi nhu cầu thị trường có những thay đổi, tăng, giảm nhu cầu đột ngột mà không được dự báo trước có thể dẫn đến thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức. Ví dụ tình trạng thiếu thuốc, vật tư trang thiết bị y tế, khẩu trang khi xảy ra đại dịch Covid 19.

7. Nguyên nhân về chất lượng hàng hoá và việc tuân thủ các quy định của nước nhập khẩu

• • Hàng hóa xuất đi không đạt tiêu chuẩn chất lượng như cam kết
  • Vi phạm các quy định về an toàn, môi trường, quy định nhập khẩu của nước nhập khẩu.

8. Yếu tố con người

• • Không xây dựng được bộ quy trình logistic chuẩn, quy trình quản lý rủi ro…
  • Thông tin thiếu minh bạch, rõ ràng
  • Nhân viên thiếu kinh nghiệm và năng lực, quy trình đào tạo không bài bản 

9 chiến lược giúp giảm thiểu gián đoạn chuỗi cung ứng

Đối phó với gián đoạn chuỗi cung ứng chỉ là giải pháp mang tính tạm thời. Để có thể giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng, điều quan trọng nhất bạn cần làm đó chính là xây dựng chiến lược để có thể chủ động đối phó, giảm thiểu rủi ro, nhanh chóng khôi phục lại chuỗi cung ứng. 

1. Đa dạng hoá nhà cung cấp và nguồn lực

Thay vì phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, bạn nên chủ động tìm kiếm và hợp tác với nhiều nhà cung cấp, ở nhiều vị trí địa lý khác nhau để giảm nguy cơ đứt gãy nguồn cung, gián đoạn chuỗi cung ứng.

2. Minh bạch và tối ưu quản lý tồn kho

Trong quy trình quản lý kho hàng, nên sử dụng phần mềm giúp quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng, theo dõi hàng hoá theo thời gian thực giúp phát hiện nguy cơ gián đoạn từ sớm để kịp thời xử lý và tính minh bạch.

>>> Tham khảo thêm: 9 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp XNK

3. Xây dựng mức tồn kho tối thiểu để đối phó với biến động bất ngờ

Mặc dù có thể làm tăng chi phí lưu kho, nhưng với lượng tồn kho tối thiểu này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động khi có sự biến động hoặc gián đoạn. 

4. Ứng dụng công nghệ, phần mềm hiện đại để hỗ trợ quá trình logistic giúp giảm rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng

• • Trí tuệ nhân tạo và Big Data giúp nhận diện sớm các dấu hiệu gián đoạn, dự báo chính xác nhu cầu thị trường…
  • IoT là cảm biến được gắn trên container giúp theo dõi vị trí, nhiệt độ, độ ẩm…theo thời gian thực
  • Blockchain tạo một hệ thống ghi nhận giao dịch minh bạch, xác minh thông tin, truy xuất nguồn gốc…
  • Phần mềm quản lý rủi ro chuỗi cung ứng giúp đánh giá, xây dựng các kịch bản gián đoạn và đưa ra phương án ứng phó.

5. Xây dựng kế hoạch dự phòng và ứng phó với gián đoạn chuỗi cung ứng

Với mỗi kịch bản gián đoạn, cần xây dựng kế hoạch ứng phó chi tiết: các bước hành động, phân công trách nhiệm, phương án thay thế…Luôn có sẵn phương án B thay thế nếu phương án A có sự cố bất ngờ.

6. Tối ưu quy trình vận chuyển và logistic

• • Nên xây dựng mối quan hệ hợp tác với nhiều hãng tàu, nhiều hàng vận tải khác nhau
  • Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển, sử dụng các phương thức vận chuyển linh hoạt để giảm rủi ro
  • Quản lý rủi ro tại cảng để chủ động có phương án điều chỉnh.

7. Nâng cao năng lực quản lý rủi ro gián đoạn chuỗi cưng ứng

• • Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên quản lý rủi ro chuỗi cung ứng và logistic.
  • Thường xuyên thu thập dữ liệu để phân tích, đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng.
  • Phân tích, đánh giá lại hiệu quả xử lý sự cố gián đoạn từ đó có những điều chỉnh kịch bản hợp lý hơn cho lần sau.

8. Đào tạo nhân sự

• • Thường xuyên đào tạo, nâng cao chuyên môn, năng lực và nhận thức của nhân viên.
  • Hiểu và thực hiện đúng quy trình có sẵn: quy trình kiểm tra niêm phong, quy trình niêm phong container, quy tắc xếp dỡ, lưu kho…
  • Phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng ở từng vị trí, từng bộ phận.
  • Phối hợp làm việc giữa các bộ phận với nhau.

9. Tăng cường an ninh hàng hoá bằng seal niêm phong đạt tiêu chuẩn quốc tế

Một nguyên nhân rất nhỏ bé nhưng âm thầm làm gián đoạn chuỗi cung ứng của bạn chính là seal niêm phong. Những chiếc seal nhỏ giúp tăng cường an ninh, bảo vệ nguyên vẹn hàng hoá, giúp minh bạch trách nhiệm và tối ưu quy trình logistic.

• • Nên sử dụng những loại seal niêm phong chất lượng cao như seal cáp, seal cối, dây rút inox, seal nhựa nhiều màu…
  • Có thể kết hợp thêm với camera giám sát kho hàng, xưởng sản xuất, container…

Bạn đang tìm mua seal niêm phong hay cần tư vấn giải pháp an ninh hàng hoá? Liên hệ với Kim Hải ngay.

Trong nền kinh tế hiện đại, gián đoạn chuỗi cung ứng là một thách thức không thể tránh khỏi. Nhưng nếu bạn hiểu roc về nó, nhận diện được các nguyên nhân và chủ động quản lý và áp dụng những chiến lược giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp của bạn vẫn có thể vượt qua, thậm chí có thể phát triển vượt bậc, bỏ xa đối thủ. Và đừng quên hay đánh giá thấp vai trò của seal niêm phong trong việc xây dựng chuỗi cung ứng “khoẻ mạnh”.

Doanh nghiệp bạn đã làm gì để ứng phó và vượt qua gián đoạn chuỗi cung ứng? Hãy chia sẻ cùng mọi người nhé